Objetivo INBOX ZERO EXTREME (y excepciones)

Duración: 10 minutos

En la lección anterior vimos el flujo de trabajo para analizar el correo electrónico. Aprendimos que tenemos 3 opciones: Borrar, agendar o archivar.

En esta lección vamos a profundizar sobre el objetivo al hacer ese análisis de la bandeja de entrada del correo electrónico.

¿Qué haces cuando ves un mensaje nuevo en tu correo? ¿Con qué intención lo abres? En muchos casos, atacamos ese mensaje con la intención de no hacer (postergar la acción clasificando el correo). En otros casos, la intención es justo la contraria: ponerse con el correo hasta dejar todo hecho.

En realidad, ambas opciones son erróneas. En el primer caso, abrimos el correo y gastamos un tiempo enorme en abrir cada mensaje, etiquetarlo, moverlo, etc. Pero realmente no hemos hecho nada. En el segundo caso, nos ponemos a trabajar como locos, sin pensar muy bien lo que estamos haciendo.

Piensa en cuando te llega una carta física a tu buzón. Supongamos que se trata de una factura. Abres el sobre, y ves la factura. Está pendiente de pago. ¿Qué haces? ¿Te vas corriendo a pagar la factura al banco? Ten en cuenta que es posible que esté cerrado, o que haya hora punta. Pero vale, sigamos imaginando. Agarras la cartera, compruebas si tienes dinero, y te vas corriendo al banco a pagar la factura.

Ahora llegas a tu casa, y ves que, además del sobre que abriste, hay otro más. ¿Adivinas? Otra factura. ¿Irías de nuevo al banco? Lo cierto es que este no es un comportamiento muy lógico. Lo normal sería poner la factura en un sitio donde vayas a acordarte de ella, y programarte para ir al banco en un momento conveniente.

Bien. Lo mismo sucede con el correo electrónico. En la mayoría de las ocasiones, no hay nada urgente que hacer.

Objetivo INBOX ZERO

Por eso, el objetivo que te propongo en este curso es que revises el correo electrónico con la intención de vaciar la bandeja de entrada. Esa es la meta: INBOX ZERO EXTREME

Este proceso no debe ser largo ni tedioso. Abres un mensaje, decides entre las 3 opciones, y planificas. Siguiente correo. Siguiendo estos pasos puedes analizar decenas de correos en unos cuantos minutos.

A lo largo del curso veremos cómo manejar el correo para reducir la cantidad de mails salientes y entrantes. Uniendo estos y otros conceptos, vaciar la bandeja de entrada te será muy sencillo. Al hacerlo así, ganamos mucho:

  • Claridad mental: sabemos lo que tenemos que hacer y cuándo se hará
  • Liberación de estrés: Hemos dejado la bandeja de entrada vacía, limpia, diáfana. Igual estará nuestra cabeza (al menos, en la parte correspondiente al correo).
  • Ahorro de tiempo: la planificación de las acciones necesarias te permitirá hacer las cosas en el momento óptimo, así como juntar tareas del mismo tipo. Dicen que una hora de planificación ahorra dos de ejecución.
  • Mayor control: en vez de reaccionar al correo y obedecerle como si fuera un amo, pasamos a controlarlo y a tomar decisiones sobre lo que queremos o no hacer.

¿Lo sabías?

Muchos clientes de correo electrónico ponen mensajes de calma y de paz cuando vacías la bandeja de entrada. (Por algo será). En la foto de abajo puedes ver el mensaje que aparece en la app para el móvil de Gmail.

Excepción al INBOX ZERO EXTREME

¿Hay alguna excepción al INBOX ZERO EXTREME?

Una práctica muy común es entrar al correo para hacer una revisión de emergencia. Se mira el correo, se atiende lo más importante, y se sigue trabajando. Pues bien, esta no es una excepción al INBOX ZERO EXTREME. Fíjate que es EXTREME. Cada vez que entres a tu bandeja de entrada, el objetivo siempre debe ser vaciarla. Desde que te despistes, comenzarás a perder tiempo.

Si crees que necesitas mirar el correo más a menudo, hazlo, pero no hagas amagos de revisar el correo. Si entras en tu correo, acaba con él.

Por supuesto, para toda regla hay excepción.

A veces recibimos correos complicados de gestionar. No sabemos si borrarlo, archivarlo, responder… En otros casos, el correo es ofensivo. Tanto que nos dan ganas de escribir un testamento subido de tono y responder a ese individuo como se merece.

Si nos trabamos en un correo porque no sabemos qué hacer con él, o si nos produce una subida de tensión, mejor pasa al siguiente mensaje y déjalo ahí, enfriando.

Hay una sensación curiosa cuando se hace esto.

  • Primero, nuestra mente seguirá ocupada en ese mensaje. Seguramente será el único que ha quedado vivo en nuestra bandeja de entrada. Para nuestro cerebro, dejar algo sin acabar es horrible. Así que de alguna manera, seguirá pensando en él.
  • Cuando abramos el correo de nuevo, volveremos a ver el mismo mensaje. Intentaremos gestionarlo, y es posible que debamos dejarlo en la bandeja de entrada varias veces.

El resultado es que, cuando estemos listos, podremos gestionar ese correo correctamente. Por experiencia, te puedo decir que, en la mayoría de ocasiones, este tipo de correos terminan en la papelera. El tiempo, en este caso, es un buen aliado.

EJERCICIO: Como ejercicio para esta lección, ve a una de tus bandejas de entrada y déjala a 0 siguiendo los pasos aprendidos en las lecciones anteriores. Cronometra cuánto tiempo tardas. Te sorprenderá el resultado. (Además, ten en cuenta que, con la práctica y siguiendo las sugerencias que veremos en próximas lecciones, podrás reducir el tiempo muchísimo)

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