La lista más completa de métodos de organización personal

Una parte fundamental del desarrollo personal es contar con un método de organización. Inevitablemente, muchas personas llegan a elaborar el suyo propio: una serie de pasos y procesos que repiten a lo largo del tiempo. En ocasiones, esta «metodología» es simplemente el resultado inconsciente de la inercia del trabajo diario. Otras personas aprenden métodos elaborados de forma más consciente por expertos en productividad.

Este artículo es un listado de todos los métodos de organización personal que conozco. Incluiré un pequeño resumen, así como enlaces a la metodología o a algún artículo más completo.

Repasar los diferentes tipos y métodos de organización es un ejercicio interesante, que amplía el horizonte del mundo de la productividad y la efectividad personal, muchas veces sesgado y limitado a uno o dos métodos conocidos. Además, permite ver las estrategias básicas que comparten todos los métodos más utilizados.

Diferencias entre métodos integrales y no integrales

Antes de comenzar el listado, me gustaría diferenciar entre dos tipos de metodología personal.

  • Un método integral es el que cubre todo aspecto de la vida, llegando a integrarse totalmente en todas las rutinas. Una característica mínima para considerar un método como integral es que tenga en cuenta la fase de captura de información, y no solo el procesamiento de la misma. La mayoría de los métodos cubren solo una parte o área, y solo unos pocos son totalmente integrales.
  • Por otro lado, existen técnicas, es decir, trucos o atajos para hacer algo de mejor manera. No las consideraría metodologías, sino más bien recursos que pueden ser usados de forma independiente al método de organización, o que incluso forman parte del mismo. Algunos ejemplos son la técnica pomodoro, la regla de Pareto, o TimeBoxing.

Otros puntos a tener en cuenta sobre las diferentes metodologías

Otro punto a tener en cuenta es que algunos métodos requieren de aplicaciones específicas, o del uso de papel y lápiz, mientras que otros son totalmente adaptables.

En el listado he incluido varios planificadores en español que, aún sin llegar a ser metodologías específicas, incluyen técnicas de productividad y permiten al usuario organizarse de forma bastante completa. Podríamos decir que los planificadores te «obligan» a seguir un método casi sin que te des cuenta. Personalmente creo que es mucho más potente al mismo tiempo que versátil un método que defina una serie de pasos a seguir, pero para usuarios con necesidades básicas, un planificador de calidad podría ser suficiente. Otra opción perfectamente válida sería usar un método y simultáneamente, un planificador.

Algunos métodos del listado tienen una amplia difusión exclusivamente en inglés, siendo necesario algo de esfuerzo adicional por parte de los que no dominamos el inglés para llegar a una comprensión y ejecución correcta del método. Otra dificultad en el entendimiento de algunos métodos es que algunos muestran muy poca información previa de su funcionamiento. Esto se complica si además, no hay versión gratuita ni artículos externos explicativos. Al ser de pago y no contar con una explicación extractada, solo puedes comprender el esquema general adquiriendo el curso o comprando el libro del autor.

Formaciones artesanas

Por otro lado, existen formaciones adaptables o «artesanas», normalmente con un coste bastante más elevado que el de un curso y frecuentemente orientadas al ámbito empresarial, en las que los formadores, que tienen amplios conocimientos de las diferentes metodologías y técnicas, adaptan estas a los alumnos y equipos de trabajo de forma personalizada. Algunos ejemplos son las formaciones de KENSO, Depro consultores, o José María Villarmea.

Personalmente, me inclino por la simplicidad, cada vez más necesaria en un mundo lleno de ruido y con las capacidades cognitivas promedio del ser humano en mínimos históricos. Por eso creo que, de todo el listado, el método integral más sencillo es el método C.A.R. Hay otros métodos muy simples y eficaces, pero, al no ser integrales, no logran resultados significativos ni te liberan del estrés producido por el descontrol de la información. Otros métodos integrales son extremadamente complejos, y requieren de una alta inversión en tiempo y recursos. Además, algunas metodologías tienen un precio comparativamente alto, incluso para economías consistentes como las habituales en el mercado español, haciendo prohibitiva su adquisición por personas con pocos recursos económicos.

Una última observación. El listado no tiene un orden concreto, ni por importancia, ni por orden alfabético, ni fecha… Simplemente es un compendio de métodos. Cada persona decidirá cuál le puede interesar más.

Lista de métodos de organización personal

Comenzamos con este listado o compendio de métodos de organización personal:

*Si conoces algún método que no esté en el listado, házmelo saber y lo incluiré en el artículo. Así mismo, es posible que algún enlace, dato o explicación sea erróneo o esté incompleto. Por favor, no dudes en decirlo en los comentarios para actualizar el artículo.

