Ventajas y desventajas de agrupar tareas del mismo tipo

¿Qué crees que es mejor? ¿Programar varias llamadas de teléfono para hacerlas una detrás de otra? ¿O hacer la llamada cuando tengas un hueco? Bueno, no es un dilema de vida o muerte, pero a los que nos gusta mejorar nuestro uso del tiempo, este tipo de cuestiones nos encantan.

Según muchos expertos, una de las técnicas que te permiten ahorrar tiempo es agrupar tareas del mismo tipo. Esta forma de trabajo tiene su versión en las grandes industrias, donde se llama producción por lotes.

Parece que trabajar así tiene sentido. Al fin y al cabo, agrupar tareas es organizar. Ponemos cada cosa en su sitio.

Por ejemplo, imagina que tienes una empresa que se dedica a pintar coches. Tienes 4 coches para pintar en color rojo, 4 en color verde, y 4 en color azul. Aunque los coches entraron en el taller en días distintos, lo óptimo sería pintar primero los de un color, y después los de otro color. ¿Por qué? Entre otras cosas, por el llamado «tiempo muerto» o de inactividad. Es ese tiempo en el que tienes que cambiar la pintura, la configuración, etc. A pesar de que algún cliente piense que es injusto que el coche rojo que llegó ayer salga antes que el suyo, que lleva 3 días esperando, para el taller será mucho más rentable trabajar así.

Ahora, imagina que no solo se trata de cambiar de pintura, sino de actividad. ¿No sería mejor terminar de pintar todos los coches, y después pasar a la fase de montaje de accesorios? Aparentemente sí. Aunque si conoces algo de este mundo, sabrás que no es del todo así.

¿Funciona igual en productividad personal? Pues muchos expertos creen que sí. Depende del estudio que leas te dirán unos tiempos u otros. Obviamente, dependerá del tipo de tarea, del momento del día, de la capacidad de la persona… Lo que está claro es que nuestro cerebro tarda un tiempo en cambiar de un tipo de actividad a otro. Este es el motivo por el que la multitarea es tremendamente ineficiente.

Aún así, si nos vamos a los matices, veremos que hay algunos puntos más a favor, y también otros en contra. Vamos al lío.

Ventajas de agrupar tareas del mismo tipo

• Ahorro de tiempo. Al no cambiar de actividad, no hay tiempos muertos o periodos de inactividad. No es lo mismo abrir el correo, gestionar un mail, cerrar el correo, volver a abrir el correo una hora más tarde, gestionar otro correo y cerrar el correo, que abrirlo una sola vez, gestionar los dos mensajes, y cerrarlo hasta mañana.
• Permite medir mejor el tiempo. Calcular cuánto tiempo perdiste haciendo llamadas de teléfono es complejo. Pero si programas todas tus llamadas en una franja horaria, sabes cuánto le dedicaste con mayor precisión.
• Alcanzamos mayor velocidad de trabajo. Cuando llevamos un rato trabajando, haciendo lo mismo, vamos ganando velocidad. Es como sellar cartas. No es lo mismo hacerlo una vez, y ponerte a otra cosa, que sellar 100 cartas a la vez. Cuando vas por la 50, no se te ven las manos de lo rápido que vas.
• Podemos mejorar un flujo de trabajo. Cuando realizamos una tarea de forma repetitiva, es bastante fácil detectar formas de mejora. Esto sucede sobre todo cuando la tarea tiene varios pasos.
• Mejora nuestro enfoque. Al realizar todas las tareas del mismo tipo en el mismo bloque de tiempo, lo marcamos como completado. No solo estamos enfocados durante el tiempo que estamos trabajando en esas actividades, sino que nos permite enfocarnos en otras tareas el resto del día. Ahora miro correos y me enfoco; después hago llamadas y me enfoco.

Desventajas de agrupar tareas del mismo tipo

• Aburrimiento. Sellar 100 sobres seguidos suena muy aburrido. Y ya sabemos que la motivación es un gran motor para la productividad. Si te pagan por hacerlo así, bueno, quizá no te quede más remedio. Pero en otros casos, quizá quieras dividir la tarea en varios bloques de tiempo, intercalando la actividad aburrida con otras más chachis.
• Agotamiento. El procesamiento por lotes tiene un coste. Pasada la media hora, sobre todo en tareas que exigen concentración, empezamos a cansarnos. Programar muchas tareas del mismo tipo, de tal manera que nos lleve horas, puede hacer que perdamos las ventajas de la técnica.
• Se dificulta la prioridad ajena. ¿Te acuerdas del cliente enfadado porque el coche rojo salió antes que el suyo? Pues lo mismo sucede aquí. Siguiendo con el ejemplo del correo electrónico, al agrupar las tareas, atenderás en un periodo corto de tiempo correos de hace un día y correos de hace un minuto. La persona que esperó un día puede pensar que no eres tan efectivo como tú crees.
• En tareas pequeñas y aisladas, puede perder el sentido. Imagina que te piden mandar un mensaje por Slack. No es algo que hagas con mucha frecuencia, y además te va a llevar un par de minutos. ¿Qué haces? ¿Programas esta tarea junto con otro mensaje que tendrás que mandar dentro de 10 días? No tiene sentido.
• Pierdes inmediatez. Al programar una tarea que podrías hacer ya, para un tiempo futuro, con el objetivo de juntarla con otras del mismo tipo, la pospones. En algunos casos no habrá inconveniente, pero en otros, puede ser mejor hacerla por separado para no retrasarla demasiado.

En resumen

Como se puede ver, hay pros y contras en agrupar tareas del mismo tipo. Dependerá mucho de factores como la urgencia de la tarea, la cantidad de tareas a realizar, los requerimientos ajenos, etc.

Aún así, la técnica funciona, y creo que, siempre que se pueda utilizar, nos ahorrará tiempo.

En mi caso, cuando hago el análisis de bandejas de entrada, decido dónde colocar las diferentes tareas a realizar. Cuando puedo, meto esas tareas en las notas de un bloque pre-existente. Otra opción que uso, sobre todo para tareas pequeñas es colocar el nuevo bloque en paralelo con otro. Por una cuestión de visibilidad, no programo bloques de menos de media hora. En muchos casos, tengo programadas tareas que me llevarán 10 o 15 minutos. Como el bloque es de media hora, tengo margen para poner algo más en el mismo bloque o en otro bloque en paralelo.

Resumiendo, creo que hay varias claves para agrupar tareas con efectividad:

• Conocer la técnica y entender sus ventajas e inconvenientes.
• Agrupar tareas pequeñas similares.
• Si son muchas tareas iguales, programar descansos o dividir el trabajo en varios periodos.
• Planificar y visualizar los resultados. El sentido común y la experiencia adquirida ayudarán mucho.

No tengo un manual para saber cuándo agrupar tareas es una buena idea y cuándo estaríamos perdiendo el tiempo. Eso sí, el método C.A.R. te ayuda al darte un flujo de trabajo compatible con agrupar tareas del mismo tipo.

Así que, ¿qué te parece? ¿por qué no lo pruebas y ves con los ojos de la experiencia los resultados?

*Imagen de cabecera: Andrzej Rembowski en Pixabay