Si has llegado a este artículo, doy por sentado que ya conoces qué es Time Blocking. Dicho muy muy rápido, Time Blocking es un sistema que te ayuda a organizarte al colocar todas tus tareas en bloques de tiempo en un calendario.
* Si quieres saber en profundidad qué es Time Blocking, te animo a que le eches un vistazo a este artículo: Time Blocking para organizar tu calendario y tu vida.
Esta forma de organización personal es contraria a muchos métodos de productividad, como el archiconocido GTD. En GTD se diferencia entre qué es una cita y qué es una tarea o acción. Solo las citas van en el calendario. El resto de acciones van en listas de tareas.
*Si quieres conocer mejor el sistema GTD, te invito a ver algunos artículos al respecto:
- Anotar todo (GTD parte 1)
- Qué es una cita y qué es una tarea (GTD parte 2)
- Las listas de tareas y los contextos (GTD parte 3)
- Aprende GTD pero no lo uses
- ¿Fechas subjetivas? Respétate un poco más
- Por qué no funcionan las listas de tareas
Otra cosa importante a tener en cuenta es que Time Blocking no es un sistema integral. No cubre todos los aspectos necesarios para organizarte la vida. Solo se enfoca en la parte de agendar tareas o citas en un calendario. Esto hace que sea bastante sencillo.
Dicho esto, vamos a ver cuáles son los PROS (ventajas) y las CONTRAS (inconvenientes) del Time Blocking.
Desde mi experiencia, Time Blocking tiene muchas ventajas y casi ningún inconveniente. De hecho, en la parte de CONTRAS, hablaré de los argumentos que se suelen usar en contra del Time Blocking, y los refutaré uno a uno. ¡Vamos allá!
Ventajas del Time Blocking
¿Cuáles son algunas ventajas del Time Blocking? ¿Por qué deberías plantearte usar esta técnica? Veamos…
– Permite planificar
Una de las ventajas del Time Blocking es que puedes programar y planificar citas y tareas en una fecha específica. De esta manera, en vez de reaccionar ante una situación, puedes decidir en qué momento será más conveniente realizar una acción.
Esto tiene mucho que ver con el cuadrante importante-urgente. Cuando se atienden las cosas importantes en los momentos idóneos, comienzan a desaparecer las urgencias, y se empieza a ver progreso real.
– Te permite controlar tu tiempo
Esta afirmación es un poco exagerada. En realidad, el tiempo no se puede controlar. Él avanza a su ritmo hagamos lo que hagamos. Por eso, lo más parecido a controlar el tiempo es decidir qué haremos en qué momento. Obviamente, no siempre cumpliremos nuestra planificación, pero como veremos después, esto no supone un problema.
– Tienes una visión general de cómo estás gastando tu tiempo
Para mí, esta es una de las grandes ventajas de tener todas tus acciones (citas y tareas) en un mismo sitio, ocupando bloques de tiempo. Con un simple vistazo, vas a ver en qué se te va el día. Además, puedes saber cuánto tardas en realizar una acción. También puedes decidir eliminar bloques de tiempo según haya necesidad. Esta es una de las pocas maneras que conozco de establecer cuáles son tus prioridades y qué sacrificios vas a tener que hacer para lograrlas.
– Es sencillo, rápido
Otra ventaja del Time Blocking es su enorme facilidad. Todo el mundo sabe lo que es un calendario. Todos sabemos qué los días tienen 24 horas. Además, desde pequeños se nos enseña a usar calendarios. Si usas un calendario digital, la facilidad de uso es tremenda. En pocos minutos aprendes a añadir un bloque, borrarlo, repetirlo, cambiarlo de color o agrandarlo y achicarlo.
Además, es rápido. Puedes añadir acciones en segundos, y modificar tu horario habitual en unos pocos cliks.
– Ventajas «digitales»
Otra gran ventaja es la versatilidad que te dan los calendarios digitales. Puedes, por ejemplo, compartir un calendario, poner varios administradores, añadir bloques repetitivos solo el tercer miércoles de cada mes de septiembre, priorizar por áreas o colores, añadir alarmas, ubicaciones GPS… La cantidad de usos que se le puede dar a un calendario digital es enorme.
