Reglas de automatización y respuestas automáticas

Duración: 10 minutos

Una de las características de los clientes de correo electrónico son las reglas de automatización. Una de las automatizaciones más comunes son las respuestas automáticas.

Se suelen usar con distintos objetivos:

  • Para traspasar automáticamente un tipo de correo a una carpeta (por ejemplo, todos los correos de newsletter a una carpeta con todos los newsletter).
  • Para realizar acciones avanzadas con un tipo de correos entrantes. (Por ejemplo, descargar todas las facturas de un cliente determinado en una carpeta del ordenador)
  • Para asegurar a un cliente que su correo ha sido recibido. (Por ejemplo, un ticket de avería de una compañía eléctrica)
  • Para avisar de que tardaremos en responder el correo. (Por ejemplo, si no revisaremos el correo por estar de vacaciones)

Así, podríamos dividir en 2 los objetivos de las automatizaciones: ahorrar tiempo en operaciones repetitivas y ofrecer una expectativa a la persona que nos manda un correo.

Operaciones repetitivas

Normalmente, cuando se realiza una operación más de una vez, es rentable hacer un checklist o bien, una automatización.

Ahora bien, como vimos en lecciones anteriores, el correo electrónico no es ni un gestor de tareas ni un archivador. Por eso, no te recomiendo que realices automatizaciones dentro del correo.

Un ejemplo típico es traspasar correos de tipo newsletter a una carpeta dentro del correo. El objetivo es limpiar la bandeja de entrada y guardar información que pudiera ser útil para un momento futuro. Son buenas intenciones, pero poco efectivas. Si bien es cierto que has sacado de la bandeja de entrada unos cuantos correos, lo que has hecho es postergar decisiones y acumular información. La mayoría de personas que usan esta y otras técnicas parecidas, nunca revisan esas carpetas. Los correos se van acumulando sin sentido.

Sí me parecen interesantes las automatizaciones que sacan información del correo. Realizar estas operaciones requiere un uso intermedio/avanzado de las herramientas existentes en el mercado. Analizar las diferentes opciones necesitaría de un curso aparte. De todas formas, te recomiendo 2 opciones: Zapier y IFTTT. Ambas aplicaciones funcionan de forma similar. Se conectan a tu correo electrónico de tal forma que puedan extraer datos de tus correos. Después, las conectas a otra aplicación, como podría ser Twitter. Después, creas unas condiciones y le dices lo que tienes que hacer. Por ejemplo, podrías decirle que, cuando reciba un correo de la newsletter x, publique un tweet que diga: “Nueva actualización de … bla bla bla!!”, y a continuación el texto de la newsletter.

*En el entorno Apple también son muy famosas las aplicaciones Automator (para OSx) y Atajos (para iOS).

Se pueden hacer auténticas maravillas con la automatización, pero a menos que requieras de un uso profesional, para la mayoría de las personas no suele ser útil. Recuerda que el proceso de análisis que vimos en las lecciones anteriores es muy rápido. Así que calcula si programar y mantener las automatizaciones realmente te ahorra tiempo.

Respuestas automáticas

Las respuestas automáticas sí tienen ciertas ventajas.

  • De entrada, puedes programarlas desde el mismo cliente de correo que utilices, de forma sencilla.
  • Ofrecen una expectativa a las personas que te envían un correo.
  • Te permiten mostrar una imagen profesional y, si lo haces bien, honesta.
  • Te dan margen de maniobra para gestionar tu sistema de productividad a tu ritmo.

¿En qué casos podría ser útil una respuesta automática? Aunque la lista no es definitiva, aquí tienes algunas opciones:

  • Cuando no puedes o no deseas revisar el correo electrónico durante un tiempo (por ejemplo, cuando te vas de vacaciones).
  • Cuando quien te envía el mensaje espera una respuesta rápida o una confirmación de que el correo ha sido entregado.
  • Cuando la acción esperada está tan clara, que un simple correo de respuesta es suficiente.

PENDIENTE: Mirar estos enlaces: 1 2 3 Ausencias prolongadas, retraso en responder el correo, seguridad de que será atendido, todos los datos que podamos dar de forma automática. Facilitar la respuesta (no decir “no responda a este correo”)…

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