La lista más completa de métodos de productividad personal

Una parte fundamental del desarrollo personal es contar con un método de productividad. Inevitablemente muchas personas elaboran el suyo propio: una serie de pasos y procesos que repiten a lo largo del tiempo. En la mayoría de ocasiones, esta «metodología» es simplemente el resultado inconsciente de la inercia del trabajo diario. Otras personas aprenden métodos elaborados de forma más consciente por expertos en productividad. También existe la posibilidad de que un experto te fabrique un método totalmente adaptado a tus necesidades.

Este artículo es un listado de todos los métodos de productividad personal que conozco. Incluiré un pequeño resumen, así como enlaces a la metodología o a algún artículo más completo.

Un punto importante: Tanto en el título como en los diferentes párrafos he usado la expresión “método de productividad personal”. No estoy del todo conforme con el término “productividad”. Creo que es más abarcador usar la palabra “efectividad” u “organización”. Sin embargo, la palabra “productividad” está más extendida, y por eso, he preferido usarla.

Repasar los diferentes tipos y métodos de productividad es un ejercicio interesante, que amplía el horizonte del mundo de la productividad y la efectividad personal, muchas veces sesgado y limitado a uno o dos métodos conocidos. Además, permite ver las estrategias básicas que comparten todos los métodos más utilizados.

Diferencias entre métodos integrales y no integrales

Antes de comenzar el listado, me gustaría diferenciar entre dos tipos de metodología personal.

Un método integral es el que cubre todo aspecto de la vida, llegando a integrarse totalmente en todas las rutinas. Una característica mínima para considerar un método como integral es que tenga en cuenta la fase de captura de información, y no solo el procesamiento de la misma. La mayoría de los métodos cubren solo una parte o área, y solo unos pocos son totalmente integrales.
Por otro lado, existen técnicas, es decir, trucos o atajos para hacer algo de mejor manera. No las consideraría metodologías, sino más bien recursos que pueden ser usados de forma independiente al método de organización, o que incluso forman parte del mismo. Algunos ejemplos son la técnica pomodoro, la regla de Pareto, o TimeBoxing.

Otros puntos a tener en cuenta sobre las diferentes metodologías

Otro punto a tener en cuenta es que algunos métodos de productividad requieren de aplicaciones específicas, o del uso de papel y lápiz, mientras que otros son totalmente adaptables.

En el listado he incluido varios planificadores en español que, aún sin llegar a ser metodologías específicas, incluyen técnicas de productividad y permiten al usuario organizarse de forma bastante completa. Podríamos decir que los planificadores te «obligan» a seguir un método casi sin que te des cuenta. Personalmente creo que es mucho más potente al mismo tiempo que versátil un método que defina una serie de pasos a seguir, pero para usuarios con necesidades básicas, un planificador de calidad podría ser suficiente. Otra opción perfectamente válida sería usar un método de productividad y simultáneamente, un planificador.

Algunos métodos del listado tienen una amplia difusión exclusivamente en inglés, siendo necesario algo de esfuerzo adicional por parte de los que no dominamos el inglés para llegar a una comprensión y ejecución correcta del método. Otra dificultad en el entendimiento de algunos métodos es que algunos muestran muy poca información previa de su funcionamiento. Esto se complica si además, no hay versión gratuita ni artículos externos explicativos. Al ser de pago y no contar con una explicación extractada, solo puedes comprender el esquema general adquiriendo el curso o comprando el libro del autor.

Formaciones artesanas

Por otro lado, existen formaciones adaptables o «artesanas», normalmente con un coste bastante más elevado que el de un curso y frecuentemente orientadas al ámbito empresarial, en las que los formadores, que tienen amplios conocimientos de las diferentes metodologías y técnicas, adaptan estas a los alumnos y equipos de trabajo de forma personalizada. Algunos ejemplos son las formaciones de KENSO, Depro consultores, o José María Villarmea. Aunque es innegable la utilidad de este tipo de servicios para equipos de trabajo, no suelen ser los más adecuados para una persona que quiera de verdad mejorar su productividad, y que quiera aplicar los principios de efectividad en todas las áreas de su vida.

