Uno de los recursos de efectividad y productividad personal más comunes es una lista de tareas. Durante un tiempo, las listas de tareas alcanzaron mucha fama dentro del mundo de la organización personal, y llegaron a ser parte fundamenta de muchos métodos de organización personal. Sin embargo, también hay quien piensa que las listas de tareas no funcionan. O por lo menos, no tanto como creemos. ¿A qué es debido?
Evidentemente, las listas de tareas (to-do list) tienen muchas cosas buenas. Su objetivo inicial es guardar información con cierto orden. Además, liberan de datos de nuestra memoria.
Hablando de memoria, me viene a la cabeza una de las frasecitas de mi suegro. Siempre que había que hacer algo, me preguntaba si lo había apuntado en la “tonta” o en la “lista”, haciendo referencia a la memoria (la tonta), o la información mucho más fiable de una lista.
En vista de la utilidad de las listas de tareas, se han creado infinidad de aplicaciones con el único objetivo de escribir secuencias de información en filas. Algunas de estas aplicaciones tienen muchísimas opciones y alcanzan una complejidad enorme.
Algunas carencias de las listas de tareas
Sin embargo, de cara a un sistema de productividad, hay que tener en cuenta que las listas de tareas también tienen algunas carencias.
Esto se acentúa a medida que las necesidades en lo relativo a la efectividad y productividad personal van aumentando, casi proporcionalmente al ritmo en que nuestra capacidad de atención y de trabajo va disminuyendo.
Por ejemplo, piensa en los siguientes puntos “flacos” de las listas de tareas:
- A menos opciones, más fácil es la decisión. Una lista de tareas tiene, normalmente, muchas opciones.
- Al contener muchos elementos, corres el riesgo de perder tiempo. Cada vez que revisas una lista de tareas, sobre todo si esta no está ordenada por prioridades o contextos, dedicas tiempo a visualizar toda la lista. Aunque sea una cantidad pequeña, esto consume tiempo, y resta efectividad.
- No suelen estar ordenadas por prioridad. Se puede lograr (sobre todo en entornos digitales), pero hay que tener en cuenta que las prioridades cambian dependiendo del momento del día, el lugar donde estemos o las herramientas de las que disponemos. (El concepto de “contextos” intenta solucionar este problema en GTD)
- No se les asigna una fecha en la que se puede iniciar, cuánto tiempo hace falta para llevarlas a cabo, o cuál es la fecha límite para finalizarlas. Hay también formas de arreglar esto, pero van complicando el sistema. Por ejemplo, una opción es realizar una lista de tareas del día. Aparentemente es un método muy eficaz. Pero la pregunta es… ¿de dónde sacas la lista de tareas del día? Probablemente de listas de tareas comunes, con lo cual, esta solución no elimina la cantidad de listas de tareas, sino que la amplía. Otra solución es asignar alarmas o recordatorios a una tarea, cosa que las diferentes aplicaciones permiten. El problema aquí es que pasamos a ser reactivos, en vez de proactivos. Dependemos de que una alarma nos avise de lo que hay que hacer. Además, si vamos a poner una tarea dentro de una lista para que después nos la recuerde una alarma en un día y hora concretos… ¿no es más lógico colocar esa tarea en el calendario y ahorrarnos un montón de pasos?
- Al cerebro le encanta dar por concluido algo (tachar de una lista). Es muy difícil resistir la tentación de realizar las tareas más simples, cuando en realidad, lo más efectivo suele ser hacer lo más difícil en primer lugar.
- El acceso a las listas de tareas requiere de cierta planificación, y no es muy ágil, sobre todo si tenemos muchas listas. Hay que ordenarlas, tenerlas a mano, y si hemos separado por contextos, fechas, pendientes… etc. puede ser un verdadero engorro encontrar todo eso.
- Las listas de tareas no suelen contener información adicional, como enlaces, documentos adjuntos, o fotos. Esto haría que la lista dejara de ser efectiva debido a su formato. Lo más lógico es que sean texto simple.
¿Son efectivas las listas de tareas?
Como ves, las listas de tareas presentan algunos problemas. Por eso, desde mi punto de vista, tener listas de tareas sin más, no solo no es efectivo, sino que además, puede producir bastante frustración al comprobar que las listas van engordando, y que las tareas se van acumulando sin hacer.
En muchos casos, las listas de tareas dan de comer a la procrastrinación. A medida que las listas de tareas dejaron de ser tan populares, muchos autores empezaron a darse cuenta que las listas de tareas son listas de cosas que nunca harás.
Cuando una lista de tareas no se convierte en acciones resulta ser un «mamotreto» (segunda acepción). O en otras palabras, un estorbo.
¿Hay solución para los problemas de las listas de tareas?
Para que las listas de tareas funcionen debes tener una gestión que solucione los problemas mencionados anteriormente. En este sentido, GTD consigue un nivel de efectividad sobresaliente. Aún así, siendo honestos, para lograrlo, consume bastantes recursos, ya que debemos dedicar un tiempo para ordenar (y mantener ordenadas) nuestras listas de tareas. Si quieres más información al respecto, puedes ver el artículo: “Aprende GTD aunque no lo uses”.
En vista de todo esto, decidí ya hace bastante tiempo buscar la forma de prescindir de las listas de tareas, manteniendo solo los checking de procedimiento, y listas de la compra o similares.
Al desarrollar el método C.A.R., una de las premisas era no usar listas de tareas. Después de diferentes pruebas, al final, encontré la manera: Time blocking. Toda la información está colocada en un momento dado del tiempo, con un tiempo asignado, accesible desde un mismo sitio, como tareas individuales, y con la información adjunta que sea necesaria.
Es posible que esta forma de trabajar pueda parecer simplista para algunos, pero también se puede ver al revés. A muchos les puede parecer que organizar correctamente las diferentes listas de tareas es demasiado complicado. En mi caso, después de haber probado bastantes métodos, me quedo con lo simple (KISS: Keep it simple, stupid).
No solo creo que lo simple es más efectivo, sino que además, lo hace más accesible para muchas personas que no quieren dedicar mucho tiempo a aprender o desarrollar métodos de organización.
¿Y tú? ¿Qué piensas? ¿Crees que las listas de tareas siguen siendo efectivas?
No valores el trabajo hasta que acabe el día y la tarea esté hecha
Elizabeth Barrett Browning
