Manteniendo los contenedores de captura a raya

¿Cuántos contenedores de captura tienes? Seguro que muchos, aunque te suene a chino (si eres chino, a árabe…).

Todos los sistemas de productividad personal coinciden en la necesidad de reducir los contenedores de captura.

*Concepto de captura: agarrar cualquier idea o dato que llegue a nosotros.

¿Por qué capturar? Confiar en la memoria es una mala idea. Te acordarás cuando no te haga falta. Para no sufrir del «se me olvidó» es mejor capturar.

Yo diferencio entre capturas ajenas y capturas propias. Las ajenas son la información que es capturada de forma automática, sin que intervengamos nosotros (ej.: correo electrónico). Las propias son las que realizamos nosotros (ej.: tomar una nota).

Reducir las vías no es esencial. El problema no es tanto por dónde nos entra la información, sino si somos capaces de capturarla correctamente (y procesarla después). No pasa nada por tener correo, telegram y buzón de correos. Decir «solo tengo buzón de correos y punto» es limitar información que podría ser valiosa para ti.

Reducir la cantidad de contenedores del mismo tipo sí es importante.

Ejemplos:

  • Correo electrónico. ¿Cuántas cuentas tienes? Mucha gente ni lo sabe. ¿Son todas necesarias? ¿Podrías hacer una redirección permanente y librarte de alguna? ¿Podrías eliminar una o varias cuentas?
  • Mensajería. Telegram, whatsapp, slack, sms… ¿Podrías decidirte por una?
  • Redes sociales y sus mensajes directos. Mi propuesta es ninguna, pero si decides tener, piensa… ¿las necesitas todas?
  • Calendarios. No solo papel / digital. ¿Cuántos tienes en google? Yo tengo uno solo + uno compartido con la familia.
  • Papeleo. ¿Dónde van los papeles que te llegan por el buzón de correos, o los tickets que te dan para registrarlos? Algunas personas usan una bandeja física. Yo uso un espacio en la mesa para eso.
  • Tareas (no son estrictamente capturas, pero muchos se saltan el proceso de análisis de bandejas de entrada y pasan directamente a tareas). Keep, Post-its, libretas, audios, mensajes… app de tareas (incluso más de una). Yo tengo todas las tareas en el calendario, a excepción de algunas que están incluidas en proyectos más amplios o en checklists.
  • Notas (referencias archivadas tampoco son capturas, o no debería ser. Yo prefiero procesar las capturas y transformar en notas si hace falta). En mi caso, solo hay notas en keep hasta la próxima revisión.
  • Otros contenedores.

Algunas personas reenvian mensajes de un contenedor a otro, pero en general, esto es una pérdida de tiempo y duplica operaciones. Es mejor acudir a cada contenedor y revisar lo que hay allí.

La idea es reducir los contenedores. Un gestor de correo electrónico te permite unificar varias cuentas de correo. Una app de calendario te permite gestionar varios calendarios fácilmente. En otros casos, es mejor simplificar.

El punto es tomarte un tiempo para definir cuáles son tus bandejas de entrada y así tenerlas controladas.

A la hora de revisar tus bandejas de entrada, ganarás tiempo y enfoque. Sobre todo, no perderás información que podría ser (o no), valiosa para ti.