El cuadrante importante-urgente

Apagar un incendio en un edificio de viviendas, ¿sería algo importante o no? Claro que sí, es importante, sobre todo si hay gente dentro. Y… ¿qué crees? ¿sería también urgente? ¡Por supuesto que sí! El fuego no va a esperar por nosotros, hay que apagarlo cuanto antes. Apagar un incendio en un edificio de viviendas es importante y urgente. Por eso, los bomberos actuarán de inmediato y de forma contundente. Pero… piensa por un momento. ¿Están los bomberos siempre apagando fuegos? En realidad no. Ellos tienen una jornada de trabajo como la mayoría. Y solo en ocasiones específicas acuden a apagar un incendio.

Por contra, hay gente que parece que siempre están corriendo, haciendo cosas muy importantes y muy urgentes. Cuando consiguen “apagar ese incendio”, les sale otro, y de nuevo corren para sofocarlo. Pero no son bomberos… son “apaga-fuegos”. ¿Cuál de los dos eres tu? No te preocupes. Hoy vamos a hablar de un cuadrante que nos puede ayudar a centrarnos en lo importante, y no solo en lo urgente.

Por cierto, el cuadrante urgente-importante forma parte del método C.A.R., un curso de productividad personal pensado precisamente para evitar el estrés, y ganar en efectividad. Te animo a que le eches un vistazo.

La importante labor de los bomberos

No se en otros países, pero aquí, en España, los bomberos son personas muy idealizadas, probablemente con merecimiento. Son gente preparada, tanto físicamente como mentalmente. Cuentan con medios técnicos de última generación. Solo el camión que llevan es impresionante. Si conoces a alguno de ellos, verás que, como dijimos al principio, no están siempre apagando fuegos y salvando gente. La mayor parte del tiempo lo pasan preparándose, repasando protocolos, formándose… y todavía les sobra tiempo libre para sus hobbies.

Claro… ¿qué ocurriría si siempre estuvieran de urgencia en urgencia? No habría «cuerpo» que lo soportara. Empezarían a cometer fallos, hasta que la situación se tornara imposible de manejar.

2 tipos de personas

Al igual que en el tema de los fuegos, en la vida, hay dos tipos de personas. Hay algunos, que, aunque tienen multitud de roles y ocupaciones, incluso siendo personas de éxito y ayudando a otros, parece que tienen todo bajo control. No van con prisas, y disfrutan de lo que hacen. Eso sí, cuando hay que actuar enérgicamente, lo hacen.

También hay otro tipo de personas. Aquellas a los que el día se les hace muy corto. Siempre van corriendo, estresados, y no abarcan nada. Si conoces a alguno de cerca, sabes de lo que hablamos. Si no, te los imaginas frustrados al final del día, y muertos de cansancio. Al día siguiente, vuelven a empezar.

Por cierto, que no te engañe nadie. Aunque las circunstancias son diferentes para cada persona, todos tenemos 24 horas, todos tenemos más o menos la misma inteligencia y las mismas capacidades. Y todos tenemos oportunidades que se nos presentan. Así que… ¿dónde está la clave? La clave está en las decisiones y las acciones.

En el post «Como tomar buenas decisiones: 10 pasos a seguir» y en «El decálogo de principios: el faro de la vida» hablamos más en profundidad sobre el tema de las decisiones. 

El cuadrante importante-urgente

Algo que nos puede ayudar a identificar el problema con esto es un cuadrante. Es un cuadrante que usualmente se llama cuadrante importante-urgente. También se le llama “la matriz de Steven Covey”. Precisamente este señor fue el que lo hizo famoso. El señor Covey es conocidísimo por un libro titulado “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva” (la Biblia de la productividad).

Dividimos un folio en la mitad horizontalmente y verticalmente, de forma que nos quedan cuatro cuadros cuadrados (vaya trabalenguas). Llamaremos cuadrante 1 al cuadrado de la esquina superior izquierda, cuadrante 2 a la esquina superior derecha, cuadrante 3 a la esquina inferior izquierda, y cuadrante 4 a la esquina inferior derecha. Arriba, pondríamos “urgente” a la izquierda y a la derecha “no urgente”. En el lateral izquierdo, arriba ponemos “importante” y abajo “no importante”. En la imagen de arriba lo verás más claro (página del autor).

El cuadrante y su aplicación

Todo, absolutamente todo lo que hacemos, las decisiones que tomamos, pueden ser colocadas en alguno de estos cuadros. Bien… ahora vamos a definir qué es cada cuadrante.

