Uno de los clásicos del sistema GTD es la lista «Algún día / tal vez». Entre otras cosas, esta lista promete ser útil para proteger tu enfoque, soñar en proyectos futuros y tener un plus de inspiración cuando no sepas qué hacer y tengas tiempo libre.
Según el sistema, esta lista se repasa en la revisión semanal, por si algún proyecto ha madurado y es posible ponerlo en marcha. En la teoría, suena bien. Pero… ¿de verdad funciona?
La realidad de la lista «Algún día / tal vez»
Aunque en el papel parece bonito, la triste realidad es que la mayoría de los proyectos que van a parar a la lista «Algún día / tal vez» nunca se ejecutan.
No solo no funciona para su fin, sino que en realidad, es totalmente inútil. Y si no, piensa en lo siguiente: «¿De verdad hay alguien que no haya hecho realidad un proyecto importante por no tenerlo en esa lista?». En un sistema de organización personal, una de las preocupaciones de menor importancia es olvidarte de un deseo o de un proyecto que de verdad te importe.
Esta lista de GTD ni siquiera te permite liberar tu mente, olvidar esos proyectos en lugar seguro, y seguir con tu vida 100% enfocado. ¿Por qué? Porque cada semana, la lista te los va a volver a recordar.
Por otro lado, si esas ideas son de verdad importantes, aparecerán una y otra vez en tu mente, tengas o no tengas esa lista.
Peor aún, cuando se te ocurra una buena idea, la simple posibilidad de que la puedas desechar por el momento, mandándola a una lista, es una golosina para tu cerebro.
Una forma mejor de gestionar ideas de proyectos y deseos
Esta ineficiencia de las listas de GTD (y de las listas de tareas en general) fue lo que me llevó a establecer una premisa al montar mi propia metodología de organización personal: era imprescindible prescindir de las listas.
Entonces, ¿hay otra manera? Por supuesto. Te cuento cómo se haría con el método de organización personal C.A.R.
Imagina que se te ocurre una idea de negocio. El primer paso, casi automático, es capturar esa idea. Debe ser una acción rápida. Yo uso Google Keep para capturar. Puede ser una nota de voz con el asistente, o en texto, lo que me venga mejor.
Al analizar las bandejas de entrada, veré esa nota de Keep. Entonces, dedicaré un par de minutos a pensar. A partir de ahí, solo hay 3 opciones.
Opción 1: Borrar esa nota y descartar esa idea.
La primera opción sería llegar a la conclusión de que esa idea no es suficientemente buena como para realizarla.
Si sigues el método, capturarás muchas ideas que no van a parar a ningún sitio. Es fácil reconocerlas. Sonaba bien, pero ahora que lo analizas, era una tontería.
También es posible que eches un vistazo al calendario con el objetivo de ponerla en marcha, y te des cuenta de que es bastante complicado llevarla a cabo con garantías, así que la descartas.
¿Desaparece esta idea para siempre? No. Si la idea es buena, no te preocupes, porque más adelante volverá a aparecer en tu radar, capturarás y repetirás el análisis.
¿Y si nunca más vuelves a pensar en el tema? Pues entonces no era tan buena idea. Y además, ¿qué mas da? No puedes arrepentirte de no hacer algo que no recuerdas.
Opción 2: Archivar
Si la idea es buena, y no la quieres descartar, o si es una información que te puede servir en el futuro, lo ideal sería archivar. Por ejemplo, yo tengo un archivo word con ideas de trabajos online.
Este archivo debe nombrarse y ubicarse con cuidado. Queremos encontrarlo en un futuro.
Ojo. No hablamos de una lista que haya que revisar cada semana. No, por favor. No queremos esa tortura. Simplemente es una información útil que no queremos tener que descubrir nuevamente cuando la idea regrese a nuestra cabeza.
Opción 3: Agendar y ejecutar.
La tercera opción parte de la base de que la idea te gusta mucho y que de verdad quieres ponerla en marcha. Dependiendo de la complejidad, existen 2 tratamientos diferentes.
- Si el proyecto es complejo, podrías agendar un bloque de tiempo específico para pensar y poner en marcha el proyecto. En ese tiempo, vas a analizar a profundidad cómo lo vas a hacer. Cabe la posibilidad de que, en ese análisis más serio, termines descartando la idea. Pero también puedes planificar; sería el ideal. Por ejemplo, voy a aprender inglés, y para eso, aprovecharé un hueco libre, con un bloque periódico de una hora, todos los jueves por la mañana, para estudiar.
- La segunda opción, si la idea no es muy compleja de ejecutar, consiste en colocar uno o más bloques de tiempo que te permitan completar la idea. Por ejemplo, el próximo sábado lo voy a dedicar a ordenar el garaje.
En el curso del método C.A.R. se explica con más detalle el tema de proyectos.
En todo caso, como se puede ver, esa idea maravillosa que se te ocurrió tiene muchas posibilidades de llevarse a cabo de forma realista, o bien, de descartarse. Y todo, sin la necesidad de añadirla en una lista que te recordará cada semana lo triste que es tu existencia sin haber logrado todo eso que tienes ahí pendiente.
Este método te ayuda a «dejar ir» lo que no vale, y ponerte en serio con lo que sí vale, estableciendo un plan sencillo, ubicado en bloques concretos de tiempo, que te dará posibilidades reales de, al menos, empezar a ver qué tal te va.
Practiqué GTD durante algún tiempo, y te puedo decir que el método C.A.R., al menos según mi experiencia, es muy superior. Desde que uso C.A.R. vivo super tranquilo sin que me atormente la idea de cuántas cosas me gustaría hacer que no he logrado. Si algo me importaba, te aseguro que está hecho, con orgullo, o descartado, sin remordimientos.
En resumen:
Contar con un método de organización personal ya es más que lo que hace el 99% de la población mundial. Sin embargo, las listas de tareas son ineficientes (por más motivos que los que he considerado hoy).
Aunque evidentemente no es su objetivo, las listas le dan al cerebro la excusa perfecta para no hacer, mientras cree que es super organizado. Te recuerdan todo lo que no haces, y que probablemente no harás nunca. Ni te dan un plan, ni tampoco permiten clasificar los ítems, por importancia o por tiempo requerido, por ejemplo. Son mini-castigos emocionales con los que te flagelas semanalmente.
Esa es, al menos, mi visión. Y por lo que he hablado con gente que usa GTD, es una percepción común. Así que… ¿por qué no pruebas algo distinto? Si no funciona, no pasa nada, vuelve a las listas de GTD, que al menos es algo.