Optimización vs. Efectividad: ¿Amigos inseparables o enemigos íntimos?

Si eres lector habitual de este blog o has echado un ojo a mi curso, sabrás que tengo una fórmula grabada a fuego: la efectividad es el matrimonio perfecto entre eficacia (conseguir resultados) y eficiencia (hacerlo gastando los mínimos recursos posibles).

Soy un fiel defensor de que el concepto de efectividad puede mejorar nuestra vida de forma sustancial. Pero ojo, esto solo funciona si no nos olvidamos de lo importante. De nada sirve subir la escalera a toda velocidad si está apoyada en la pared equivocada.

Hay otro concepto más que suena a milagro productivo: optimizar. Encontrar el punto óptimo en un proceso es el santo grial de la productividad. Pero… ¿es realmente así? ¿realmente se puede conseguir? ¿merece la pena? Lo vemos.

¿Qué significa optimizar? (O la trampa del perfeccionismo)

Si nos ponemos técnicos, optimizar es mejorar un proceso hasta un punto en el que ya es casi imposible mejorarlo más. Es exprimir el limón hasta que no salga ni una molécula de jugo.

Pero aquí viene el problema: optimizar es, en sí mismo, un gasto de recursos. Tienes que invertir tiempo, energía y neuronas en mejorar el sistema. Y esto, amigos, parece ir en contra de la eficiencia. Digamos que optimizar se centra, a primera vista, solo en mejorar la eficacia (el resultado final).

Lo ideal es encontrar lo óptimo, lo mejor de lo mejor. Pero, paradójicamente, el proceso de buscar ese «punto dulce» puede no ser efectivo. Es lo que en productividad llamamos la Ley de los Rendimientos Decrecientes o, aplicándolo a lo bestia, caer en la «parálisis por análisis».

Como dijo Voltaire: “Lo mejor es enemigo de lo bueno”. Si tardas 10 horas en automatizar una tarea que te lleva 5 minutos a la semana, felicidades: has optimizado el proceso, pero tu efectividad se ha ido por el desagüe.

Primera conclusión: si el tiempo que tardas en optimizar un proceso es más de lo que ahorras, mal.

¿Se puede optimizar sin perder efectividad?

¡Claro que sí! Y aquí es donde entra la magia. En muchos campos, no hace falta reinventar la rueda (a menos que seas fabricante de neumáticos, en cuyo caso, adelante). Ya ha habido un montón de profesionales que han probado las cosas hasta la saciedad.

Si aplicamos el Benchmarking (o sea, fijarnos en los que saben y copiarles descaradamente sus buenas prácticas), conseguimos optimizar sin perder eficiencia. Saltamos directamente a la casilla de meta sin pasar por el calvario del ensayo y error.

Por otro lado, se puede ser óptimo sin dejar de ser efectivo. A veces damos por sentado que «lo óptimo» es lo más complejo o lo más robusto, aunque no sea eficiente. Pero no tiene por qué ser así. Todo depende de nuestras premisas iniciales.

Imagina una empresa (o tú mismo gestionando tu hogar). Decides que quieres conseguir un resultado X gastando el mínimo de recursos. Esto está totalmente alineado con la efectividad. Si aplicas aquí una filosofía Kaizen (mejora continua paso a paso), la optimización tendrá como único objetivo reducir el desperdicio.

Si estableces desde el principio que tu objetivo es la efectividad, la optimización te llevará irremediablemente a ser más efectivo. De hecho, sin un proceso de optimización, es muy complicado llegar a ser efectivos.

Segunda conclusión: si optimizas conseguir resultados, mal, porque irremediablemente gastarás más recursos. La optimización debe estar orientada a lograr más efectividad.

Así que la efectividad y la optimización eran amigos

Como vemos, lejos de pelearse, la efectividad y la optimización se llevan de maravilla si las presentamos correctamente.

En resumen, yo diría que la efectividad requiere de optimización, y que la optimización correcta (la que respeta la Ley de Pareto del 80/20) debería llevar a la efectividad.

Juntando los dos conceptos, la optimización es el proceso que nos lleva a lo óptimo, entendiendo «óptimo» como sinónimo de lo más efectivo para nuestras circunstancias actuales.

En resumen:

La optimización y la efectividad no son conceptos opuestos, sino complementarios, siempre que entendamos que optimizar no significa buscar la perfección obsesiva, sino mejorar los procesos para obtener los mejores resultados con el mínimo gasto de recursos. Para lograrlo, es fundamental no reinventar la rueda, aprender de lo que ya funciona y aplicar la mejora continua con el objetivo claro de ser más efectivos. Te propongo un reto para esta semana: identifica una tarea repetitiva que te robe tiempo y aplica una pequeña optimización que te ahorre cinco minutos diario, sin buscar la solución perfecta, solo una buena solución.