Cómo tener una sola bandeja de entrada (gestor de correo y reenvíos)

Duración: 15 minutos|Dificultad: Media

La mayoría de las personas que usan correo electrónico tienen varias cuentas. Es bastante común perder la contraseña de alguna de ellas, y abrir otro correo nuevo.

También es usual que las empresas tengan su propio dominio, suministrando a los empleados una dirección de correo. A este tipo de correo electrónico se le suele llamar “correo corporativo”.

Otras personas tienen varias cuentas por razones diversas. Por ejemplo, hay quien usa una cuenta de correo para aplicaciones, o suscripciones a blogs. (Veremos durante el curso un truco para usar varias bandejas de entrada con una misma cuenta de correo)

¿Lo sabías?

Una opción muy interesante para tener tu propio correo corporativo es pagar un nombre de dominio y un servidor. El nombre de dominio se paga anualmente, y ronda los 5$. Un servidor económico suele costar 5-10$ al mes. Además de poder montar una web con el nombre que elijas, dispondrás de todas las cuentas de correo que necesites. Por ejemplo, en mi caso, al tener la web efectivida.es, puedo crearme las cuentas que quiera con ese dominio ([email protected]; [email protected]; [email protected]…)

Aparte de controlar las cuentas de correo activas, la mayoría de servidores te permiten asignar una cantidad de megas disponibles. También cuentan con filtros anti-spam muy potentes, además de otras funciones muy prácticas.

Y si contratas un servidor de calidad, también contarás con un servicio al cliente que te atenderá en todas tus dudas; algo que no te dará nunca un correo electrónico gratuito tipo gmail.

Ahora bien, desde el punto de vista de la efectividad, y si lo que queremos es “domar” al correo electrónico, hay muchas ventajas en tener una sola bandeja de entrada.

Para lograrlo, hay varias opciones.

Eliminar o re-direccionar cuentas de correo

La primera opción siempre debe ser simplificar. Si tienes cuentas de correo que no usas, elimínalas.

Ahora, si prefieres tener un respaldo y quieres mantenerlas, puedes hacer un reenvío automático.

Por ejemplo, en mi caso uso una cuenta de gmail y otra de icloud. Me interesa tener cuenta en ambos ecosistemas. Una solución para simplificar es hacer un reenvío de una de ellas hacia la otra. Es decir, que todos los correos que me manden a la cuenta de icloud se reenvíen automáticamente a la cuenta de gmail (o al revés).

En los siguientes videos te explico cómo hacerlo de forma sencilla:

Usar una aplicación de correo electrónico

Una vez que hemos simplificado, y nos hemos quedado con las cuentas de correo imprescindibles, podemos reunirlas todas en una sola bandeja de entrada. ¿Cómo? Gracias a una aplicación de gestión de correo electrónico, también llamada “cliente” de correo electrónico. La mayoría de sistemas operativos, incluyendo los de los teléfonos móviles, cuentan con alguna aplicación de este tipo.

En Mac, por ejemplo, tienes la aplicación “Mail”. Una vez dentro de la aplicación, simplemente vamos añadiendo todas las cuentas de correo de las que disponemos.

Estas aplicaciones te facilitan muchísimo añadir tus cuentas de los servidores más comunes.

Si tienes una cuenta corporativa, solicita a la persona al cargo que te pase los datos necesarios para importar la cuenta a tu aplicación.

Si tienes una cuenta de correo propia, exporta los datos del servidor.

La gran ventaja de usar una aplicación de este tipo es que puedes añadir todas las cuentas de correo que quieras, y aún así, seguir teniendo una sola bandeja de entrada.

En el siguiente video puedes ver a qué me refiero:

Existen cientos de aplicaciones de gestión de correo electrónico. Para que realmente sea una opción efectiva, la aplicación que escojas debe ser multi-plataforma. Es decir, debe servir para diferentes dispositivos y plataformas. Además, debe sincronizarse correctamente.

*En la siguiente lección veremos que el requisito de “multi-plataforma” no es imprescindible, salvo excepciones.

Normalmente, la aplicación nativa (la que viene instalada con el sistema operativo), es suficiente, pero si quieres alternativas de calidad, aquí tienes una lista de algunas:

En la siguiente lección seguiremos trabajando con la bandeja de entrada única, y veremos cómo analizarla.

EJERCICIO 1: ¿Recuerdas la lista que hiciste en la lección anterior? Intenta eliminar las cuentas de correo que no uses, o bien haz un reenvío a una sola cuenta.

EJERCICIO 2: Instala en tu ordenador un cliente de correo electrónico, o usa el que tienes instalado por defecto. Añade todas las cuentas que necesites y verifica que todo funciona correctamente.

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