Cómo gestionar proyectos unipersonales o con equipos colaborativos

Gestionar un proyecto es algo complejo. Otros sistemas de productividad, como GTD tienen integrados los proyectos como parte del método. Sin embargo, en el método C.A.R., he querido poner aparte el tema de los proyectos un poco más complejos, entendiendo que hay muchos tipos distintos, y que dependiendo de su complejidad y necesidades, habrá soluciones diferentes.

Para la gestión de proyectos se han creado tanto metodologías como aplicaciones específicas.

En cuanto a metodologías, tenemos el manifiesto Agile, que envuelve a su vez varios sistemas, como Scrum, o Kanban, por mencionar las más conocidas.

Y en cuanto a aplicaciones, tenemos algunas muy interesantes, como las siguientes:

  • Trello: Ideal para proyectos sencillos con equipos no muy grandes (usa metodología KANBAN). El fallo que le veo es la sincronización con Google Calendar. Se podría lograr con IFTT o Zapier, pero sería unidireccional.
  • Asana: Ideal para gestionar muchos proyectos con varios equipos grandes. Mucho más completo, pero también más complejo de usar (usa metodología KANBAN, pero también tiene vista de tareas, calendario, o cronograma en la versión de pago). Tiene sincronización unidireccional con Google Calendar nativa, y hay trucos como projectbuddy para hacerlo bidireccional.
  • Coda.io: Es una especie de base de datos muy intuitiva, potente y totalmente versátil. Hace todo lo que hacen Trello y Asana y mucho más. Muy útil para gestionar proyectos por sus plantillas, como la del diagrama de Gantt (originalmente “carta de Adamiecki”). De las tres opciones, para mí, es sin duda, la mejor. Además, se sincroniza sin problema con Google Calendar y con Gmail. La pega es que requiere que diseñes lo que quieres según las necesidades y características del proyecto. Otra pega importante es que para disfrutar de la sincronización con Google y de otras funcionalidades bastante útiles, hay que pagar por una versión más completa.

Las tres aplicaciones (Trello, Asana y Coda.io), son multiplataforma, y tienen versión web-app.

Hay muchas aplicaciones más, como Ganttproject, de código libre, y que incluye dependencia entre tareas y el famoso diagrama de Gantt. Sin embargo, tiene algunas carencias, su usabilidad está limitada, y visualmente no es muy intuitiva.

De todas formas, las 3 herramientas más usadas actualmente son las mencionadas arriba, así que no me voy a complicar en este punto hablando de más aplicaciones, porque esto daría para un libro entero.


3 opciones para gestionar proyectos con el método C.A.R.

Algo a tener en cuenta es que, más allá del método en sí, en todo proyecto debe haber una documentación. Esta puede ser información adicional en los bloques que agendemos, checklists en notas, o documentos más complejos. Incluso se pueden usar aplicaciones específicas.

Además, esta documentación debe ser actualizable y estar totalmente accesible para todos los miembros del proyecto. Se pueden usar notas de Google Keep compartidas, o archivos en Drive, o bien alguna solución más avanzada.

En cuanto a la metodología, te doy 3 opciones, todas compatibles con el método C.A.R.:

PROYECTOS SENCILLOS:

Al hablar de proyectos sencillos nos referimos simplemente a tareas complejas que requieren de varios pasos. En muchos casos, la mejor solución es añadir los bloques de tiempo que sean necesarios en el calendario. Para este tipo de proyectos probablemente sería suficiente con incluir la información de referencia necesaria en esos mismos bloques.

PROYECTOS DE COMPLEJIDAD INTERMEDIA:

Cuando un proyecto no se puede agendar en bloques específicos, tenemos que buscar otra solución. Una opción es programar bloques de tiempo periódicos, según lo que queramos dedicar al proyecto. Por ejemplo, podríamos poner 2 horas a la semana, los sábados.

En estos bloques de tiempo nos dedicaríamos de lleno al proyecto, revisando la documentación de referencia.

Esta forma de gestionar el tiempo es ideal para proyectos unipersonales, o proyectos paralelos. Al dedicar un tiempo constante, el proyecto va avanzando de forma consistente.

PROYECTOS DE ALTA COMPLEJIDAD:

Hay proyectos en los que, por su complejidad, no se puede establecer un horario específico y/o periódico. Son proyectos en los que hay que delegar tareas, intercambiar información con otros equipos de trabajo, revisar datos, etc.

Una opción muy sencilla, siempre siguiendo la filosofía del método C.A.R., es establecer puntos de control del proyecto. Estos bloques de tiempo podrían ser únicos, o periódicos. Por ejemplo, se podría programar un punto de control del proyecto todos los lunes, o todos los días, una hora.

En esos bloques de tiempo no se trabajaría en el proyecto, sino que se analizaría su estado, y se establecerían bloques de tiempo más específicos, según necesidad, hasta el siguiente punto de control. Serían algo así como análisis de bandejas de entrada, solo que habría una única bandeja, que sería el proyecto en sí.

Imaginemos que, después de revisar la documentación, decidimos que hay que agendar una llamada a un cliente, una visita a otro, una reunión con el equipo, un tiempo para rediseñar la web del proyecto, y la elaboración de un informe. Lo que haríamos sería añadir todos esos bloques en el calendario. Finalmente, si no tenemos puntos de control periódicos, decidiríamos cuándo será el próximo. ¿Cuándo puedo revisar el proyecto de nuevo? ¿Mañana? ¿Dentro de una semana? ¿Dentro de 6 meses?


Creo que estas 3 opciones son suficientes para abarcar todo tipo de proyectos. La idea es aplicar una organización tipo pirámide, con los máximos responsables de los proyectos en la cúspide.

En el video, podrás ver cómo montar un proyecto que depende de varias personas.

Volver a: Curso de productividad personal C.A.R. > 6. Mejoras del sistema (Pablo Juárez del Dago Anaya)