Estoy convencido de que la mayoría de las cosas se podrían haber hecho con más efectividad. Y si no… piensa: ¿Te ha pasado que te paras a observar algo y te das cuenta de lo que se podría haber hecho mejor? Entonces, si no eres el que lo hizo, ni el dueño, ni tampoco, probablemente, experto en la materia… la pregunta es: ¿por qué no lo hicieron mejor? Hoy vamos a ver las 5 razones detrás de la falta de efectividad.
¿Estás sufriendo la falta de efectividad?
Probablemente hay muchas cosas que afectan de una manera u otra a la falta de efectividad. Sin embargo, creo que hay 5 cosas básicas. He intentado poner estos 5 factores en orden de importancia. De hecho, uno lleva al otro.
¡Vamos allá! Estos son los 5 enemigos de la Efectividad:
1. La falta de motivación
La falta de motivación es el principal problema detrás de la falta de efectividad. Es imposible ser efectivos sin ganas. No estar motivados es como estar en una cárcel imaginaria. Peor, porque no salimos de nuestra zona de confort, y la razón es, sencillamente, que no queremos. Puede que haya razones de salud, sean físicas, mentales detrás de la apatía. De hecho, cuando la apatía es extrema, se le llama abulia. Incluso hay un trastorno llamado mutismo acinético. En otras palabras, no hay ganas de nada. En sí mismo, esto puede ser una enfermedad o bien un síntoma de una enfermedad.
Ahora bien, la mayoría de las veces, lo que hay detrás de la falta de motivación son razones emocionales. ¿Cómo lo podemos solucionar?
Una clave es recordar por qué hacemos las cosas. Pero no debemos quedarnos ahí. La idea es cuál es el resultado de hacer esto, que es lo que finalmente pretendo. En el libro “El hombre en busca de sentido”, se usa esta metodología.
Un ejemplo: ¿Por qué vas a trabajar? Porque necesito dinero. ¿Por qué necesitas dinero? Para pagar las facturas. ¿Y por qué pagas las facturas? Para que mi familia viva bien. ¡Aquí esta la motivación!
Esto se puede hacer al revés también. En este caso el aumento de la motivación vendría por el miedo, en vez de por la recompensa. ¿Qué pasaría si no voy a trabajar? Creo que la respuesta es fácil. Al final, la consecuencia sería que tu familia no podría pagar las facturas y viviría mal.
Además de tener una buena motivación, es bueno plantearse las cosas de manera positiva. Es decir… ya que lo tengo que hacer, ¿cómo puedo disfrutarlo? Me gustó mucho un artículo de Carlos, de Superación Personal Minimalista. Hablaba de un taxista que no solo tenía el taxi limpio y brillante, también vestía elegante. Abrió la puerta a un cliente y le dijo: “Yo soy Willy, su chófer”. Bueno, el caso, es que era un taxista que había hecho de su trabajo algo excelente. ¿El resultado? Estaba dando un servicio de limusina en un taxi normal. Había cuadriplicado sus ingresos. Y lo mejor… estaba motivado, disfrutando de lo que hacía. En el artículo se usa la ilustración de los patos y de las águilas. Los patos no hacen sino quejarse. Las águilas vuelan por encima del ruido. ¿Cuál somos nosotros?
2. No pararse a analizar
Muchas veces, la falta de análisis es el resultado de la falta de motivación. Llegamos, hacemos nuestra tarea, y a correr. ¿Resultado? Falta de efectividad, por supuesto. También puede suceder por un exceso de confianza -creemos que está “chupado”-, tenemos una motivación descontrolada -nos ilusionamos más de la cuenta-, creemos que sabemos más de lo que realmente sabemos… etc. Para solucionar esto, simplemente, hay que programar tiempo para analizar. Es como hablar, no puedes hablar sin pensar un mínimo, porque te va a ir mal. Como dice cierta frase:
Piensa antes de hablar. Lee antes de pensar
Frances Ann Lebowitz.
Al dar un presupuesto, por ejemplo, calculamos cuántas horas nos va a llevar. Pero… ¿y las horas que nos va a llevar el análisis?