Método C.A.R.

  • Autor: Jaír Amores
  • ¿Método integral?:
  • Resumen y comentarios del método: Consta de 3 pasos: Capturar, Analizar y Revisar. El método se caracteriza por su simplicidad y adaptabilidad. Es uno de los pocos, si no el único método conocido que, siendo integral, prescinde totalmente de listas de tareas y visualiza todas las acciones en el calendario.

GTD (Getting things done)

  • Autor: David Allen
  • ¿Método integral?:
  • Resumen y comentarios del método: Tiene 5 principios (Recopilar, procesar, organizar, revisar, hacer). Las acciones posibles o futuras se organizan en listas de tareas; en el caso de las acciones próximas, según contextos. Es un método cerrado, consistente, y muy eficaz. Sin embargo, su dificultad para aprender y mantener en marcha desanima a muchas personas.

ZTD (Zen to done)

  • Autor: Leo Babauta
  • ¿Método integral?:
  • Resumen y comentarios del método: Es una versión simplificada de GTD, aunque en la práctica, no parece tan simple.

Bullet Journal (BuJo)

  • Autor: Ryder Carroll
  • ¿Método integral?: No
  • Resumen y comentarios del método: Para aplicar el método se usa habitualmente un cuaderno que consta de índice, registros, colecciones y migración. Se utilizan símbolos y viñetas para simplificar.

Focus 360

  • Autor: Luis X González
  • ¿Método integral?:
  • Resumen y comentarios del método: Es una mezcla entre GTD y Timeblocking, que rescata lo mejor de ambas filosofías. Recomienda la app TickTick como gestor de tareas, y tiene plantillas para su uso. Los 3 pasos del método son capturar, organizar y ejecutar.

Strikethru

  • Autor: Chris Kyle
  • ¿Método integral?:
  • Resumen y comentarios del método: Es una mezcla entre Bullet Journal y GTD. Se usa con un cuaderno dividido en varios apartados: DUMP (Cajón desastre), LIVE LIST (tareas para fechas concretas, con un máximo de 9 diarias), y VAULT (para proyectos).

Autofocus (AF4)

  • Autor: Mark Forster
  • ¿Método integral?: No
  • Resumen y comentarios del método: Tal como el autofocus de una cámara ayuda a enfocar, este método te ayuda a avanzar en tus tareas. Es bastante sencillo y se puede poner en marcha con una libreta y un bolígrafo. Tiene una lista de tareas única por cada hoja de la libreta. Esta lista se va priorizando dependiendo de la dificultad de las tareas. En la web de Mark Forster puedes encontrar decenas de variaciones del método.

PARA

  • Autor: Tiago Forte
  • ¿Método integral?: No
  • Resumen y comentarios del método: El método se centra en la organización de la información en Proyectos, Áreas, Recursos y Archivos. Puede usarse perfectamente en combinación con otros métodos. Personalmente me parece demasiado complejo y poco útil para personas que no necesitan recopilar mucha información.

Zettelkasten

  • Autor: Niklas Luhmann
  • ¿Método integral?: No
  • Resumen y comentarios del método: Al igual que PARA, Zettelkasten se centra en cómo organizar la información, y más específicamente, en la forma de tomar notas. Algunas personas están usando una combinación entre ambos métodos. Aunque el método no es ni mucho menos nuevo, recientemente, un libro de Sönke Ahrens rescató este método y lo popularizó.

Método de las dos listas

  • Autor: Berto Pena
  • ¿Método integral?: No
  • Resumen y comentarios del método: El método se explica en su libro, «Gestiona mejor tu vida», y dispone de dos listas: lista de entrada y lista de salida. Incluye revisiones diarias. Tiene algunas similitudes con AutoFocus, de Mark Forster.

CAOS

  • Autor: David Santaolalla (Cebolledo)
  • ¿Método integral?:
  • Resumen y comentarios del método: Consta de 4 pasos: Capturar, Analizar, Organizar, Solucionar. Tiene una filosofía similar a CAR, pero la diferencia que veo es que sí utiliza listas de tareas.

FAST

  • Autor: Joaquín Peña
  • ¿Método integral?: Desconocido
  • Resumen y comentarios del método: El método tiene como base el enfoque, la planificación ágil, el filtrado, la recarga de energía y la consecución de objetivos.

