Inbox zero extreme

Una pregunta: ¿cuántos mensajes tienes en la bandeja de entrada del correo? Si tienes varias decenas, igual te viene bien conocer una técnica de organización llamada Inbox Zero Extreme. No se trata de un deporte extremo, ni tiene riesgo, pero sí que puede cambiarte la vida. Lo explicamos en éste artículo.

¿Y tu? ¿Cuantos correos tienes en la bandeja de entrada?

Hace un tiempo, me encontraba con un amigo, y mientras éste consultaba su dispositivo electrónico (no recuerdo si era una tablet o un móvil), observé algo extraño. ¿Sabes el circulito rojo que aparece sobre el icono del mail y te dice cuántos correos te han entrado? Bueno, al principio, no lo quise creer, así que miré con más atención, y finalmente, sin poder resistirlo, le pregunté algo así como: «¿En serio tienes todos esos correos sin leer?». No recuerdo la cifra exacta, y no quiero exagerar, pero eran miles de correos. 

Y el caso es que este amigo mío es bastante organizado. De hecho, trabaja como contable, y además de eso, gestiona un grupo grande de personas. Cuando le pregunté sobre ese enorme numerito, simplemente me dijo que ahí estaban, y que si necesitaba encontrar alguno, para eso estaba el buscador. 

Lo cierto es que el sistema Inbox zero extreme es la antítesis de este ejemplo. ¿Qué hay de ti? ¿Cuántos correos tienes sin leer en la bandeja de entrada?

Hay un problema con la acumulación digital. Parece que no significa nada, pero en realidad, cada cosita que tengas ahí sin atender, ocupará un espacio de tu cerebro. Y la suma de todo esto, irremediablemente causará estrés. ¿Cuál es la solución? Una muy efectiva es el sistema Inbox zero extreme. 

*Si quieres saber cómo gestionar el correo electrónico de forma profesional, aquí te enseño cómo.

¿Qué es esto del Inbox zero extreme?

La expresión Inbox zero extreme se puede entender fácilmente si analizamos cada palabra.

Inbox

Inbox se refiere a la bandeja de entrada. Normalmente hace referencia al correo electrónico, aunque en realidad hay muchas bandejas de entrada. La idea es que, una o varias veces al día, revisemos lo que ha entrado a estas bandejas.

Para que el sistema sea efectivo, somos nosotros los que debemos tener el control sobre las bandejas de entrada, y no al revés. Y para ello, es recomendable desactivar todas las notificaciones. Da igual si es sonora, o simplemente un numerito en la pantalla; hay que evitar que nos avise de que ha entrado algo nuevo. ¿Por qué? Porque somos nosotros los que decidiremos cuándo vamos a revisar o procesar esa bandeja de entrada en cuestión. 

Podemos revisar una vez al día, o varias, da igual. La cuestión es que nuestro cerebro esté despreocupado y tranquilo mientras estamos realizando nuestras tareas. Y, cuando nos sentamos a revisar el correo o la bandeja en cuestión, entonces es cuando nos enfocamos en eso. 

Por cierto, aunque normalmente se asocia lo de bandejas de entrada al correo electrónico, en realidad, hay muchos tipos de bandejas. Una pudiera ser el buzón de correos, una bandeja física en nuestro escritorio, el SMS, el WhatsApp, o la carpeta de descargas en nuestro ordenador. Una bandeja de entrada es, como su propio nombre indica, un sitio, físico o virtual, donde nos van entrando «cosas».

Zero

Al decir «cero» nos referimos a que el objetivo debe ser dejar las bandejas de entrada a 0. Para ello es necesario procesar. Hay que pensar qué es eso que nos ha entrado y qué hay que hacer con ello. 

Una opción puede ser simplemente eliminar. Por cierto, en el caso del correo, nos suelen entrar muchos mails que en realidad no necesitamos, tipo publicidad. Podemos pedir que no nos manden más mensajes o incluso crear una regla para que la aplicación que usemos archive o borre directamente el correo. 