La importancia de que un método de productividad personal sea integral y simple

Personalmente, me inclino por la simplicidad, cada vez más necesaria en un mundo lleno de ruido y con las capacidades cognitivas promedio del ser humano en mínimos históricos. Mantener un método complejo durante el tiempo es muy difícil. Además, la vida no es lineal, sino orgánica. Los cambios inesperados, periodos de vacaciones, viajes de trabajo, entornos diversos… todo esto requiere adaptación. Esta es la razón de que muchas personas fracasen en sus intentos de implementar métodos que, si bien están bien pensados, carecen de esta adaptación.

Honestamente, creo que de todo el listado, el método de productividad integral más sencillo y adaptable es el método C.A.R. Una razón, entre otras, es que he buscado personalmente esa simplicidad y adaptabilidad. Para ello, he prescindido de lo que no era esencial hasta lograr un equilibrio entre eficacia y gasto de tiempo y recursos.

Hay otros métodos de productividad muy simples y eficaces, pero, al no ser integrales, no logran resultados significativos ni te liberan del estrés producido por el descontrol de la información. Otros métodos integrales son extremadamente complejos, y requieren de una alta inversión en tiempo y recursos. Además, algunas metodologías tienen un precio comparativamente alto, incluso para economías consistentes como las habituales en el mercado español, haciendo prohibitiva su adquisición por personas con pocos recursos económicos.

Lista de métodos de productividad personal

Comenzamos con este listado o compendio de métodos de productividad personal.

Una última observación. El listado no tiene un orden concreto, ni por importancia, ni por orden alfabético, ni fecha… Simplemente es un compendio de métodos. Cada persona decidirá cuál le puede interesar más.

*Si conoces algún método que no esté en el listado, házmelo saber y lo incluiré en el artículo. Así mismo, es posible que algún enlace, dato o explicación sea erróneo o esté incompleto. Por favor, no dudes en decirlo en los comentarios para actualizar el artículo.

Método C.A.R.

Autor: Jaír Amores
¿Método integral?: Sí
Resumen y comentarios del método: Consta de 3 pasos: Capturar, Analizar y Revisar. El método se caracteriza por su simplicidad y adaptabilidad. Es uno de los pocos, si no el único método conocido que, siendo integral, prescinde totalmente de listas de tareas y visualiza todas las acciones en el calendario.

GTD (Getting things done)

Autor: David Allen
¿Método integral?: Sí
Resumen y comentarios del método: Tiene 5 principios (Recopilar, procesar, organizar, revisar, hacer). Las acciones posibles o futuras se organizan en listas de tareas; en el caso de las acciones próximas, según contextos. Es un método cerrado, consistente, y muy eficaz. Sin embargo, su dificultad para aprender y mantener en marcha desanima a muchas personas.

ZTD (Zen to done)

Autor: Leo Babauta
¿Método integral?: Sí
Resumen y comentarios del método: Es una versión simplificada de GTD, aunque en la práctica, no parece tan simple.

ZTD minimalista

Autor: Leo Babauta
¿Método integral?: Sí
Resumen y comentarios del método: Para los que ZTD les seguía resultando complejo, Leo ideó una versión minimalista. Sigue siendo más complicada que CAR, pero al menos se gana el apelativo de “minimalista”. Consta de 4 pasos: Capturar (en una libreta), Procesar (bandejas de entrada), Planificar (establecer listas de 1-3 tareas importantes para cada día), y Hacer con enfoque.

On-Time

Autor: Antonio Ferrer Campos
¿Método integral?: Sí
Resumen y comentarios del método: Un método que acaba de aterrizar, y que promete explicarse mejor durante el 2022 mediante una trilogía de libros. El primero se titula «Ensayo crítico sobre GTD: Los veintidós puntos débiles del método de productividad personal creado por David Allen». El método realmente se parece bastante a GTD, y sigue siendo algo complejo para mi gusto. Separa entre 7 resultados dependiendo del elemento recibido: eliminar, archivar, delegar, analizar, posponer, hacer ahora, no hacer. Usa listas de tareas para los encargos y deseos, y el calendario para acciones con fecha y hábitos. También tiene una PDA (Programación diaria de actividades).

MiCOE (Mi cuaderno de organización escolar)

Autor: Miguel Franco
¿Método integral? Probablemente, ya que es una versión de GTD
Resumen y comentarios del método: Es una herramienta para la gestión de las cuestiones escolares basada en GTD. Podría considerarse un GTD escolar.