En el cuadrante uno (arriba a la izquierda) sería urgente e importante. ¿Qué pondríamos ahí? Pues son tareas que hay que hacer sí o sí, y que, además, van a tener un impacto muy grande en nuestra vida o en la de los que nos rodean.

1: IMPORTANTE Y URGENTE: 

• Un proyecto de última hora en el trabajo
• Un dolor de muelas
• El frigorífico deja de funcionar
• …

Resultado de este cuadrante: agotamiento, estrés

En el segundo cuadrante va todo aquello que es importante, pero no es urgente. No va a pasar nada si no lo haces ahora, pero si lo haces, tendrá beneficios, sobre todo a largo plazo.

2: IMPORTANTE Y NO URGENTE:

• Desarrollo personal (cursos, formación online, leer libros…)
• Relaciones personales (jefe-empleado; empleado-jefe; empleado-empleado, amigos…)
• Ejercicio físico, cuidado de la salud. 
• Entretenimiento saludable
• …

Resultado de este cuadrante: sensación de contentamiento y de logro

Vamos allá con el tercer cuadrante. Este es urgente, pero no importante. Estos son verdaderos conatos de incendio que nos despistan y gastan nuestras energías. Son cosas que, por lo menos, aparentemente, hay que atender ya. Parece que hemos hecho mucho, pero en realidad, no avanzamos.

3: URGENTE Y NO IMPORTANTE:

• Interrupciones de todo tipo (llamadas imprevistas, conversaciones con jefes o superiores…)
• Correos electrónicos, mensajes, atención y marketing en redes sociales, reclamaciones…
• Reuniones improductivas
• Compromisos con familiares, amigos…
• …

Resultado de este cuadrante: falsa sensación de productividad, tiempo malgastado, falta de enfoque. (Por cierto, en Las urgencias del teléfono y en Necesidades o deseos, hablamos de cómo evitar las «urgencias»)

Nos queda el cuarto cuadrante. Aquí va lo que no es urgente ni importante. Es el tiempo que dedicamos “mirando a las musarañas”. Ver la tv, siestas que parecen noches, video-juegos. Es decir, ganduleo. Por supuesto, hay que hilar muy fino con todo esto. Igual eres un youtuber de fama y te dedicas a hablar de video-juegos, o bien, necesitas desconectar un rato, y el cuerpo te pide una siesta. Cada cosa tiene su lugar, y el ocio y descanso efectivo va en el cuadrante 2. Aquí va todo lo que sobra. Todo lo que, si no lo hicieras, no pasaría nada malo.

4: NO URGENTE Y NO IMPORTANTE

• Distracciones en la tv, video-juegos
• Redes sociales (de las que te enredan y tienen poco de sociales)
• Chismes y cotilleos varios
• Desgana (no hago esto porque no me apetece, pero me quedo en el sillón leyendo)
• Posición horizontal (cama, sillón)
• …

Resultado de este cuadrante: sensación de irresponsabilidad (despidos y discusiones), falso descanso

Ya tenemos definidas todas las secciones de esta matriz. Ahora, mira una cosa curiosa. La gente tipo “bombero” se mueven principalmente en el cuadrante 2. Es decir, se centran en cosas que no son urgentes, pero que, a la larga, les van a dar resultados. Dedican tiempo a formarse, a estudiar. Son constantes, cuidan de su salud sin llegar a extremos. Tienen tiempo libre, pero del efectivo, del que te da fuerzas, no del que te las quita. Se preocupan por fomentar buenas relaciones con amigos, compañeros, jefes y empleados.

Por cierto, en la página de inicio de EfectiVida hemos desarrollado una fórmula para entender la efectividad tomando en cuenta el factor «vida». 

La gente tipo “bombero” se mueven principalmente en el cuadrante 2.

Los «bomberos» se mueven en el cuadrante 2, es decir, se centran en cosas que no son urgentes, pero que, a la larga, les van a dar resultados. Como están preparados, rara vez tienen urgencias de importancia (cuadrante 1). Se han anticipado, han tenido en cuenta lo que les puede pasar en el futuro, y han tomado las medidas oportunas antes de que se forme el incendio. Por eso, cuando tienen una urgencia imprevista, tienen las energías para atenderla de forma eficiente.

Así que diríamos que este tipo de personas se centran en el cuadrante 2 y muy poquito en el 1. En otras palabras, solo hacen cosas en su vida que son IMPORTANTES. Por eso les va tan bien. Por eso, cuando alguien les quiere robar su tiempo con una reunión de última hora, con una llamada, con un chisme, lo rechazan. No entran en el cuadrante 3. Y el 4… de ese, se ríen. No caen en distracciones ociosas que no les lleva a ningún lado.

