¿Estoy perdiendo el tiempo analizando?

En la mayoría de los métodos de organización personal, gestión del tiempo, efectividad o productividad personal, suele haber una parte de análisis. Así ocurre, por ejemplo, en el método de productividad personal C.A.R., o en el archiconocido GTD. Una pregunta razonable es si este paso es realmente necesario, y si no estaremos perdiendo el tiempo.

*Este artículo es una adaptación de una lección del curso de productividad personal C.A.R. Puedes ver el índice del curso gratuitamente.

Una de las fricciones que noto cuando un alumno del curso empieza a aplicar el método C.A.R. es la sensación de «mala gana» a la hora de realizar los análisis.

Lo mismo pasa en cualquier método, o incluso en proyectos empresariales o personales. Solo el hecho de pensar en que hay que sentarse y ponerse a analizar datos, produce ansiedad en mucha gente.

Es cierto que hay que evitar a toda costa la parálisis por análisis, así como otros errores al analizar. Si analizamos mal, efectivamente, estaríamos perdiendo nuestro tiempo. Sin embargo, si hacemos el proceso correctamente, analizar, en realidad, nos ahorrará mucho tiempo y esfuerzo.

Si soy sincero, no recuerdo si este proceso de análisis me resultó molesto en algún momento. Llevo usando sistemas de organización personal desde hace muchos años, y probablemente mi memoria al respecto no sea muy fiable. (También hay que decir que soy un friki de la efectividad, así que…)

Personalmente, para mí, el análisis es uno de los momentos del día que espero con más ganas. Sentarme frente al ordenador, ir viendo los elementos que han ido entrando en las bandejas de entrada, pensar en cada uno e ir gestionándolos o haciéndolos sobre la marcha, y sobre todo, ver cómo van desapareciendo hasta dejar la bandeja vacía…

¡Uff! La sensación de control sobre mi vida es extraordinaria.

Probablemente este efecto tan positivo se deba a la conjunción de varios factores.

• Yo hago un único análisis de bandejas de entrada, normalmente a mediodía, de lunes a viernes. Ir capturando, y saber que me están entrando mensajes por el email, WhatsApp, y no examinarlos en el momento, hace que mi curiosidad vaya aumentando. Así que cuando por fin me siento a analizar, tengo muchas ganas de saciar esa curiosidad.
• Otro factor es el control de mi atención. Durante el día, y sobre todo los fines de semana, voy capturando muchos elementos. A veces, alguien me dice que me ha enviado algo por mail. Pero por mucho que me diga, a menos que sea algo urgente, yo lo miraré en mi próxima revisión de bandejas de entrada. Dicho de otro modo: yo decido cuándo analizaré, y esta sensación de control me hace sentir muy bien.
• Un tercer factor es el control de mi tiempo. Al analizar, decido cuándo realizaré qué acciones. En algunos casos, tengo que rodar o cambiar de tamaño bloques de tiempo. Pero sea como sea, estas acciones virtuales son, al fin y al cabo, un control sobre mi tiempo. Probablemente sea lo más parecido a la mal usada expresión «gestión del tiempo». Tú mismo puedes ver cómo una actividad se expande, se achica o desaparece de tu calendario (que se convierte en una especie de avatar de tu vida).
• Durante el análisis, casi siempre, realizo tareas pequeñas, y esto me da una sensación de logro enorme. Una sensación bastante irreal, porque esas tareas pequeñas no suelen ser demasiado importantes. Pero a mi cerebro le da igual; debe soltar alguna de esas sustancias de la felicidad de las que hablan los científicos. Y es que no hay nada como chequear una tarea como hecha.
• Un punto parecido al anterior es lo del INBOX ZERO EXTREME. La sensación de dejar a 0 una bandeja de entrada, como puede ser el correo electrónico, es extraordinaria. Es como decirte a ti mismo: «Estoy al día, estoy en paz. Ya puedo continuar con mi vida.»

Entonces… si hay tantas cosas fantásticas en analizar, ¿por qué se suele producir esa sensación de mala gana o desinterés?

Daños derivados de nuestra gestión anterior

En muchos casos el problema es el mismo por el que, precisamente, la persona ha decidido realizar un curso de productividad personal: la falta de organización. Aunque el método va funcionando, todavía tenemos un montón de tareas a medias, provenientes de nuestra anterior gestión.

Aunque el método C.A.R. es sencillo y se tarda relativamente poco tiempo en aprender, ponerlo en marcha y adaptarse lleva algo de tiempo. Calculo que, si todo se hace bien, los efectos se pueden notar en un par de semanas. Pero todo depende de cada caso.

Es posible que no tuviéramos un método anteriormente, o bien que no lo estuviéramos llevando a cabo. Así que seguimos teniendo muchos correos, muchas cosas pendientes, y encima, con el método nuevo, capturamos más elementos que antes. El día se va complicando, y al final, postergamos el análisis.

Por eso, una sugerencia si te está pasando esto es considerar el bloque asignado para el análisis como algo sagrado, intocable. En el peor de los casos, puedes retrasarlo un poco, pero no dejes de analizar ni un solo día. En unas cuantas semanas, es muy posible que tengas ya el control de la situación, y empieces a disfrutar de tu análisis de bandejas de entrada.

Rechazo al cambio

Otro problema común es la resistencia al cambio. Hay muchos estudios que demuestran que, más allá de que el cambio sea mejor o peor, nuestro cerebro va a intentar rechazarlo.

Pensemos que el cerebro es tremendamente eficiente. Su objetivo es gastar pocos recursos. Para ello crea mapas neuronales, caminos por los que los impulsos nerviosos puedan ir más rápido. Y ahora tú quieres cambiar eso y darle a tu cerebro rutas nuevas. Caminos que tendrá que crear desde 0. Así que, en el fondo, es perfectamente normal que sea difícil cambiar. 

Para convencerte a ti mismo de que no le hagas pasar por ese trauma, tu cerebro te dirá cosas como:

• No te merece la pena
• Estás perdiendo más tiempo que antes
• Esto no es efectivo
• Al final, se trata de hacer más y planificar menos
• Este sistema funciona en otros, pero en ti no, porque tú eres creativo
• Tampoco pasa nada si hoy no lo haces
• …

¿Te suenan algunas de estas frases?

Lo curioso del caso es que, en la mayoría de las ocasiones, este tipo de diálogo interno está basado, ¿en? En nada. No hemos dado tiempo al método para demostrar si funciona o no. Y, por lo tanto, la mayoría de argumentos carecen de fundamento.

Una de las características del método C.A.R., es que el método es flexible, así que no hay ningún problema por adaptarlo. Tú decides cuándo harás el análisis, cuánto tiempo dedicarás o cuántas veces lo realizarás. Busca la rutina más favorable, pero no dejes de hacerlo. Pruébate a ti mismo. Mantén durante un tiempo el sistema, y después júzgalo con evidencias.

Una de las cosas más importantes en efectividad es «contarse verdad» a uno mismo. Y esto, a veces, no es tan fácil.

De todas formas, como siempre, me tienes a tu disposición. Cuéntame cómo te va, y cómo te puedo ayudar. Poco a poco, a medida que más alumnos van terminando el curso y dando feedback, yo también voy adquiriendo más experiencia, así que igual te puedo echar una mano.