FASE

  • Autor: Agustín Peralt
  • ¿Método integral?: Desconocido
  • Resumen y comentarios del método: El método tiene como base el Foco, la Atención, la Sistematización y el uso de la Energía.

Momentos productivos (MMP)

  • Autor: Making Innovation, S.L.U. (La fábrica del tiempo)
  • ¿Método integral?:
  • Resumen y comentarios del método: El método tiene como objetivo organizar la actividad a nivel individual y de equipo. La misión definida por La Fábrica del Tiempo es “Conseguir que cada persona sepa lo que tiene que hacer, y que disponga de toda la información/documentación necesaria para ello”. En el método hay 4 pasos no secuenciales (momentos clave): anotar, planear, producir y analizar.

Beanant

  • Autor: Bartolomé Bañolas
  • ¿Método integral?: Desconocido
  • Resumen y comentarios del método: Beanant significa «Sé una hormiga», y el método se basa en una estructura para organizar las tareas y recordatorios. Cuenta con una agenda propia tipo planificador adaptada al sistema.

AEIOU

  • Autor: Jesús Bedmar
  • ¿Método integral?:
  • Resumen y comentarios del método: Es un método totalmente integral que funciona con 3 sistemas tipo contenedores: Acciones, Eventos e Información. Se utilizan diferentes tipos de listas y calendarios.

Lista anti-ToDo

  • Autor: Marc Andreessen
  • ¿Método integral?: No
  • Resumen y comentarios del método: Al contrario que las listas ToDo, en este método se anota lo que se ha hecho al final de la jornada, centrándose en los logros, y permitiendo medir el progreso.

No rompas la cadena

  • Autor: Jerry Seinfeld
  • ¿Método integral?: No
  • Resumen y comentarios del método: Se trata de generar rachas diarias para determinadas actividades. Su base está en la generación de hábitos y la motivación.

Necesito, deberia, quiero

  • Autor: Jay Shirley
  • ¿Método integral?: No
  • Resumen y comentarios del método: En este método se usan listas diarias con 3 tareas básicas. Al final del día, se revisa la lista para ver los logros y sensaciones.

Horario ideal biologico

  • Autor: Sam Carpenter
  • ¿Método integral?: No
  • Resumen y comentarios del método: Basado en los cronotipos, se intenta averiguar las horas del día en las que somos más productivos.

Productividad slow

  • Autor: Rita Alonso
  • ¿Método integral?: No
  • Resumen y comentarios del método: Se basa en 4 premisas: preguntar el para qué, disfrutar del proceso, aprendizaje y flexibilidad. Tiene varios pasos: priorizar, fijar objetivos, desarrollar plan de acción, plafinicar la semana, delegar y descartar, y sistematizar y crear rutinas.

OSEI

  • Autor: Iago Fraga
  • ¿Método integral?:
  • Resumen y comentarios del método: Es un sistema complejo que abarca todos los aspectos de la productividad personal. El acrónimo significa Objetivos, Estrategias (S), Ejecución, e Infraestructuras.

El método de las cajitas

  • Autor: Aritz Urresti
  • ¿Método integral?: No
  • Resumen y comentarios del método: El objetivo de este método es priorizar. Consta de 5 pasos: Proteger los para qué, Detectar las tareas importantes, Planificar, Trabajar los hábitos, y Definir.

Las 6 tareas

  • Autor: Ivy Lee
  • ¿Método integral?: No
  • Resumen y comentarios del método: Es una técnica similar a la archiconocida «tráguese ese sapo». Se trata de escribir por orden de importancia 6 tareas, y dedicar el día a realizarlas por ese orden. Al día siguiente se mueven las que no se hicieron y se añaden las necesarias para llegar a 6.

Ciclo PDCA

  • Autor: Edwards Deming / Walter A. Shewhart
  • ¿Método integral?: No
  • Resumen y comentarios del método: También llamado espiral de mejora continua, es una estrategia que consta de 4 pasos: Planificar, hacer, verificar y actuar.

Matriz de Eisenhower

  • Autor: Se suele atribuir a Steven Covey
  • ¿Método integral?: No
  • Resumen y comentarios del método: También llamado cuadrante importante-urgente, discrimina según el tipo de tareas. El resultado es diferenciar entre tareas que hay que hacer, delegar, planificar o eliminar.

Time Blocking

  • Autor: Desconocido
  • ¿Método integral?: No
  • Resumen y comentarios del método: Time Blocking consiste en organizar todas tus tareas en bloques de tiempo en un calendario, sea este físico o digital. Es más bien una técnica que una metodología, ya que carece de normativa concreta. De hecho, no tiene un autor, sino que es un resultado lógico del uso del calendario, sobre todo en su formato digital.

