¿Cuántas aplicaciones de la categoría «productividad» has probado? Yo unas cuantas. Aunque siendo sincero, hace tiempo que ya no sigo el ritmo de explorador que tenía antes.
Y es que el mundo de las app de productividad es excitante. La cantidad de aplicaciones así como el desarrollo frenético de las mismas está en una espiral de mejora continua.
Mientras, nosotros parecemos alegres conejillos que corretean sufriendo el síndrome del objeto reluciente. «Huy, mira. Otra nueva app. Voy a por ella». «Espera espera que la app x ha sacado nueva actualización. Ahora es la bomba». «¡A por ella!»
Si tú también disfrutas de probar una nueva aplicación que promete mejorar tu vida, sabrás de lo que hablo.
El negocio de las apps de productividad
Hice una prueba desde mi ipad, y casi acabo atrapado. Arriba había títulos como «IMPRESCINDIBLES» – «DESTACADO» – «APRENDE ALGO NUEVO», y más abajo, todavía peor: «APPS IMPRESCINDIBLES” (por lo visto más imprescindibles todavía) – «SALUD DE LA CABEZA A LOS PIES» – «APPS PARA PROFESIONALES» (cómo me conoces, ladrón).
Y llegué a la categoría estrella: Productividad
Bear, Things 3, Evernote (uff), Doodle, Ulysses, To Do, Todoist, Nirvana, Asana, OmniFocus 3, FacileThings 3 (¿Por qué todos van por el 3?), TickTick, Trello, Nozbe…
Es un mundo fascinante. Y entiendo las razones que hay detrás. Queremos mejorar nuestra organización, tener más tiempo para vivir la vida, tomarnos la pastillita mágica que nos quite el estrés y nos haga supermáquinas de la productividad.
En busca de la aplicación perfecta, exploramos las diferentes pistas en el mapa como si fuésemos Indiana Jones en busca del arca perdida. Pero… un momento. ¿Es realmente este el camino?
Resulta que las aplicaciones no son arcas perdidas. Con una simple búsqueda las encuentras. Es más, como el algoritmo se haga amigo tuyo, detectará tus puntos flacos y te ofrecerá los caramelitos que más te gustan.
Claro, cada app va con regalo. Puede venir en forma de suscripción recurrente (total, son unos pocos euros), o en forma de pago único (casi no quedan de estas; ya saben dónde está el negocio). Esto no debería ser un problema. Nadie pretende descargarse una app gratis y que realmente sirva para algo, ¿verdad?
Problemas de «implementación»
Pero hay otra pega. Cada vez que estrenas app, te toca escalar la curva de aprendizaje. Además, habrá que traspasar toda la info que ya tenías perfectamente ordenada en esa aplicación que decías que como esa ninguna. Claro, las apps no son amantes de facilitarte la migración. Así que, ¡ánimo!
Bien, no pasa nada. Por fin tenemos todo en marcha, cuando… Uy, ¡qué pena! Le falta sincronización con mi cuenta del servicio no se qué… Y, ahora que lo veo, ¡tampoco me permite poner el color lila en las tareas recurrentes! ¡Con lo mucho que me gustaba! Estoy tentado a volver a … Aunque han dicho en el grupo de «soyelmásproductivo» que han sacado una nueva app que tiene justo lo que busco. No sé. Déjame probar las dos.
¿No te parece extraño? Por más que la ciencia avanza, en una era donde puedes reservar un asiento con Jeff Bezos y darte un paseo espacial, y después anularlo todo por problemas de agenda, resulta que todavía nadie ha encontrado la app de productividad perfecta. Parece que siempre le falta un detallito.
Perdón, casi me olvido. Estábamos hablando de productividad personal, ¿verdad? Bueno, yo prefiero usar la palabra efectividad. Pero da igual. Sabemos de qué se trata. Es eso que consiste en hacer algo, y hacerlo bien.
Hasta qué punto son efectivas las apps de productividad
Y aquí viene la pregunta que estabas esperando. ¿Sirven las aplicaciones de productividad para ser productivos? Mi respuesta es… DEPENDE (ME INCLINO MÁS POR «NORMALMENTE NO»). Y hay varias columnas para sustentar esto:
- Ninguna aplicación te va a convertir en un ser super productivo por sí sola.
- Aunque fueras el mayor experto del mundo en aplicaciones de productividad, seguirías teniendo que hacer cosas. Muchas cosas.
- Conozco personas muy productivas que cuando oyen la palabra «procrastinar» dicen: «pro ¿qué?». Tampoco saben lo que es To-Do ni se han descargado Evernote (uff). Este tipo de personas tienen alergia a los dispositivos electrónicos. Y sí, siguen siendo muy productivos.
- El tiempo empleado en elegir una app, aprender a usarla, usarla, ajustarla, actualizarla (y no nos hemos olvidado, conseguir el dinero para pagarla), puede resultar ser inferior al que te hace ganar.
- El objetivo de los creadores de las aplicaciones de productividad no es que seas más productivo. Sí, has leído bien. Su objetivo principal es que les pagues. La mayoría, que lo hagas cada cierto tiempo. Si consiguieran mejorar tu productividad a la primera y de forma permanente, adiós negocio.
- Cuantos más cambios de aplicación realices, menor ganancia de tiempo hay. Sí, obviamente hay aplicaciones mejores que otras. Al menos en alguna de sus muchas versiones. Unas dan unas funcionalidades, otras dan otras. Algunas se llevan bien con el iPad, pero muy mal con Android, y a rachas con Windows 10. Cada cierto tiempo suelen cambiarse los papeles. Sin embargo, las mayores ganancias de tiempo no suelen depender de las funciones más específicas, sino del proceso general.
