Las investigaciones relacionadas con la productividad demuestran que la capacidad de nuestro cerebro de estar totalmente concentrado es cada vez menor. Hay algunos expertos que cifran el tiempo de capacidad en 5 segundos, y alegan que un pez tiene más concentración que un ser humano actual.
Lo cierto es que estamos concentrados muy poco tiempo, mucho menos de lo que creemos. La cantidad de notificaciones que nos llegan, el ruido externo, nuestras propias preocupaciones generadas por una mente incapaz de centrarse… todo esto perjudica seriamente la posibilidad de realizar tareas complejas.
El problema de todo esto es que somos mucho más productivos precisamente cuando realizamos tareas de alta concentración. La relación entre enfoque e impacto se dispara cuando estamos enfocados. Así que no solo hablamos de productividad (producir muchos resultados), sino de efectividad (conseguir objetivos gastando pocos recursos).
Una posibilidad para buscar la mejora de nuestra efectividad personal sería encontrar qué actividades son clave. Pero siguiendo el estilo de la ley de Pareto, o de las dos listas de Warren Buffett, también parece muy sensato buscar qué es lo que no debemos hacer.
Cómo identificar las tareas que no debemos hacer
Kate Northrup, experta en conseguir resultados con menos, nos da una técnica sencilla para identificar las acciones a evitar.
- La idea es usar una simple hoja de papel (un folio). En la parte superior escribiremos el área de nuestra vida en la que vamos a centrarnos. A continuación, dividimos el folio en dos partes con una línea vertical.
- En la parte izquierda pondremos todas las tareas que realizamos habitualmente en ese área en particular. Y en la parte derecha anotaremos los mejores resultados que recordamos. La autora del método lo llama «victorias».
- A continuación, tendremos que unir con flechas las victorias con la actividad que más influyó en conseguir esa victoria. Por último, rodearemos con un círculo las actividades que han influido en nuestras victorias.
- Seguramente quedarán actividades huérfanas, que no están conectadas con ninguna victoria. Pues bien, esas son las tareas que deberemos evitar hacer.
Veamos un ejemplo:
Supongamos que hablamos de nuestro trabajo. Dividimos el folio en dos, y en la parte izquierda anotamos las tareas habituales: desplazamiento, revisión del correo, entrega de informes, llamadas a clientes, reuniones…
En la parte derecha del folio ponemos los mejores resultados. Una venta estrella, un ascenso, un reconocimiento por algo que hicimos…
Ahora conectamos los resultados con las acciones que más influyeron en lograrlos. Quizá conseguimos esa venta estrella gracias a una llamada, por poner un ejemplo.
Al final, veremos que en la parte izquierda quedarán tareas que no influyeron demasiado en nuestros «éxitos». Esas tareas son las que debemos evitar en lo posible.
Sé implacable con las tareas de bajo impacto
Quizá pensemos: «¡Pero necesito hacer eso!«. A lo mejor sí… o no. La idea es precisamente ver qué pasa si dejamos de hacer eso que no conduce a resultados de impacto. Así que seamos despiadados, implacables. Tengamos en cuenta lo que decíamos al principio. Nuestra capacidad es limitada. No se trata de hacer esto y aquello, sino de esto O aquello. Es una decisión.
Los resultados de las personas que deliberadamente dejan de realizar tareas de bajo impacto, como revisar las redes sociales, el correo electrónico o asistir a reuniones sin un propósito definido, al mismo tiempo que se centran en el trabajo profundo, sin distracciones, son muchísimo más exitosos.
Así que, ¿has identificado ya lo que vas a dejar de hacer? ¡Ya nos contarás!