Bullet Journal (BuJo)

Autor: Ryder Carroll
¿Método integral?: No
Resumen y comentarios del método: Para aplicar el método se usa habitualmente un cuaderno que consta de índice, registros, colecciones y migración. Se utilizan símbolos y viñetas para simplificar.

Focus 360

Autor: Luis X González
¿Método integral?: Sí
Resumen y comentarios del método: Es una mezcla entre GTD y Timeblocking, que rescata lo mejor de ambas filosofías. Recomienda la app TickTick como gestor de tareas, y tiene plantillas para su uso. Los 3 pasos del método son capturar, organizar y ejecutar.

Strikethru

Autor: Chris Kyle
¿Método integral?: Sí
Resumen y comentarios del método: Es una mezcla entre Bullet Journal y GTD. Se usa con un cuaderno dividido en varios apartados: DUMP (Cajón desastre), LIVE LIST (tareas para fechas concretas, con un máximo de 9 diarias), y VAULT (para proyectos).

Autofocus (AF4)

Autor: Mark Forster
¿Método integral?: No
Resumen y comentarios del método: Tal como el autofocus de una cámara ayuda a enfocar, este método te ayuda a avanzar en tus tareas. Es bastante sencillo y se puede poner en marcha con una libreta y un bolígrafo. Tiene una lista de tareas única por cada hoja de la libreta. Esta lista se va priorizando dependiendo de la dificultad de las tareas. En la web de Mark Forster puedes encontrar decenas de variaciones del método.

PARA

Autor: Tiago Forte
¿Método integral?: No
Resumen y comentarios del método: El método se centra en la organización de la información en Proyectos, Áreas, Recursos y Archivos. Puede usarse perfectamente en combinación con otros métodos. Personalmente me parece demasiado complejo y poco útil para personas que no necesitan recopilar mucha información.

Zettelkasten

Autor: Niklas Luhmann
¿Método integral?: No
Resumen y comentarios del método: Al igual que PARA, Zettelkasten se centra en cómo organizar la información, y más específicamente, en la forma de tomar notas. Algunas personas están usando una combinación entre ambos métodos. Aunque el método no es ni mucho menos nuevo, recientemente, un libro de Sönke Ahrens rescató este método y lo popularizó.

Método de las dos listas

Autor: Berto Pena
¿Método integral?: No
Resumen y comentarios del método: El método se explica en su libro, «Gestiona mejor tu vida», y dispone de dos listas: lista de entrada y lista de salida. Incluye revisiones diarias. Tiene algunas similitudes con AutoFocus, de Mark Forster.

CAOS

Autor: David Santaolalla (Cebolledo)
¿Método integral?: Sí
Resumen y comentarios del método: Consta de 4 pasos: Capturar, Analizar, Organizar, Solucionar. Tiene una filosofía similar a CAR, pero la diferencia que veo es que sí utiliza listas de tareas.

Método MoSCoW

Autor: Dai Clegg (1994)
¿Método integral?: No
Resumen y comentarios del método: Es una técnica de priorización. El nombre del método es un acrónimo con las 4 categorías de prioridades (en inglés): Debe tener; Debería tener; Podría tener y No tendrá. Se usó originalmente en desarrollo de aplicaciones, y se suele combinar con Timeboxing.

FAST

Autor: Joaquín Peña
¿Método integral?: Desconocido
Resumen y comentarios del método: El método tiene como base el enfoque, la planificación ágil, el filtrado, la recarga de energía y la consecución de objetivos.

FASE

Autor: Agustín Peralt
¿Método integral?: Desconocido
Resumen y comentarios del método: El método tiene como base el Foco, la Atención, la Sistematización y el uso de la Energía.

Momentos productivos (MMP)

Autor: Making Innovation, S.L.U. (La fábrica del tiempo)
¿Método integral?: Sí
Resumen y comentarios del método: El método tiene como objetivo organizar la actividad a nivel individual y de equipo. La misión definida por La Fábrica del Tiempo es “Conseguir que cada persona sepa lo que tiene que hacer, y que disponga de toda la información/documentación necesaria para ello”. En el método hay 4 pasos no secuenciales (momentos clave): anotar, planear, producir y analizar.

