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He perdido el foco al delegar tareas

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Para muchos, delegar una tarea es como prestar un coche: les pone algo incómodos. 😬

En el episodio de hoy veremos cómo afrontar esta situación de forma efectiva, a raíz de una consulta que recibí.

¡Dale al play!🎙▶️😜

Notas del episodio

Consulta de Alfredo. Oyente y alumno.

Hola Jair. Pedido de S.O.S. 😂

Tengo fugas en el método… Antes de buscar alguna alternativa quería preguntarte si hay alguna referencia en el curso para revisar (la base ya la complete… Estoy por las lecciones adicionales en orden aleatorio)

Hay tareas que requieren, que realice un procedimiento y luego de haberlo completado, tengo que esperar novedades para continuar con dicha tarea… (Tiempos de devolución o respuestas inciertos)

Ahí es donde pierdo de foco la tarea… Mientras espero su devolución…

Cómo aconsejas manejar este tipo de situaciones? Yo pensaba en un check listo dentro del keep… Pero no me agrada el hecho de usar una aplicación de captura como aplicación de seguimiento también (mezclar las cosas)

Gracias de antemano

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Alfredo es jefe de mantenimiento en un hospital (la cantidad de inputs y de urgencias brutal; tengo otra consulta que trataré en otro episodio; quise dividir). Consulta muy buena, y deja ver que tiene claros ciertos fundamentos como el perder foco, no mezclar app de captura con app de tareas.

1. (No se lo dije en la respuesta) Cuando delegamos perdemos foco. Precisamente se trata de eso. Si nos gusta hacer las cosas bien, nos costará delegar y dejar ir parte de ese foco. Lo que no queremos es perder el control total. Equilibrio entre 2 extremos.

2. Poner un bloque de tiempo en un futuro cuando crea que debería tener retorno de la tarea delegada. También podemos incluir bloques intermedios para hacer seguimiento. Hay que determinar ese tiempo (de hecho, al delegar, deberíamos haber dicho a la persona cuándo esperamos que eso esté listo). Si antes se recibe retorno, al analizar, veremos ese bloque de tiempo y lo eliminamos. Así se cumple con la idea de que todo esté en el calendario representando tiempo real.

*La mayoría de tareas simples se pueden gestionar así de sencillo. Ahora, si la tarea delegada pertenece a un proyecto más amplio. En el curso se explica cómo atender proyectos, no entraré ahora.

3. Me decía Alfredo que tenía el calendario con pocos huecos. En estos casos es interesante aplicar time boxing. Juntar varias tareas del mismo tipo en un mismo bloque. Si hemos delegado varias tareas, podemos dedicar un tiempo (media hora, una hora) a revisar.

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Resumen: Es normal perder foco, al menos un poco. Usar bloques de tiempo a futuro para hacer seguimiento o verificar el retorno de las tareas delegadas. Si podemos, aplicar timeboxing.

La gran ventaja de esta forma de trabajo es que, al delegar, ganamos tranquilidad (menos foco, menos trabajo). Esa es la idea, porque si no, ¿para qué delegamos?

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Hay una lección específica en el curso para tareas delegadas y también para proyectos colaborativos.
Si te interesa, descuento (una característica del curso es que tiene la posibilidad de hacer consultas); pendiente otra consulta de Alfredo muy interesante.

Sobre el autor de esta entrada

Jaír Amores
Mi nombre es Jaír y soy de la cosecha del 78. Estoy felizmente casado; tenemos dos preciosas hijas, y vivimos en Las Palmas de Gran Canaria, España. ¡Sí! ¡El paraíso! Desde muy chico, ya me atraía la efectividad. Disfrutaba haciéndome un horario, automatizando tareas. Y… no sé si a ti te ha ocurrido también: me daba cuenta de muchas cosas que podrían hacerse mejor. Me sigue pasando, por cierto. Estoy convencido de que la efectividad y la productividad personal son fundamentales, pero… sin olvidar las cosas importantes de la vida. Porque, ¿de qué serviría mejorar si no nos hace más felices?