Take Back your Life

  • Autor: Sally McGhee
  • ¿Método integral?:
  • Resumen y comentarios del método: Es un sistema parecido a GTD, pero centrado en la herramienta de Outlook, principalmente el calendario. Primero define los objetivos y después el flujo de trabajo para lograrlos.

Master your Workday Now (MYN)

  • Autor: Michael Linenberger
  • ¿Método integral?: No
  • Resumen y comentarios del método: Al igual que Take Back your Life, el sistema se centra en el correo electrónico, principalmente con Outlook. En la quinta edición del libro se adapta al entorno completo de Outlook 365. Cada correo electrónico puede convertirse en uno de los 3 tipos de tareas: Critical Now (para hacer hoy), Opportunity Now (hoy si se pudiera o en los próximos 10 días), y Over the Horizon (si se pueden postergar 10 días o más). Las listas de tareas se revisan dependiendo su urgencia.

Total relaxed Organization

  • Autor: Kevin y Midge Crenshaw e hijos
  • ¿Método integral?:
  • Resumen y comentarios del método: Combina GTD con la matriz de Covey importante-urgente. El método comienza por la definición de propósitos. Simplifica bastante las listas y las revisiones semanales. Además, se adapta a herramientas y aplicaciones modernas.

Rapid Planning Method (RPA)

  • Autor: Tony Robbins
  • ¿Método integral?: No
  • Resumen y comentarios del método: El método se concentra en lo que se debe hacer respondiendo 3 preguntas: ¿Qué es lo que realmente quieres? ¿Cuál es el propósito? ¿Qué necesito hacer? Tiene un planificador específico para implementar el método.

Getting Results the Agile Way

  • Autor: J.D. Meier
  • ¿Método integral?: No
  • Resumen y comentarios del método: Basado en las metodologías de programación de software llamadas «Ágiles», el método tiene en cuenta la gestión de la energía y ayuda a establecer las siguientes acciones, priorizando por la más difícil. Cuenta con una reflexión semanal y usa la regla del 3: 3 objetivos para el día, la semana, el mes y el año.

Método de las 5S

  • Autor: Implementado en la empresa Toyota
  • ¿Método integral?: No
  • Resumen y comentarios del método: Es una técnica de gestión japonesa basada en 5 principios: Seiri (clasificación); Seiton (orden); Seiso (limpieza); Seiketsu (estandarización); Shitsuke (disciplina). Principalmente se usa en entornos empresariales, pero puede servir también para proyectos personales.

Método Kanban

  • Autor: Implementado en la empresa Toyota
  • ¿Método integral?: No
  • Resumen y comentarios del método: Al igual que el método anterior, Kanban viene del japonés, y también se aplica generalmente en entornos empresariales, aunque en los últimos años se ha puesto de moda para todo tipo de proyectos. Cuenta con herramienta propia y también existen muchas aplicaciones basadas en esta metodología. Se basa en 6 principios, y generalmente funciona con 3 tableros donde se van colocando tarjetas que permiten visualizar el flujo de trabajo.

Titán Planner

  • Autor: Ruben Lhasa
  • ¿Método integral?: No (planificador)
  • Resumen y comentarios del método: El método Titán utiliza la llamada «planificación inversa», ampliamente conocida en el entorno de la enseñanza. Se trata de establecer objetivos finales a largo plazo y entender los criterios de progreso, para después ir hacia atrás hasta llegar a la planificación diaria. El planificador incluye rituales, checklists, plannings y calendarios. Al no ser un método propiamente dicho, se puede combinar con la mayoría de los métodos listados.

Me-to-Do

  • Autor: Belén Canalejo (Balamoda)
  • ¿Método integral?: No (planificador)
  • Resumen y comentarios del método: En el planificador, orientado a mujeres de mediana edad, se integran un total de 12 técnicas de productividad, como Timeblocking o la matriz de Eisenhower. Cuenta con espacio para establecer tus objetivos, así como para dibujar al estilo BuJo. Igual que en la reseña anterior, al no ser un método propiamente dicho, es perfectamente posible usarlo en combinación con muchos de los métodos expuestos en el listado.

Resumiendo

Inevitablemente, las personas organizadas usan sistemas para organizarse. Algunos de estos sistemas son meramente personales. Otros se adaptan para ser enseñados, con más o menos éxito. Sea que uses un método de elaboración propio o un método ajeno, usar procesos definidos marca la diferencia y te ayuda a vivir con una mente enfocada en lo importante.