Al analizar, nos damos tiempo para pensar. Nos hacemos preguntas. Vemos los puntos en los que necesitamos capacitarnos más, y a continuación, estudiamos, buscamos. Hoy en día, en internet, hay mil fuentes de conocimiento. También podemos pagar a un asesor, si es necesario.
Una ventaja de analizar es que podemos prever fallos, y hasta tener planes alternativos.
La visualización es imprescindible. Además, visualizarnos realizando cierta tarea nos motiva y facilita el proceso posterior. Contrario a lo que pueda parecer, estamos ganando tiempo. A veces, con haber pensado un poquito simplemente, habría salido mejor.
A veces, para poder ver hay que cerrar los ojos
Por cierto, la calidad debe ser una norma. Si lo vamos a hacer mal, igual habría que plantearse si merece la pena hacerlo.
No hay nada tan inútil como hacer con gran eficiencia algo que no debería haberse hecho en absoluto
Peter Drucker
Un buen análisis nos puede ayudar a desechar proyectos o tareas que mejor no comenzar.
3. No pedir ayuda
Ya tenemos motivación y nos hemos puesto a analizar y estudiar. Seguramente vamos a notar que hay cosas que no sabemos hacer bien aunque intentemos prepararnos. También habrá cosas que no nos conviene hacer nosotros, que no sean rentables. Es posible que contratar a alguien experto en esa materia sea mucho más efectivo.
El problema es que cuesta mucho pedir ayuda. De pequeños no teníamos problema. “¿Me ayudas mamá?” Lo curioso es que, al hacernos mayores, nos entra el miedo. Muchas veces esto está relacionado con el orgullo. No queremos quedar mal, no queremos reconocer que tenemos cierta problemática. Por eso precisamente es mucho más fácil pedir ayuda después del análisis, y no en medio del “fregao”. Hay quien no quiere pedir ayuda porque piensa que después tendrá que devolver el favor. Y es verdad. O eso, o pagas. ¿O acaso piensas que las cosas salen gratis? Hoy por mi, mañana por ti. Puede ocurrir que estemos pensando en términos de dinero y no de tiempo, y esto es poco efectivo. Aunque tengamos que pagar, es muy posible, que el tiempo ahorrado valga más.
Es curioso, porque en realidad, nos educan para no pedir ayuda. Piensa por un momento en un examen típico en un colegio. Sabes la respuesta, pero te falta una palabra que no consigues recordar. Pregunta a un compañero… ¡verás lo que ocurre! Claro, la vida real es distinta. Pedir ayuda es esencial para resolver problemas. Para evitar la falta de efectividad, mejor varias manos que una sola. Pura matemática…
Otro problema lo tienen los que ejercen cierta autoridad, jefes y demás. Para no perder autoridad, lo hacen ellos. Quizá piensan que lo pueden hacer mejor y más rápido. Y es cierto, pero solo a corto plazo. Es mucho más efectivo invertir tiempo en enseñar y en delegar correctamente que hacerlo todo uno mismo. Hay que aprender a delegar y a organizar. Los demás deben saber qué cosas pueden hacer por ellos mismos y qué cosas nos tienen que consultar. Esto, en cierto modo, es una forma muy sutil de pedir ayuda. De decir: «te necesito. Yo solo no puedo».
Me decía la gerente de un centro comercial que pudo, por primera vez, desconectar en las vacaciones. ¿Gracias a qué? A que había enseñado al personal a diferenciar las cosas que podían hacer sin su supervisión. Las personas efectivas externalizan servicios, pagan, piden ayuda, se asocian, etc.
Dicen que pedir ayuda es un acto de valentía, y puede ser. Como dice otra frase:
La verdadera fuerza viene no de aparentar fortaleza todo el tiempo, sino de reconocer las propias debilidades y saber pedir ayuda
Melody Beattie
4. No comenzar nunca (parálisis por análisis)
La «parálisis por análisis» es una forma de procrastinación activa. Es decir: dejamos para mañana algo, pero nos quedamos contentos porque lo “estamos analizando”. Detrás de este problema puede haber miedo al fracaso, falta de recursos, o aspirar a la perfección.
