Uso de etiquetas, colores y carpetas

Duración: 5 minutos

Esta lección va a ser breve y sencilla. De hecho, creo que adivinarás mi propuesta.

Todos los clientes de correo electrónico disponen de un montón de funciones: etiquetas, colores, carpetas, reglas de marcado, filtros… ¿Cómo gestionar correctamente todo esto?

Simple: no haciéndolo.

Si desarrollara una aplicación de correo electrónico, eliminaría todas esas opciones. ¡Olvídate de organizar y ordenar el correo! El correo no es un administrador de tareas, ni tampoco un archivo. El correo electrónico es una forma de intercambiar información. Por cierto, algo que hacen mucho mejor las aplicaciones de mensajería instantánea, tipo Whatsapp, Slack o Telegram.

Creo sinceramente que muchos de los problemas al gestionar el correo vienen derivados de intentar, sin éxito, usar todas estas opciones.

Un estudio reciente, “Am I wasting my time organizing email? A study of email refinding“, elaborado por cinco investigadores de IBM Research, demostró claramente la ineficacia de ordenar y organizar el correo.

En el estudio, se pidió a 345 usuarios que llevaron a cabo más de 85.000 acciones de búsqueda en sus cuentas de correo electrónico. ¿El resultado? Las personas que organizaban el correo en carpetas perdieron un promedio de 67 horas al año en comparación con los que hacían una simple búsqueda.

Este es un solo ejemplo. Pero ten en cuenta que, con el sistema que te propongo, ni siquiera tendrás que realizar búsquedas en tu correo. ¿Por qué? Porque la información que necesites estará ordenada y organizada en tus dispositivos, que cuentan con un sistema de búsqueda muchísimo más avanzado que el propio correo.

Repite conmigo: el correo no es un gestor de tareas

Quizá estés pensando que tu gestor de correo electrónico tiene carpetas, etiquetas, banderitas y un montón de opciones más, precisamente para usarlas. Créeme, es un error de plantemiento. Lo repetimos una vez más: el correo electrónico no es un sistema de archivo ni tampoco un gestor de tareas. Si todavía no lo tienes claro, aquí van algunas preguntas de reflexión:

  • ¿Puedes compartir el adjunto de un correo solo con ciertas personas, de tal manera que puedan acceder a él siempre que quieran y hasta modificarlo si es necesario?
  • ¿Puedes subdividir un correo que contiene una tarea a realizar, en subtareas más pequeñas?
  • ¿Puedes poner a un correo una fecha límite, o una fecha de inicio para atenderlo, o ambas cosas?
  • ¿Puedes añadir a un responsable de una tarea en concreto que aparece en uno de los mensajes que tienes guardados?
  • ¿Podrías encontrar una tarea en concreto, y en qué estado se encuentra?
  • ¿Puedes modificar el título de la tarea que requiere un correo (en vez del asunto del correo tipo “temas varios”)?
  • ¿Puedes adjuntar o eliminar archivos en un mensaje de correo? ¿O añadir alguna nota explicativa?
  • ¿Puedes saber en unos segundos, cuáles son tus próximas acciones, tan solo mirando tu gestor de correo?

La respuesta a la mayoría de estas preguntas es NO. En algunos casos, puedes hacer algo parecido, pero de forma muy rudimentaria (cutre, en otras palabras).

Esta es la razón de por qué debes usar una herramienta para cada objetivo. Un gestor de archivos para guardar y compartir archivos; un calendario (o un gestor de tareas) para controlar tus acciones, fechas límite, etc. y un gestor de correos para… ¡sorpresa! mandar y recibir correos.

Te pongo otro ejemplo bastante usual. Un compañero de trabajo está conversando contigo sobre cierto tema. Para que no se te olvide, le pides que te mande un whatsapp. Comienzas a chatear con él y, llegado un momento, le pides que te pase cierta información al correo. Efectivamente, esta persona te manda un correo, el cual respondes pidiendo más información. ¿Qué ha sucedido? Pues que ahora tienes una conversación dividida en partes. Cuando tengas que rescatar esa información, no sabrás dónde está. ¿No es mucho más lógico establecer acciones, agendar fechas y archivar la información en un único sitio?

Sé que, para muchos, usar etiquetas y carpetas es una tentación. Así que en esta lección, te pondré un ejercicio sencillo.

EJERCICIO: Durante una semana, usa el flujo de trabajo recomendado: Borrar, agendar acciones, y archivar. Archiva todo lo que necesites en tu dispositivo. No uses etiquetas ni nada que se le parezca. Cuando termine la semana, pregúntate si ha ocurrido algo grave en tu vida personal o profesional por culpa de no haber puesto una etiqueta, banderita o algo parecido.

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