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Cómo gestionar el goteo constante de entradas de información

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La mayoría de personas recibimos un montón de inputs. Whatsapps, mensajes de Telegram, redes sociales, correos, llamadas de teléfono e impactos publicitarios de todo tipo. Pero esto ya lo sabías. El problema no solo está en recibir mucha información, sino en la forma en que llega a nosotros. En vez de ser rachas ordenadas, se parece más bien a un goteo constante. Esto nos obliga, no solo a limitar las bandejas de entrada, sino a pensar muy bien cómo vamos a trabajar dichas entradas. En este episodio hablaremos de la gota china, de cómo Hércules mató a la hidra, y del famoso inbox zero.

La tortura de la gota china

Sería muy chulo que los inputs se ordenaran de alguna manera, que se pusieran de acuerdo para no interrumpir aleatoriamente, sino en momentos apropiados. Pero esto no ocurre así. Puedes mirar el mail y tener 10 correos pendientes, y dentro de una hora, aparecer otros 5 más. Las llamadas se intercalan con los whatsapp, y mientras, en cualquier pantalla te irá apareciendo todo tipo de propaganda.

Este flujo se parece a la tortura china de la gota. Se colocaba al prisionero tumbado boca arriba, de tal manera que le cayera en la frente una gota cada 5 segundos. En tan solo unas horas, la gota provocaba daño físico en la piel. Pero este no era el mayor problema. La verdadera tortura era la locura de no poder dormir. Para colmo, no podía beber del agua que le caía encima. En unos días, el reo moría por ataque cardíaco.

¿No te recuerda a tus bandejas de entrada? Te martillean la cabeza, te interrumpen constantemente, y encima, la mayoría de los mensajes son poco aprovechables.

Cómo Hércules mató a la Hidra de Lemos

Otro paralelismo interesante es el segundo trabajo que tuvo que atender el bueno de Hércules: matar a la Hidra. Se trataba de un monstruo acuático que tenía un montón de cabezas. El problema era que cuando le cortabas una cabeza, le salían 2.

Según la mitología, Hércules cortó todas las cabezas de la Hidra, y su sobrino Yolao cauterizó los cuellos de la bestia. Después, Hércules enterró la cabeza inmortal para que se estuviera tranquilita una buena temporada.

De nuevo, ¿no se te parece la historia a las bandejas de entrada? Te mandan un whatsapp; lo respondes; recibes 2 más. Es como echar leña al fuego.

Cómo atender las bandejas de entrada

Bien, teniendo en cuenta la manera como trabajan nuestras queridas bandejas de entrada, y asociando la idea a la tortura china y al héroe Hércules, quizá podamos dar una solución a todo esto.

En primer lugar, hay que evitar que la gota (la información) te de en la cabeza. Para eso, es necesario eliminar todas las notificaciones. De esta manera, la gota seguirá cayendo, pero ya no te enterarás, y por lo tanto, no estarás rumiando la información constantemente. Podrás enfocarte en otras tareas sin preocupaciones.

Claro, no queremos desaprovechar el agua que cae del grifo, así que hay que poner algún contenedor. Para eso, capturamos todo lo que se nos ocurra, o bien tenemos bien controladitas nuestras bandejas de entrada, recopilando datos por nosotros. En un momento previamente definido, analizamos las bandejas de entrada (nos bebemos el agua). Decidimos qué información es importante, y qué debemos hacer con ella.

*Si quieres saber cómo gestionar el correo electrónico de forma profesional, aquí te enseño cómo.

Perfecto, hemos eliminado la tortura china. Vamos a por la Hidra.

Por más que quitemos las notificaciones, la cantidad de mensajes seguirá creciendo. Peor aún; a medida que los vamos contestando, recibiremos más y más respuestas. Por eso es importante no abrir constantemente los sistemas de mensajería (whatsapp, slack, correo electrónico). Con abrir el correo electrónico una vez al día, en muchos casos, debería ser suficiente. Vale, dos veces o tres si quieres. Y lo mismo con el resto de bandejas de entrada.

Ahora, cuando abrimos una bandeja de entrada, lo mejor es hacer inbox zero. Atendemos un mensaje, y borramos o archivamos. Siguiente. Lo mismo. Siguiente. Rápido. Cortamos cabeza y cauterizamos para que no salgan más. Para lograr inbox zero es importante entender que estamos en el rol de analista, no de obrero. Estamos analizando. Si hay que hacer algo, lo planificamos, no lo ejecutamos. Si nos parásemos a realizar todo lo que requieren esas bandejas de entrada, no lograríamos inbox zero nunca.

Una vez hecho el inbox zero, enterramos la cabeza inmortal (cerramos las aplicaciones) y a otra cosa mariposa.

Las ventajas del inbox zero

Creo sinceramente que trabajar las bandejas de entrada de esta manera es muy inteligente. Es por eso que incluí la técnica de inbox zero en el método C.A.R.

No solo estamos trabajando por lotes, evitando la multitarea y las constantes distracciones. Además de todo esto, se produce un efecto psicológico muy interesante. Sabemos que tenemos todo controlado. Y esa sensación es increíble.

Claro que hay otras maneras de resistir la tortura china y de luchar contra la Hidra. La cuestión es si son tan efectivas. Porque lo que no queremos es luchar hasta que nos de un infarto, ¿no? ¿Qué me dices?


*Imagen de cabecera: Dominio público, https://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=680077

Sobre el autor de esta entrada

Jaír Amores
Mi nombre es Jaír y soy de la cosecha del 78. Estoy felizmente casado; tenemos dos preciosas hijas, y vivimos en Las Palmas de Gran Canaria, España. ¡Sí! ¡El paraíso! Desde muy chico, ya me atraía la efectividad. Disfrutaba haciéndome un horario, automatizando tareas. Y… no sé si a ti te ha ocurrido también: me daba cuenta de muchas cosas que podrían hacerse mejor. Me sigue pasando, por cierto. Estoy convencido de que la efectividad y la productividad personal son fundamentales, pero… sin olvidar las cosas importantes de la vida. Porque, ¿de qué serviría mejorar si no nos hace más felices?