Beanant

Autor: Bartolomé Bañolas
¿Método integral?: Desconocido
Resumen y comentarios del método: Beanant significa «Sé una hormiga», y el método se basa en una estructura para organizar las tareas y recordatorios. Cuenta con una agenda propia tipo planificador adaptada al sistema.

AEIOU

Autor: Jesús Bedmar
¿Método integral?: Sí
Resumen y comentarios del método: Es un método totalmente integral que funciona con 3 sistemas tipo contenedores: Acciones, Eventos e Información. Se utilizan diferentes tipos de listas y calendarios.

Lista anti-ToDo

Autor: Marc Andreessen
¿Método integral?: No
Resumen y comentarios del método: Al contrario que las listas ToDo, en este método se anota lo que se ha hecho al final de la jornada, centrándose en los logros, y permitiendo medir el progreso.

No rompas la cadena

Autor: Jerry Seinfeld
¿Método integral?: No
Resumen y comentarios del método: Se trata de generar rachas diarias para determinadas actividades. Su base está en la generación de hábitos y la motivación.

Necesito, deberia, quiero

Autor: Jay Shirley
¿Método integral?: No
Resumen y comentarios del método: En este método se usan listas diarias con 3 tareas básicas. Al final del día, se revisa la lista para ver los logros y sensaciones.

Horario ideal biologico

Autor: Sam Carpenter
¿Método integral?: No
Resumen y comentarios del método: Basado en los cronotipos, se intenta averiguar las horas del día en las que somos más productivos.

Productividad slow

Autor: Rita Alonso
¿Método integral?: No
Resumen y comentarios del método: Se basa en 4 premisas: preguntar el para qué, disfrutar del proceso, aprendizaje y flexibilidad. Tiene varios pasos: priorizar, fijar objetivos, desarrollar plan de acción, plafinicar la semana, delegar y descartar, y sistematizar y crear rutinas.

OSEI

Autor: Iago Fraga
¿Método integral?: Sí
Resumen y comentarios del método: Es un sistema complejo que abarca todos los aspectos de la productividad personal. El acrónimo significa Objetivos, Estrategias (S), Ejecución, e Infraestructuras.

El método de las cajitas

Autor: Aritz Urresti
¿Método integral?: No
Resumen y comentarios del método: El objetivo de este método es priorizar. Consta de 5 pasos: Proteger los para qué, Detectar las tareas importantes, Planificar, Trabajar los hábitos, y Definir.

Las 6 tareas

Autor: Ivy Lee
¿Método integral?: No
Resumen y comentarios del método: Es una técnica similar a la «ABCDE», de Bryan Tracy. Se trata de escribir por orden de importancia 6 tareas, y dedicar el día a realizarlas por ese orden. Al día siguiente se mueven las que no se hicieron y se añaden las necesarias para llegar a 6.

ABCDE

Autor: Bryan Tracy
¿Método integral?: No
Resumen y comentarios del método: Bryan Tracy, autor del libro «Tráquese ese sapo», explica esta técnica de priorización. Simplemente se coloca una letra por orden de importancia a cada tarea de la lista. Si hay más de una A, se pueden añadir números. Así, la A-1 sería «el sapo más grande que habría que tragarse». Las tareas B son importantes, pero no imprescindibles, y solo se harían cuando no quede ninguna A. Las C no tienen consecuencias y podrían hacerse cuando no queden Aes ni Bes. Las tareas D son para delegar. Y finalmente, las tareas E son para eliminar.

Ciclo PDCA

Autor: Edwards Deming / Walter A. Shewhart
¿Método integral?: No
Resumen y comentarios del método: También llamado espiral de mejora continua, es una estrategia que consta de 4 pasos: Planificar, hacer, verificar y actuar.

Matriz de Eisenhower

Autor: Se suele atribuir a Steven Covey
¿Método integral?: No
Resumen y comentarios del método: También llamado cuadrante importante-urgente, discrimina según el tipo de tareas. El resultado es diferenciar entre tareas que hay que hacer, delegar, planificar o eliminar.

