Cómo analizar (y no revisar) las bandejas de entrada

Duración: 15 minutos|Dificultad: Media

Llegamos a un punto crítico en la gestión del correo electrónico: revisar las bandejas de entrada.

Muchos expertos aconsejan utilizar etiquetas, carpetas, marcas… Sin embargo, este tipo de procesos retrasan la ejecución. Cuando alguien te envía un correo, espera una acción por tu parte, no que clasifiques su correo o lo muevas de acá para allá. Por supuesto, lo que el emisor quiera no tiene que ser precisamente lo que te venga mejor a ti. Aún así, hay muchas ventajas en tomar acciones concretas para cada correo que recibas.

Quizá pienses que eso es perder el tiempo, pero piensa por un momento. Por mucho que clasifiques los correos, al final, tendrás que hacer algo con ellos. Así que perderás el doble de tiempo: primero clasificando, y después actuando.

Costumbres como “lo dejo en la bandeja de entrada y ya lo veré la próxima vez que abra el correo” son totalmente ineficaces y no hacen sino postergar la acción.

Durante años, busqué un proceso lo más simple posible, pero que no dejara de ser eficaz. Encontré 3 opciones para cada elemento de la bandeja de entrada:

  • Borrar
  • Archivar
  • Agendar

Así de simple. No hacen falta más opciones. Este flujo de trabajo está basado en el método de organización personal integral C.A.R.

Borrar

Lo que vamos a hacer para cada correo electrónico recibido es tomar una decisión. ¿Me sirve para algo este correo? ¿Sí? ¿No? Si la respuesta es no, bórralo sin contemplaciones. Guardarlo en una carpeta o mantenerlo en la bandeja de entrada solo consigue consumir recursos. Siguiendo la ilustración del buzón físico, es como si dejaras la basura que no sirve en el buzón, mezclada con la información que sí es importante para ti. ¿Te imaginas?

¿Y qué pasa si borraste y después necesitas esa información? No te preocupes. Al igual que sucede con la papelera física de tu escritorio, normalmente tienes un tiempo de recuperación.

Archivar

Es posible que el correo contenga información que no requiera ninguna acción por tu parte, pero que sí quieres guardar. Mi recomendación es que guardes lo mínimo posible, pero es decisión tuya. Bien. Si esa información es importante para ti, lo correcto es archivarla. ¿Dónde la archivarás?

Muchas personas tiran de etiquetas, carpetas, listas, todo, dentro del correo. Pero, ¿no sería más lógico guardar la información en un archivo? Realmente, el correo es un sistema de intercambio de mensajes. No se creo para ser un archivo. ¿Puede servir? Sí, igual que puedes apretar un tornillo con un cuchillo.

Mi recomendación aquí es que descargues la información que necesites y la guardes en un archivo o en una carpeta de tu ordenador / dispositivo. El documento generado debe tener un respaldo en la nube (Drive, dropbox, icloud…), de tal manera que puedas acceder a esa información siempre que lo necesites.

La información de tu archivo debe estar ordenada, pero sin llegar a extremos. Ten en cuenta que los sistemas de búsqueda actuales permiten encontrar archivos de forma mucho más rápida y fluida que si los buscas dentro de un complejo árbol de carpetas perfectamente organizado.

Eso sí, ten en cuenta dos puntos:

  • Primero, es importante que uses una buena nomenclatura. Una sencilla es poner la fecha empezando por el año, y separando año, mes y día con guiones. Después un nombre que especifique de qué trata el archivo. Por ejemplo: 2021-10-27-Lección 1 Curso gestión correo.pdf
  • Segundo, el archivo debe guardarse en una carpeta con el resto de archivos relacionados. Si lo que vas a descargar es una factura del servicio eléctrico, una vez nombrado el archivo, deberá ir en la carpeta correspondiente (Facturas/Electricidad). Este punto es importante porque, si en la búsqueda no localizas el archivo, siempre podrás ir a la carpeta correspondiente y encontrarlo.

Antes de archivar, piensa si no estás duplicando información. En el ejemplo de la factura eléctrica, pudiera ser que esa misma factura la tengas en la página web de tu compañía eléctrica, lista para descargar cuando necesites.

La pregunta aquí es: ¿realmente necesitas descargar esa factura? Y lo mismo con cualquier otra información.

¿Lo sabías?

Recuerda que toda la información que se encuentra en un mensaje es descargable. Incluso el propio mensaje. Puedes guardar el mensaje en tu dispositivo, hacer una captura de pantalla o imprimirlo como pdf. En los clientes de correo electrónico que se usan directamente en el navegador, también tienes una url para cada correo que puedes copiar.

Agendar

La tercera opción es agendar. Esto quiere decir que tendrás que decidir qué acción requiere ese correo, y cuándo la vas a ejecutar.

Si la acción requerida es muy rápida, puedes realizarla en el momento. Si no, programa uno o varios bloques de tiempo en tu calendario para asegurarte de que ese correo se atiende de forma correcta.

Pongamos un ejemplo. Imagina que recibes un correo de tu jefe pidiéndote un informe de las ventas del último año. En el correo te dice que lo necesita antes del viernes. ¿Qué acciones requiere este correo?

  • Elaborar el informe y mandárselo a tu jefe (tiempo aproximado: 1 hora)
  • Responder a tu jefe diciéndole que te pones con ello y que lo tendrá en una fecha específica (antes del viernes)

Lo primero que haríamos sería ir a nuestro calendario y programar un bloque de tiempo de 1 hora para elaborar el informe y mandarlo. Buscaremos un hueco que nos venga bien y que nos de garantías de que ese trabajo se hará.

Lo segundo será responder a nuestro jefe y decirle cuándo le enviaremos el informe.

Una vez realizadas las acciones rápidas (contestar el correo) y programadas el resto (elaborar el informe), ¿qué hacemos con ese correo? ¿Necesitamos algo más de ese correo? Lo cierto es que no, así que podemos borrarlo sin problema.

Así, el flujo de trabajo es: agendar y después, borrar o archivar (como vimos en el punto anterior).

Algunas personas usan aplicaciones de gestión de tareas y organizan allí todas las acciones que tienen que realizar. Es una opción en vez de agendar en tu calendario. Pero creo sinceramente que hay muchas ventajas en definir las acciones y programarlas teniendo en cuenta el factor tiempo.

*Si estás acostumbrado a usar gestores de tareas y prefieres establecer acciones en vez de agendar bloques de tiempo, adelante. La idea de esta 3ª opción (agendar) es que lo que se tenga que hacer, se haga. Soy partidario de colocar bloques de tiempo y prescindir de listas de tareas, pero comprendo que esta opción se sale del curso sobre gestión del correo. La decisión de cómo lo harás es totalmente tuya. En todo caso, el objetivo es que el mensaje recibido se convierta en acciones, archivos o en basura.

Resumen del flujo de trabajo

En resumen, los pasos a seguir serían los siguientes:

  • Abrimos la bandeja de entrada de nuestro correo
  • Nos centramos en un solo elemento de la bandeja de entrada (preferiblemente, de más antiguo a más reciente)
  • Abrimos ese mensaje y decidimos entre 3 opciones: borrar, archivar o agendar (y posteriormente, borrar o archivar)
  • Seguimos con el siguiente mensaje

De esta manera, estaremos analizando, y no simplemente revisando el correo electrónico. Una vez que terminemos de analizar nuestra bandeja de entrada, podremos cerrar la aplicación del correo sin remordimientos, sabiendo que está todo organizado y controlado.

En la siguiente lección veremos cuál es el objetivo al analizar la bandeja de entrada y alguna excepción.

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