No pienses que soy un anti-apps. Ahora mismo estoy usando un aparato conectado a internet para publicar esto. No vivo en una cueva (todavía). Me gusta la tecnología. Aunque todavía me gusta más que trabaje para mí. El tema es que hace tiempo que llegué a una conclusión. Para ser productivos, hace falta algo distinto.
El argumento del peluquero
Todos los meses voy a cortarme el pelo a un pequeño local. El peluquero es una especie de anti-yo. Su forma de hablar, su «estilo», es totalmente contrario a mí. Creo que no soy su cliente típico. Te extrañaría verme allí. Pero es buen peluquero. Ambos nos respetamos y nos hemos cogido aprecio. Sobre todo, me gusta su velocidad y la calidad al cortar el pelo. Además, nunca me ha movido la cabeza a la fuerza. Tiene un sistema de organización muy sencillo. Anota en una agenda de papel tu próxima cita. Claro, yo lo «capturo» en mi app porque suena más cool. En verdad, es lo mismo. Ese día anotado nos volvemos a ver.
Una vez le pregunté: ¿cuántos clientes necesitas al día para ganar tu sueldo? Su respuesta fue inmediata. ¡Realmente sabe lo que hace! En otra ocasión le pregunté: ¿Qué es para ti más importante? ¿Las herramientas? ¿O la forma de cortar el pelo? (el método). Por unos segundos, paró sus tijeras. Esto fue bastante extraño, porque nunca dejas de oír ese sonido cerca de tus orejas. Pensó, y respondió: «El método. Las herramientas aumentan la velocidad, pero si eres mal peluquero, por más herramientas que tengas, seguirás siendo mal peluquero». El sonido volvió.
Creo que este razonamiento se repite en muchos sitios. También en la productividad. Estoy convencido de que el secreto para ser alguien efectivo está en el método, no en las herramientas. Las herramientas ayudan, solo cuando ya eras productivo antes de encontrarlas. Si realmente quieres subir de nivel y conseguir lo que te propones sin estrés, debes entender de qué va la productividad. ¿Cómo se prioriza una tarea? ¿Cómo funcionan los estados de energía? ¿Cómo funciona la memoria humana?
Lo ideal sería realizar tu propia investigación, aún con el riesgo de reinventar la rueda. También puedes crear tu propio método a base de prueba y error. Por ejemplo, esas personas con alergia a la tecnología tienen un método, lo que ocurre es que todavía no lo saben. Y no se te ocurra decírselo, porque huirían como si hubiesen visto a Godzilla.
Otra opción que te hará ahorrar tiempo es confiar en personas que ya han desarrollado sus propias metodologías, aprender los pasos, y seguirlos. Estamos hablando del sistema original de aprendizaje humano: imitación. Si funciona en otro, quizá también te vaya bien a ti.
Sea como sea, lo que todavía no toca es volverte loco buscando la app perfecta. Eso viene después, si es que viene.
Requisitos básicos de una buena app de productividad
Por experiencia propia, te puedo asegurar que la herramienta te echa una mano, pero no es lo más importante. Llevo años usando un método integral de organización personal con tan solo 2 aplicaciones: una para notas, y otra para el calendario. En ambos casos, busco lo siguiente en esas apps:
- Que sea simple
- Que haga lo que necesito que haga (básicamente tomar notas y poner bloques en el calendario)
- Que funcione en todos mis dispositivos
- Que se sincronice correctamente
- ¿He dicho ya que sea simple?
Mi elección fue Google Keep, y Google Calendar. (Graaatiiiis. Aplausos)
Ya no me deslumbran los objetos relucientes. Hace ya años que me da exactamente igual si la app de turno tiene ahora compatibilidad con no se qué función. A veces, saco la cabeza y curioseo un poco, pero en general, la cantidad de tiempo que invierto en las herramientas es casi inexistente. Simplemente, funcionan a mis órdenes, no al revés.
Claro, otras metodologías pueden requerir otro tipo de aplicaciones.
Y por supuesto, también tienes derecho a ser un fanático de las aplicaciones, y hasta puede que te guste dedicar tu tiempo a probar funcionalidades y modificar los formatos. Si lo disfrutas, genial. Hay gente con gustos mucho más raros que eso. Incluso puedes escribir un blog sobre aplicaciones, y poner referidos o publicidad, y ganarte unos euros. Ahora, dudo mucho que eso, por sí solo, te lleve a ser más productivo.
La clave de la productividad
Insisto. La clave para ser más productivo, para ganar tiempo y disfrutar un poquito más de la vida libre de estrés no está en la app perfecta, sino en que hagas las cosas correctas, y las hagas bien. Y para eso, es vital que tengas un método. Una serie de pasos que repitas una y otra vez. ¿Me llegó un correo? Paso 1, paso 2, paso 3, y finalmente, realizo la acción. ¿Se me ocurrió una idea genial? Paso 1, paso 2, paso 3, y finalmente, realizo la acción. Y así con todo lo que entre en tu vida.
Obvio. Esto no es fácil. Al menos al principio. Al menos no tanto como tocar una pantalla y descargar la app de moda. Pero créeme, hay algo mucho mejor que buscar el arca perdida: haberla encontrado.
¿O quizá no?
*Imagen de cabecera: Gerd Altmann en Pixabay