Otra opción es archivar, si es algo que no requiere atención, pero que igual más adelante, necesitamos. 

Igual lo que el mensaje necesita es una respuesta, o bien anotar algo en nuestra lista de tareas correspondiente (si usamos GTD o un método que dependa de listas de tareas) o en el calendario (si usamos el método C.A.R. o la técnica Time blocking). 

Extreme

Sea como sea, la idea es que la bandeja se quede vacía. De ahí lo de «extremo». No puede quedar nada, o casi nada (ya veremos más adelante una excepción lógica). 

El sistema también es extremo en el sentido de que se aplica a todas las bandejas de entrada, no solo al mail. 

¿Cómo podemos aplicar el Inbox zero extreme a otros tipos de bandejas de entrada?

Un par de ejemplos de cómo podríamos aplicar el sistema a diferentes tipos de inbox: 

• SMS: Podemos borrar directamente, responder, anotar lo que haya que hacer en una lista de tareas o calendario, o copiar el texto que nos interese y pasarlo a un archivo. Después, eliminar el mensaje. 
• Whatsapp: Una vez terminada una conversación, archivamos el chat. 
• Carpeta downloads: Simplemente trasladamos el archivo a la carpeta adecuada. 
• Llamadas de tlf. : Podemos responder las llamadas perdidas, si lo creemos conveniente. También es bueno añadir a la agenda los números de teléfono de las conversaciones que hemos tenido, en caso de que no estuviera ya en la agenda. Finalmente, borramos la lista. 
• Cartas en el buzón de correos: La mayoría se pueden tirar, otras se pueden archivar en un archivador o en una carpeta, y otras se pueden digitalizar (escaneando o fotografiando) y después eliminar. 
• Y lo mismo con otros sistemas como feeds rss tipo Feedly, canales de youtube, podcasts…

Ventajas del Inbox zero extreme

Como verás, el sistema es radical, y es por eso, que sus beneficios también lo son. Es cierto que a mucha gente le dará miedo perder datos importantes, pero si haces el proceso de forma adecuada, no tienes que temer por esos datos, ya que estarán archivados. Además, en la mayoría de aplicaciones, hasta en la papelera de tu escritorio, los documentos y mensajes permanecen un tiempo antes de desaparecer del todo. 

Como en todos estos temas, hay detractores y defensores.

En mi caso, creo firmemente que el sistema es beneficioso. ¿Por qué? Es simple: todo lo que tu mente sepa que está sin hacer, ocupará un espacio, mayor o menor. Por otro lado, es cuestión de matemáticas. Si miras un mensaje y no lo atiendes, y al rato lo vuelves a mirar, ya has perdido tiempo. 

Excepción al sistema

Hay una excepción al sistema. A veces, recibes un mensaje, una carta o lo que sea, que no es conveniente responder o procesar en el momento. Se me viene a la cabeza uno de estos mensajitos con un tono insultante. Si respondes en el momento, «en caliente», quizás no des la mejor respuesta. Ahora bien, si lo dejas ahí, tu cerebro (o parte de él) lo tendrá en cuenta. Eso te permitirá procesarlo poco a poco. Unas horas después, o días, ya estarás en condiciones de atenderlo mucho mejor. 

Como en muchas otras cosas, en el equilibrio está la clave. Y también en la experiencia. Todo es probar. Yo llevo bastante tiempo usando este sistema, y te aseguro que el mundo sigue girando. Me va muy bien, y tengo una sensación de control sobre lo que pasa alrededor.

Por supuesto, el inbox zero no debe ser un fin, sino un medio. Al final, nuestro correo seguirá llenándose de correos. De hecho, esa es su utilidad. El inbox zero nos ayudará a gestionarlo de forma que nos permita descansar en paz.

Bueno… ¿Y tu? ¿Te atreves con el Inbox zero extreme?

*Imagen de cabecera: philippechazal en Pixabay