– No depende de una app concreta
Por último, una ventaja importante del Time Blocking es que no depende de una aplicación en particular. Puedes usar un calendario en papel, si quieres. No es lo mejor, pero depende de cada caso. Hay personas que usan un calendario de pared de gran tamaño con rotuladores de tinta borrable. También puedes poner tu calendario digital en un proveedor virtual, como Google, Apple, o Microsoft. Todas estas plataformas permiten el acceso al calendario a cientos de aplicaciones.
Desventajas del Time Blocking
Hasta ahora hemos visto un montón de ventajas, y seguro que se me quedó alguna. Así que la pregunta ahora es: ¿tiene el Time Blocking desventajas? Para mí, solo una. La explicaré al final. Sí hay supuestas desventajas, pero como podrás ver, todas tienen solución. ¡Vamos allá!
– Es muy rígido
Algunas personas dicen que Time Blocking es muy rígido. Que eso de tener cada minuto de tu vida planificado te roba libertad. Pero en realidad Time Blocking no requiere tanta planificación. Muchos usuarios de esta técnica ponen bloques de tiempo libre. Otra buena costumbre es poner tiempo de más en las acciones para dejar margen de maniobra y periodos de descanso al cambiar de actividad. También puedes dejar todo el tiempo que quieras sin ningún bloque. Eso depende de ti. Además, puedes cambiar de tamaño o mover los bloques de tiempo siempre que quieras.
– No me permite elegir qué acción quiero realizar
Esta es otra afirmación que suelen hacer los que no son partidarios de usar Time Blocking. Pero creo que es al revés. Si dejamos que nuestro cerebro elija entre varias opciones, ¿qué crees que hará? ¿Lo más fácil o lo más importante? Sin embargo, cuando somos nosotros los que decidimos cuándo haremos algo, tenemos en cuenta nuestros cronotipos, el entorno en el que estaremos, y un montón de factores más. Así, cuando llegue ese momento, simplemente tenemos que hacer lo que está puesto en el calendario.
¿Que ha surgido algo y no es posible? No pasa nada, movemos el bloque. ¿Que no tenemos ganas? Mal hecho, pero también podemos mover ese bloque a otro momento.
– Me agobia ver el calendario lleno
En este punto voy a ser muy claro. Ok, lo entiendo. Pero lo que te debería agobiar no es el calendario, sino tu estilo de vida. El único problema aquí es que el calendario te está recordando lo mal que manejas tu tiempo. Así que en vez de enfadarte con Time Blocking, dale las gracias y haz los cambios que sean necesarios.
– No me gusta tener herramientas digitales
Aquí, de nuevo, Time Blocking no tiene nada que ver. Time Blocking es una técnica. Tú decides cómo la implementas. De entrada, si no te gustan las aplicaciones digitales, creo que tienes un problema. Cuanto antes te acostumbres, mejor. No soy partidario de seguir usando lápiz y papel cuando existen métodos mejores. Ahora bien, si lo prefieres, puedes usar un calendario en papel para tu Time Blocking. No hay problema.
Time Blocking no es un método de organización personal
Hemos visto las ventajas y las supuestas desventajas del Time Blocking. Pero me he dejado una atrás a propósito. En realidad, sí que hay una desventaja: Time Blocking no es un método integral.
¿Qué quiero decir con esto? Pues que como técnica, es genial, pero no te va a servir para ordenar tu vida al completo. Falta algo.
Por ejemplo, ¿cómo gestionas el correo electrónico? ¿cómo haces para que no se te olviden las ideas que se te ocurren? ¿cómo decides qué bloques de tiempo colocarás en el calendario? Time Blocking no responde por sí solo a estas preguntas y a otras más.
Por eso creo que le hace falta un método que lo integre. Y por eso, en el método C.A.R. he hecho precisamente eso. Time Blocking es solo la conclusión del proceso que te ayuda a organizar y ordenar todas las áreas de tu vida, todas las entradas de información. En el método C.A.R. hay una serie de pasos a seguir antes de colocar los diferentes bloques, así como una metodología para hacerlo. Esta es una de las razones por las que el método C.A.R. es tan potente. ¿Por qué no le echas un vistazo?
En resumen, Time Blocking es una de esas cosas que, cuando la aprendes, te cambia significativamente la vida. Empleado con inteligencia y sin irse a los extremos, es una herramienta excepcional para «controlar» el tiempo.
¿Qué te ha parecido esta lista de pros y contras del Time Blocking? ¿Se te ocurre algún punto a incluir? ¿Tienes alguna duda? Quedo a tu entera disposición. ¡Un saludito!