Time Blocking

Autor: Desconocido
¿Método integral?: No
Resumen y comentarios del método: Time Blocking consiste en organizar todas tus tareas en bloques de tiempo en un calendario, sea este físico o digital. Es más bien una técnica que una metodología, ya que carece de normativa concreta. De hecho, no tiene un autor, sino que es un resultado lógico del uso del calendario, sobre todo en su formato digital.

Take Back your Life

Autor: Sally McGhee
¿Método integral?: Sí
Resumen y comentarios del método: Es un sistema parecido a GTD, pero centrado en la herramienta de Outlook, principalmente el calendario. Primero define los objetivos y después el flujo de trabajo para lograrlos.

Master your Workday Now (MYN)

Autor: Michael Linenberger
¿Método integral?: No
Resumen y comentarios del método: Al igual que Take Back your Life, el sistema se centra en el correo electrónico, principalmente con Outlook. En la quinta edición del libro se adapta al entorno completo de Outlook 365. Cada correo electrónico puede convertirse en uno de los 3 tipos de tareas: Critical Now (para hacer hoy), Opportunity Now (hoy si se pudiera o en los próximos 10 días), y Over the Horizon (si se pueden postergar 10 días o más). Las listas de tareas se revisan dependiendo su urgencia.

Total relaxed Organization

Autor: Kevin y Midge Crenshaw e hijos
¿Método integral?: Sí
Resumen y comentarios del método: Combina GTD con la matriz de Covey importante-urgente. El método comienza por la definición de propósitos. Simplifica bastante las listas y las revisiones semanales. Además, se adapta a herramientas y aplicaciones modernas.

Rapid Planning Method (RPA)

Autor: Tony Robbins
¿Método integral?: No
Resumen y comentarios del método: El método se concentra en lo que se debe hacer respondiendo 3 preguntas: ¿Qué es lo que realmente quieres? ¿Cuál es el propósito? ¿Qué necesito hacer? Tiene un planificador específico para implementar el método.

Getting Results the Agile Way

Autor: J.D. Meier
¿Método integral?: No
Resumen y comentarios del método: Basado en las metodologías de programación de software llamadas «Ágiles», el método tiene en cuenta la gestión de la energía y ayuda a establecer las siguientes acciones, priorizando por la más difícil. Cuenta con una reflexión semanal y usa la regla del 3: 3 objetivos para el día, la semana, el mes y el año.

Método de las 5S

Autor: Implementado en la empresa Toyota
¿Método integral?: No
Resumen y comentarios del método: Es una técnica de gestión japonesa basada en 5 principios: Seiri (clasificación); Seiton (orden); Seiso (limpieza); Seiketsu (estandarización); Shitsuke (disciplina). Principalmente se usa en entornos empresariales, pero puede servir también para proyectos personales.

Método Kanban

Autor: Implementado en la empresa Toyota
¿Método integral?: No
Resumen y comentarios del método: Al igual que el método anterior, Kanban viene del japonés, y también se aplica generalmente en entornos empresariales, aunque en los últimos años se ha puesto de moda para todo tipo de proyectos. Cuenta con herramienta propia y también existen muchas aplicaciones basadas en esta metodología. Se basa en 6 principios, y generalmente funciona con 3 tableros donde se van colocando tarjetas que permiten visualizar el flujo de trabajo.

Sistemyst

Autor: Amir Salihefendić (fundador de Doist y la app Todoist)
¿Método integral?: Sí
Resumen y comentarios del método: El autor hace referencia a este método como un GTD simplificado. El método fue el predecesor de lo que posteriormente llegaría a ser Todoist. Lo perfeccionó durante 13 años hasta llegar a su versión final. Como es obvio, el método funciona mejor con la aplicación propia, aunque los conceptos se pueden usar sin ella. Tiene 6 pasos. Llévalo a todos sitios (con la app Todoist), captura todo, divídalo en tareas pequeñas y procesables, priorizar (fechas de vencimiento, niveles de prioridad, etiquetas y filtros, inbox zero diario (To-do list zero), retroalimentación (Todoist Karma). Personalmente, me parece muy bien pensado, aunque sigue siendo bastante complejo, como todos los métodos derivados de GTD. La exigencia inicial del inbox zero diario me parece también poco sostenible en el tiempo. Sí me gusta particularmente la retroalimentación, que en C.A.R. se obtiene directamente de los análisis de bandejas de entrada, al considerar el calendario como una bandeja más.