Existen dos tipos de personas: los que piensan y los que actúan. En realidad, pensar es un ejercicio que no nos compromete. Pensamos en el pasado o en el futuro. Actuar es el presente. Por eso da tanto miedo. Pero hay que hacer si quieres avanzar. Es como montar en bicicleta. Puedes pensar mucho, pero hasta que no pedaleas… Y no te preocupes, no pasa nada si te caes, eso ya lo habías previsto en el punto 2. De hecho, debe haber un equilibrio entre pensar y actuar. No puede ir cada uno por su lado.
Una cosa interesante que podemos hacer es dividir el proyecto o las decisiones en varias más pequeñas. De esa forma, engañamos a nuestro cerebro haciéndole pensar que no es tan difícil o tan grande. “Paso a paso se llega al Everest”.
También es importante limitar la cantidad de opciones. Este es un tema muy interesante en el que no me quiero extender, pero está demostrado que tener muchas variables no aumenta las garantías de éxito. Además, yo añado que cuanto más tiempo gastemos en medir, más éxito estamos perdiendo por eso del coste de oportunidad.
Al redactar esta sección, me acordé de un amigo argentino que se dedicaba a temas de reformas. Él me decía que le hacía mucha gracia la forma de trabajar que tenemos los españoles: “entramos en una obra, y nos ponemos a mirar los planos, a calcular, a medir…”. Entonces me dijo: “el argentino llega, y se pone a trabajar”.
Bueno, ni todos los argentinos son iguales, ni todos los españoles son de la misma manera. No se puede generalizar, pero probablemente, no le faltaba razón. Pienso que la clave está en el equilibrio. Aquí viene muy bien la regla de Pareto. Un 20% del tiempo analizando, un 80% actuando. De hecho, hay que tener en cuenta que pensar consume recursos. Por eso no se puede analizar demasiado, porque después cuando vayamos a actuar estamos cansados.
5. No tener foco (ponerse a hacer muchas cosas a la vez)
Has seguido los pasos anteriores, y te pones a trabajar. Todo va a salir bien, pero… te llaman para que soluciones aquel asuntillo, así que dejas la tarea a medias, y al rato, con mucho esfuerzo, vuelves a concentrarte. Claro, a tal hora, tienes que acabar, porque tienes cita para no se qué historia, y así, interrupción tras interrupción, al final, no alcanzas nunca el flow.
Ya hablamos de la técnica Pomodoro. No se puede estar varias horas seguidas en algo, aunque a veces, sucede, y esto es ideal. Así que vale que hay que parar, pero tampoco se puede estar parando constantemente, porque no avanzas. Es como ir corriendo atados a un elástico. Si paras, no sólo no avanzas, sino que vuelves para atrás.
Hay que meterse en la cabeza que la multitarea es un engaño. Es más, probablemente sea una de las mayores causantes de la falta de efectividad actual. Es mucho más eficiente reservar tiempo en bloques para trabajar en algo sin distracciones. También es muy provechoso eliminar las interrupciones electrónicas. Incluso, si lo que vamos a hacer es muy importante, podemos avisar a los demás que no nos interrumpan durante x tiempo.
Y una clave más: Es importante empezar las tareas más difíciles al principio de la mañana. Hay un libro dedicado a este tema. Se titula: Tráguese ese sapo (el título lo dice todo). Para poder hacer eso, a primerísima hora, hay que revisar la agenda. También se puede revisar la agenda la noche anterior, pero no lo recomiendo. Cada día debe tener sus propios problemas. A dormir, se va con la cabeza tranquila.
Resumiendo
¿Qué te han parecido estos 5 enemigos de la efectividad? Si lo piensas un poco, en la mayoría de veces que vemos falta de efectividad, se han saltado uno o varios de estos puntos. Por cierto, una cosa importante. Todo requiere un mantenimiento, incluso las cosas virtuales. Por eso, el punto 2 hay que repetirlo de vez en cuando. Seguro que hay matices, así como otras razones para la falta de efectividad. La idea es que si somos conscientes de cuáles son los puntos débiles, podremos evitarlos.
*Imagen de cabecera: Steve Buissinne en Pixabay
