Muchos referentes en diferentes temáticas aconsejan enfocarse solo en aquello que nos acerque a nuestros objetivos. Otros, todavía más radicales dicen eso de “Haz solo aquello que te haga feliz”. Creo que habría que matizar mucho estas frases, aunque, evidentemente, tienen parte de razón, y desde luego, suenan muy bien.
Lo que está claro es que si queremos ser personas efectivas, debemos decidir muy bien qué tareas haremos y cuáles desecharemos. Así que, ¿será conveniente (y posible) dejar de usar el correo electrónico?
El correo electrónico tiene muchos enemigos
No me negarás que el email es una de las mayores pérdidas de tiempo del trabajador del conocimiento, además de ser tremendamente ineficiente. Para muchos, el correo es como un grupo de Whatsapp de madres y padres del colegio, pero en versión profesional.
Esta es la razón por la que algunas empresas y profesionales han prescindido del correo electrónico. Altos (con 74.000 empleados), decidió en su día eliminar el correo, alegando que solo el 10% de los mensajes eran útiles, pero por contra, sus empleados gastaban entre 5 y 20 horas en procesarlos.
Según estudios efectuados, como uno de la Universidad de Colorado, abandonar el correo electrónico tan solo una semana lograba resultados sorprendentes: menos estrés, más enfoque y calidad de resultados, y más conversaciones “cara a cara”.
Curioseando sobre el tema encontré a Luis Suárez, un profesional de Gran Canaria, que trabaja en modo remoto, y que lleva desde febrero de 2008 prácticamente sin tocar el correo electrónico. En uno de sus últimos reportes afirmaba que recibe un promedio de 2,8 correos a la semana, y cayendo.
Mientras, otros profesionales de la productividad, como Bill French hacen afirmaciones como “El correo electrónico es donde el conocimiento morirá”. Cal Newport, uno de mis autores favoritos sobre productividad está en pleno lanzamiento de su libro “Un mundo sin correo electrónico”, que según los privilegiados que han podido leerlo, es profético.
¿Se puede prescindir totalmente del correo electrónico?
Así que aquí estamos con la pregunta del título. ¿Se puede vivir sin correo electrónico? Pues siento defraudarte. Mi respuesta es no.
Necesitas una cuenta de correo para registrarte en organismos oficiales, para tus cuentas de usuario de un sinfin de aplicaciones, o para recibir el boletín de tus blogs favoritos. El correo electrónico no es vital, pero sí imprescindible para vivir en una sociedad moderna.
Por supuesto, Cal Newport, Bill French y Luis Suárez también tienen correo electrónico. Así que no te voy a animar a que borres todas tus cuentas de correo. Lo que sí podemos hacer es buscar maneras de minimizar su impacto. Aquí te dejo algunas ideas:
- Elimina todas las notificaciones. Ya sabes, proactivos, nunca reactivos. Ya miraremos el correo cuando sea el momento ideal. No vamos a permitir a ese “ogro” que nos corte el flujo de trabajo.
- Establece periodos en los que revisarás el correo electrónico. Cuantos menos sean, mejor. En el método C.A.R. estos periodos son los análisis de las bandejas de entrada. En mi caso, puedo sobrevivir con un análisis de media hora (en la que veo más cosas además del correo), de lunes a viernes.
- Practica el INBOX ZERO EXTREME. Una vez que entres en tu bandeja de entrada del correo, procesa los correos (haz algo con ellos). En el método C.A.R. tienes 3 opciones: borrar, archivar, o agendar acciones en el calendario y después, borrar o archivar. Deja siempre la bandeja a 0, salvo excepciones.
- Archiva lo mínimo posible. El correo no es una aplicación de tareas, ni está pensada para archivar información. Si tienes pocos correos archivados, es preferible descargar un pdf y llevarlo a una carpeta del ordenador.
- Si procesas, borras, y archivas muy poco o nada, te librarás de otra práctica que considero innecesaria: categorías, colores, carpetas… Si te es posible, mantén visible solo la bandeja de entrada.
- Ten una sola cuenta de correo o redirige todas a una sola cuenta.
- Pide que no te pongan en copia de correos que no te sean útiles. Mejor que te hagan un reporte semanal que recibir copia de un montón de conversaciones sin sentido.
- Desuscríbete de todas las newsletters, de correos de publicidad, etc. Si quieres estar al tanto de lo que se publica en un blog, puedes usar Feedly.
- Si lo consideras útil, pide que te manden la información por otro medio, o agarra el teléfono y llama. Si tienes a la otra persona cerca, quizá puedas levantar el c… de la silla y hacer algo de ejercicio.
- Huye de las cadenas de conversación interminables.
- Aplica reglas inteligentes. Si recibes un correo no solicitado, claramente SPAM, crea una regla para que vaya directito a la papelera.
- Tarda en responder (si usas periodos específicos para hacerlo, quizá sea suficiente). También puedes saltar el INBOX ZERO EXTREME, y dejar algún correo en la bandeja de entrada. Si al que lo envió le interesa, ya te contactará diciendo algo así como “Te envié un correo hace 2 minutos. ¿No lo has visto?”. Aprovecha para responder que no haces mucho caso al correo. Ya verás… se terminan acostumbrando.
- Redacta los correos que tengas que mandar de forma exquisita, concreta. Que sea un correo definitivo, no el inicio de un hilo de conversación.
- Usa medios alternativos al correo para enviar información, como mensajería instantánea, o una llamada de teléfono (que por lo visto sigue funcionando).
- Haz limpiezas periódicas. Hay carpetas que seguramente puedas vaciar, como la de correos enviados.
¿Qué te parece? No está mal la batería de medidas, ¿no?
*Si quieres saber cómo gestionar el correo electrónico de forma profesional, aquí te enseño cómo.
Como se puede ver, aunque no eliminemos totalmente el correo, sí podemos mejorar bastante su uso. Personalmente, veo ventajas en el correo electrónico, aunque considero que sería mucho mejor usar otras aplicaciones, como Telegram, por ejemplo.
Aún así, tomando algunas medidas, el correo no será un agujero del tiempo, ni tampoco una molestia constante. Te puedo decir que he probado todos los puntos que he expuesto. Actualmente recibo un promedio de 10 correos al día, y bajando. Todos los correos son procesados siguiendo el método C.A.R., con la diferencia de que no archivo nada dentro del correo. Así que, cuando coincide que he analizado la bandeja de entrada y además he hecho limpieza, literalmente no hay un solo correo vivo.
Soy consciente de que no todo el mundo puede ser tan radical. Pero sí creo que muchos de los puntos citados se pueden aplicar sin problema, reduciendo así la carga de estrés de nuestro amigo / enemigo el correo.
EN RESUMEN: En la sociedad actual, es complicado librarte de ciertos “servicios”, como el correo electrónico. Por supuesto, si queremos ser más efectivos, podemos, y debemos, tomar medidas. Quizá no se pueda vivir sin correo electrónico, pero sí que se puede convivir en paz con él.
