Pequeña guía para saber si debo mandar un whatsapp

Una pregunta interesante es para qué sirve algo. Pero hay otra que puede dar todavía más sentido: ¿cuándo hay que usarlo?

El hecho de que una herramienta sirva para una función no implica que haya que usarla siempre. De ahí el título de hoy. No, mandar un whatsapp para todo no es lo más efectivo.

Las preguntas de para qué sirve algo y cuándo debo usarlo plantean dudas a nivel comunicación efectiva. Piensa por ejemplo en las videollamadas. Hemos pasado del desconocimiento de que eso existía a usarla para tomar un café virtual o hacer una consulta sin importancia.

Cómo elegir el método de comunicación adecuado

Ahora bien, ¿cuándo es mejor un tipo de comunicación en vez de otro?

En primer lugar, hay que diferenciar entre llamadas de índole personal a las profesionales. Si se trata de comunicarte con un amigo, cualquier vía es válida. Todo dependerá de la cantidad de tiempo disponible, así como de la atención que puedas prestar.

En cuanto a las comunicaciones profesionales, la cosa se complica un poco, ya que el objetivo no es solo comunicarnos de forma eficaz, sino también evitar desperdiciar tiempo y otros recursos.

Aquí va una pequeña guía para saber qué medio escoger:

Llamada de teléfono

Es la manera más instantánea de comunicar con alguien. Debe reservarse solo para asuntos realmente urgentes. Antes de la llamada, debemos tener claro qué vamos a decir y qué información necesitamos recibir. Obviamente, la información que se transmite por teléfono está limitada a la voz, y por lo tanto no tiene demasiada utilidad si lo que necesitamos es que nos manden un informe o nos compartan la pantalla.

Las llamadas de teléfono también pueden usarse (con mesura), para establecer diálogos más personales. Saber cómo le va a un compañero o empleado, o preguntar por la familia o por la salud tienen más cabida en este medio.

Algunas empresas han instaurado sistemas para organizar las llamadas de teléfono, como las conocidas «llamadas aleatorias» o las «reuniones inversas» (algo parecido a las horas de tutoría de los profesores).

Mensajería instantánea (Whatsapp / Telegram / Slack)

La mensajería instantánea es muy útil para cuando queremos transmitir o recibir una información, pero esta no tiene porque ser inmediata. Es un buen recurso si no nos cogen el teléfono, por ejemplo.

La ventaja de la mensajería instantánea es que puedes adjuntar en los mensajes un montón de tipos de información: fotos, videos, audios, etc.

Además, al comunicar información a más de una persona, se pueden aprovechar mecanismos como los difundidos, o los canales con comentarios de Telegram (huye de los grupos!!)

Correo electrónico

El tiempo de respuesta del correo electrónico debería ser bastante más amplio que la mensajería instantánea. Estamos hablando de horas, incluso más de un día si hay festivos o un fin de semana de por medio.

El correo no debería usarse para comunicaciones en las que haya varios intercambios de información, tipo conversación, pues es mucho más ágil la mensajería instantánea.

El uso del correo electrónico se dirige poco a poco a limitarse a comunicaciones formales e intercambio de documentación oficial. Algo parecido a como se usa un buzón postal físico.

Documentos compartidos a apps específicas

Este tipo de comunicación es un auténtico tesoro por descubrir, y es ideal para equipos de trabajo.

En muchos casos, se puede optar por añadir información a un documento o entorno digital compartido. Optar por esta vía en vez de una llamada o una reunión por zoom es tremendamente eficiente, pues es la forma más rápida de transmitir actualizaciones a proyectos.

Para que el sistema funcione, todos los receptores deben usar la misma aplicación, y deben estar acostumbrados a revisarla con frecuencia.

Un ejemplo sencillo es una carpeta compartida de Google Drive que puede servir de tablero de anuncios virtual. Hay opciones más complejas y completas, como Assana o Teams.

Videollamada

A pesar del auge de este tipo de comunicación, las videollamadas no son tan útiles como creemos. Además, tienden a fatigarnos mentalmente, pues requieren un nivel de atención importante.

Las videollamadas son útiles para reuniones entre varios asistentes, siempre que factores como el huso horario o la ubicación de los invitados dificulte la posibilidad de una reunión presencial.

Por supuesto, las mismas reglas aplicables a las reuniones presenciales valen también para las videollamadas. La principal, evitarlas si es posible.

Usando la lógica para elegir la herramienta

Como se puede ver, los puntos anteriores son sencillos, y bastante lógicos. Desgraciadamente, el sentido común sigue siendo poco común, y es bastante común (típico) que una empresa o equipo de trabajo no haya establecido un protocolo mínimo de comunicación.

Así, alguien decide que está bien llamar por teléfono para pedir un contrato, mientras que otro ve mejor mandar un whatsapp para mandar un memorandum. Suele ocurrir que, en la misma comunicación, hay saltos entre varios medios, dificultando el seguimiento de la información.

Por supuesto, los puntos anteriores son solo un esquema de muchos posibles. Cada empresa debería diseñar su propia estrategia de comunicación. De hecho, cada uno de nosotros debería hacer algo así si quiere ser más efectivo.

Saber para qué sirve algo es solo el principio. Si lo piensas, todo el mundo sabe usar Whatsapp o un correo. Y a estas alturas de pandemia, hasta los abueletes te abren una reunión en Zoom. Así que si quieres aumentar tu efectividad, deberías dar un paso al frente y establecer unos criterios mínimos para saber cuándo usar qué.