Cómo adaptar el método C.A.R. a un equipo de trabajo

Una de las consultas más frecuentes que recibo, es si se puede usar el método C.A.R. en un entorno de trabajo. Después de alguna formación adaptada a empresas, he elaborado una adaptación estándar que es perfectamente válida para equipos de trabajo pequeños. Como te explico con más detalle en la lección «¿Puede aplicarse el método C.A.R. a un equipo de trabajo?», lo ideal es que cada trabajador reciba el curso de forma individual, más allá de las posibles adaptaciones del método. Además, debido a que cada empresa es distinta, y los equipos de trabajo varían mucho, lo ideal es estudiar cada caso. Si necesitas más información, no dudes en contactarme mediante el botón azul que tienes en la parte superior de la lección.

De todas formas, te dejo la adaptación estándar aquí abajo, por si te puede ser útil.

Adaptación del método C.A.R. a equipos de trabajo

Lo primero que hay que tener en cuenta es que cada miembro del equipo debe tener su propio capturador, su propio correo y su propio calendario de trabajo (diferente del suyo personal). Además, habrá un calendario para cuestiones comunes, al que tendrán acceso todos los miembros del equipo.

Lo ideal es que haya un administrador que tenga acceso a todos los calendarios de todos los miembros del equipo. Este administrador puede ser un superior o no. Depende de cada caso.

Mi recomendación es que todo esto se haga con una cuenta de Google para que todos funcionen de la misma manera.

Vamos a ver los tres pasos del método C.A.R. y qué modificaciones habría que hacer.

CAPTURAR

Mientras no haya nada nuevo, se van realizando los bloques que ya tenemos asignados en el calendario, uno después del otro. Ahora bien, a la misma vez que continuamos con nuestros procesos de trabajo, es posible que vayan surgiendo cosas nuevas a atender. ¿Cómo las incorporamos al sistema?

Primero, debemos diferenciar entre asuntos que hay que atender inmediatamente, y otros que se pueden posponer. Por poner un ejemplo, no podemos dejar a un cliente esperando a que le demos una cita, con la excusa de que ya hemos capturado la información. Probablemente debamos hacer ambas cosas. Primero, atender lo requerido (dar una cita), y segundo, capturar por si hubiera que realizar más acciones posteriormente.

Por otro lado, no todos los requerimientos que nos llegan nos pertenecen. Es posible que recibamos una llamada de teléfono, y la acción necesaria, y además, urgente, pertenezca a la responsabilidad de un compañero.

Así, teniendo en cuenta estas variaciones a la simple gestión personal, a la hora de atender nuevos elementos de trabajo, hay que diferenciar entre 4 opciones:

  1. Si es urgente, y me corresponde a mí, atiendo y capturo (se captura igualmente, porque aunque lo atendamos, es posible que se requieran más tareas no urgentes, que se verán en el análisis posterior).
  2. Si es urgente, y le corresponde a otro, se pasa la información en el momento, de forma verbal o por algún medio de mensajería instantáneo, como WhatsApp, Telegram, o Slack. Adicionalmente, se puede adjuntar más por información por mail o drive. Eso sí, sea cual sea el medio que usemos, hay que asegurarse de que la otra persona reciba la información lo antes posible. Después, será ella la que decidirá qué atender y qué capturar.
  3. Si no es urgente, y me corresponde a mí, simplemente capturo.
  4. Si no es urgente, y no me corresponde a mí, también capturo, ya que, durante en análisis veremos que es algo que no nos compete, y decidiremos a quién corresponde, y qué vía usaremos para mandar la información.

*Al hacerlo así, se consigue que no se pierda ninguna información, y que le llegue a quien corresponda. Si, al principio, sobre todo en el caso del administrador del grupo, no nos fiamos de que la tarea se haga por parte de la otra persona, podemos añadir un bloque de tiempo de revisar si una tarea se ha atendido, o no. No es lo ideal, pero podría servir al principio, hasta que el sistema esté implementado.

ANALIZAR

Si se han seguido los pasos correctos en las capturas, la fase de análisis no cambia mucho.

Seguimos teniendo 3 opciones:

  1. A la basura (si no sirve para nada)
  2. Archivo (en el correo, archivo físico, etc. )
  3. Agendo (en mi calendario / en el calendario en común)

* No agendamos en el calendario de otro miembro del equipo. De hecho, solo el administrador tiene acceso al resto de calendarios. Lo que hacemos, en la fase de captura, es pasar esa captura a quien corresponda. De esa manera, el que la recibe, al analizar, decide qué hacer y cómo hacerlo. Así se consigue que cada uno gestione su propio tiempo.

* Sería bueno tener un análisis de proyectos de equipo. El administrador podría revisar periódicamente cómo van los diferentes proyectos, y decidir no mandar tantas tareas, añadir más nuevas del proyecto, o tomar otras decisiones. Adicionalmente, se puede tener una reunión como equipo que sirva como análisis conjunto.

REVISAR

Al revisar, es importante recordar que, además de nuestro calendario de trabajo, debemos mirar el calendario en común, y el resto de calendarios al que se nos haya dado acceso.

Haremos las revisiones profundas, y las revisiones rápidas de la forma explicada en el curso. Además, como, evidentemente, estaremos en una jornada de trabajo, si no tenemos nada previsto, podemos adelantar otros bloques de tiempo posteriores, del mismo día, o de días siguientes. También podemos ayudar a otros miembros del equipo, o pedir más trabajo al administrador. Incluso, si la filosofía de la empresa lo permite, podríamos, sencillamente, dar por concluida la jornada sabiendo que hemos hecho todo lo que había que hacer.

*Aquí te dejo un esquema de los pasos a seguir:

Método C.A.R. para equipos de trabajo
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