Los apaga-fuegos no pisan el cuadrante 2

¿Y que hay de los “apaga-fuegos”? Estos no pisan el cuadrante 2. Como no atienden las cosas importantes, se les van acumulando pequeños problemas, que poco a poco se van convirtiendo en cosas que ya no pueden posponer más; son las del cuadrante 1. Esto les roba fuerzas, así que necesitan descanso, distracciones que no les hagan pensar, que les relajen. Sí… cuadrante 4. Por supuesto, cuando tienen ganas de actividad, se ponen frenéticos en el cuadrante 3. Que si vamos a organizar una reunión por aquí, que si ahora voy a llamar a estos clientes que no me compran nunca, que si voy a llamar la atención a este empleado, que si le voy a decir cuatro cosas a mi amigo. Nuevamente, cosas no importantes. Veamos dos ejemplos que lo ilustran muy bien:

Lavarse los dientes

Lavarse los dientes. ¿En qué cuadrante iría? Sí, en el 2. Claro, si no te lavas los dientes, no te va a pasar nada por el momento. Pero… un día, te viene un dolor de muelas insufrible. Y justo en el peor momento. Tienes que pedir permiso al jefe (una vez más), o mejor, no le dices nada para evitar problemas, y te escaqueas. El trabajo se queda sin hacer, vas a urgencias, te dan calmantes, y solucionado. A casa a descansar y ver la tv. Mañana será otro día. Por supuesto, ya te ocuparás de hacer un montón de llamadas y que parezca que todo va bien.

¿Ves lo que va a pasar en el futuro? Un apaga-fuegos en toda regla.

El gerente del super

Un gerente de un supermercado. Llega justo a su trabajo, y ya hay algunos proveedores esperando (por supuesto, enfadados porque tienen su ruta que hacer). Les atiende de mala manera. Mientras, un cliente se queja, y el gerente tiene que atenderlo. Le llaman de la central, y tiene que largar unas cuantas mentirillas porque los resultados de ventas no son los esperados. Para colmo, los empleados no se ponen de acuerdo con los turnos, y el gerente, harto, les da un responso a gritos. A uno le da un ataque de ansiedad, así que el gerente le dice que se vaya a su casa. Él mismo se encargará de cubrirle. Trabaja hasta la noche, cierra el supermercado porque nadie más tiene copia de las llaves, y se va a su casa con taquicardias, y destrozado.

¿Qué ha pasado? Todo lo que ha hecho es de los cuadrantes 1, 3 y 4. ¡Muy diferente habría sido si este señor hubiera delegado tareas, como abrir y cerrar el negocio! Si hubiese pasado tiempo con sus empleados. También, si hubiera usado un sistema efectivo, online, para los turnos. Más: si hubiese concretado con los proveedores un horario de atención, o si hubiera dado a alguien la formación para atender clientes enfadados… efectivamente, si hubiera o hubiese…

Podríamos poner muchos ejemplos de diferentes campos, pero creo que está claro. Así que, ahora que hemos definido los cuatro cuadrantes y hemos puesto ejemplos, piensa… ¿en cuál te mueves tu?

A partir de ahora, cuando vayas a tomar una decisión, cuando vayas a hacer algo, intenta que sea siempre importante y no urgente. Tómate tu tiempo, el mundo va a seguir girando igualmente. Medita, estudia, habla con los demás. Verás que, poco a poco, tu vida empezará a ser diferente.

Hoy concluye Mafalda

Para terminar, me gustaría en esta ocasión citar de Mafalda, la niña filósofa con aversión a la sopa más famosa del mundo. Tiene frases buenísimas, como esa de “Paren el mundo, que me quiero bajar”. Y una que aplica de lleno es: “como siempre: lo urgente no deja tiempo para lo importante”. Es como el cuento de un tarro en que se ponen piedras pequeñitas, y después intentas llenarlo con piedras grandes, y no caben. Si lo haces al revés, es decir, si pones primero las grandes, después las pequeñas irán rellenando los huecos. Como dijimos al principio, no es lo mismo ser bombero que ser apaga-fuegos. ¡Tu decides!

Esto ha sido todo por hoy… Espero que te haya gustado, pero sobre todo, que pueda ser efectivo en tu vida. Muchas gracias por su tiempo, y… mientras nos vemos de nuevo (virtualmente)… ¡Que lo pasen muy bien!