The Medium Method

Autor: De los autores de Todoist
¿Método integral?: No
Resumen y comentarios del método: El objetivo del método es integrar soporte en papel (con un cuaderno principal, otro de viaje, mas notas en post-it), y soporte digital (gestor de tareas, aplicación de notas, calendario). Se anota todo en el cuaderno principal o en el de viaje (algo más pequeño). Cada noche, se hace una revisión y se genera un post-it que irá pegado en la hoja del día siguiente. También cada noche, se duplica el contenido en los soportes digitales. Me gusta el método por su simplicidad. Creo que podría ser una versión sencilla de Bullett Journal. Aún así, igo considerando engorroso duplicar los contenidos en dos formatos. Preferiría procesar los apuntes y pasar solo lo esencial a formato digital. Por ejemplo, se podría generar el post-it con las tareas para el siguiente día, pasar las citas al calendario, y archivar la documentación necesaria en formato notas. Prescindiría del gestor de tareas, y usaría un solo cuaderno de trabajo.

Action Method

Autor: Behance (empresa dedicada a proyectos de diseño gráfico)
¿Método integral?: No
Resumen y comentarios del método: El método se creó en el 2006. Originalmente el objetivo era simplificar las reuniones creativas (lluvia de ideas) y convertir los resultados en acciones. Se dividen las tareas en 3 categorías clave: elementos de acción (pasos del proyecto), elementos secundarios (ideas interesantes que no encajan con el proyecto en este momento) y elementos de referencia (recursos necesarios para el proyecto). Actualmente ya no se da soporte al método, pero sí se siguen vendiendo cuadernos de trabajo.

Titán Planner

Autor: Ruben Lhasa
¿Método integral?: No (planificador)
Resumen y comentarios del método: El método Titán utiliza la llamada «planificación inversa», ampliamente conocida en el entorno de la enseñanza. Se trata de establecer objetivos finales a largo plazo y entender los criterios de progreso, para después ir hacia atrás hasta llegar a la planificación diaria. El planificador incluye rituales, checklists, plannings y calendarios. Al no ser un método propiamente dicho, se puede combinar con la mayoría de los métodos listados.

Me-to-Do

Autor: Belén Canalejo (Balamoda)
¿Método integral?: No (planificador)
Resumen y comentarios del método: En el planificador, orientado a mujeres de mediana edad, se integran un total de 12 técnicas de productividad, como Timeblocking o la matriz de Eisenhower. Cuenta con espacio para establecer tus objetivos, así como para dibujar al estilo BuJo. Igual que en la reseña anterior, al no ser un método propiamente dicho, es perfectamente posible usarlo en combinación con muchos de los métodos expuestos en el listado.

Cómo descubrir tu método de productividad ideal

La empresa Todoist tiene un test interesante para orientarte hacia tu método ideal. Como es obvio, este formulario está hecho por y para Todoist, así que no es 100% fiable. Aún así, lo comparto por aquí por si te sirve como aproximación.

Quiz de Todoist

Otra opción para conocer tu metodología es el famoso «prueba y error». Es, sin duda, el más fiable, pero también el menos eficiente. Por eso, no te lo recomiendo. Creo sinceramente que es mucho mejor conocer los principios en los que se basa la organización personal, lo que funciona y lo que no, y a partir de ahí, tomar una decisión, bien con un método existente o bien desarrollando tu propia metodología.

Por supuesto, otra opción muy interesante es pedir ayuda a un experto en organización personal. Una advertencia aquí. Si solo te habla de GTD, probablemente solo sepa de GTD. Cuando digo un experto en organización personal me refiero a alguien que conoce los fundamentos de las metodologías, y al menos ha probado varias de ellas. Algunos expertos incluso han desarrollado una metodología propia que han comercializado con éxito.

*Si te interesa, estoy ofreciendo un servicio de creación de metodologías de organización totalmente personalizadas. Puedes ver más información aquí.

Resumiendo

Inevitablemente, las personas organizadas usan sistemas para organizarse. Algunos de estos sistemas son meramente personales. Otros se adaptan para ser enseñados, con más o menos éxito. Sea que uses un método de elaboración propio o un método ajeno, usar procesos definidos marca la diferencia y te ayuda a vivir con una mente enfocada en lo importante.