La eficiencia es enemiga de la eficacia y muchas empresas no lo saben

Notas del episodio

¿Qué te parece la frase del título?

No busques en el diccionario porque las definiciones no tienen nada que ver con la realidad.

Muchos expertos definen efectividad como la mezcla entre eficiencia y eficacia. Y tiene sentido. El problema viene con la definición de eficacia y eficiencia.

Por ejemplo, Peter Drucker dijo que:

  • Eficacia es hacer las cosas correctas. Es decir, hacer las cosas que mejor conducen a la consecución de los resultados. La eficacia tiene que ver con qué cosas se hacen.
  • Eficiencia es hacer bien las cosas. Es decir, hacer las cosas buscando la mejor relación posible entre los recursos empleados y los resultados obtenidos. La eficiencia tiene que ver con cómo se hacen las cosas.
  • Efectividad es hacer bien las cosas correctas. Es decir, hacer las cosas de forma eficiente y eficaz. La efectividad tiene que ver con qué cosas se hacen y con cómo se hacen estas cosas.

————–

Yo no entro en el concepto de correcto porque creo que complica entender la efectividad y no es necesario. Alguien puede ser efectivo en algo, aunque no sea lo correcto moralmente, o sea lo correcto en ese momento, pero después se vea que no lo es. O sea incorrecto, pero le lleve a un resultado posterior muy bueno.

Obviamente, hay que intentar hacer las cosas correctas, y hacerlas con efectividad, pero creo que son cosas distintas.

Más allá de eso, según la definición de Drucker, eficiencia no es enemiga de eficacia, sino aliada.

Hay que entender que, primero, hay un orden lógico. No es una simple mezcla. Primero eficacia, después busca eficiencia. No se puede ser eficiente si no sabes cuál es el objetivo. Es más sencillo ser eficiente en algo cuando primero has sido eficaz. Si no eres eficaz, es tontería ser más eficiente. (Hacer una casa muy mal hecha, pero gastando pocos recursos). Esto es lo que se hace al lanzar productos en plan lean startup.

En segundo lugar, no podemos olvidar que, en la práctica, hay que lograr un equilibrio, porque la eficiencia resta eficacia.

Un ejemplo sencillo que suelo usar es el de la lavadora…

Aquí se ve claro que, a mayor eficiencia, menor eficacia, y al revés. Este patrón se puede ver en muchos otros ámbitos, y a nivel micro y macro.

Para mí, la definición más sencilla es esta:

  • Eficacia (¿qué?): Cumplir el objetivo
  • Eficiencia (¿cómo?): Hacer algo al menor coste
  • Efectividad: El equilibrio ideal de los dos conceptos anteriores

Esto es algo que la mayoría de entornos empresariales no entienden bien.

EFICACIA es lo que es en teoría
EFICIENTE, lo que quiere el gerente
EFECTIVIDAD, lo que es en realidad

De Virginia Camino en Telegram (anótate)

Las empresas buscan eficiencia. Ya son eficaces (normalmente) pero también quieren ser muy eficientes. Lo hacen al procurar que un empleado rinda las horas que tiene contratadas, o que la producción sea la máxima posible, o que los tiempos de entrega sean los mínimos posibles.

Claro, ¿qué sucede con los empleados? Se queman. Y, ¿qué sucede con un empleado que está enfermo? Tienes que poner otro. Pero ya estabas al máximo. Es así como se generan las burbujas. Trabajamos con mínimos y máximos. Somos tan eficientes al gastar recursos que no tenemos margen de maniobra, y perdemos eficacia. Está desequilibrado.

En una empresa para la que trabajé tenían este dilema. La persona de recepción atendía otras cosas. Si le llenas su horario de tareas para aprovecharla más, cuando llega un cliente no puede atenderlo inmediatamente. ¿Solución? Contrataron un callcenter. (Es útil por horarios, pero… ¿podría haber sido la solución liberar a ese empleado para que sea solo recepcionista y haga algunas tareas secundarias? ¿Habría aumentado la calidad de atención al cliente si tienes una persona que, oh sorpresa, te mira a los ojos y te escucha). El caso es que la eficiencia molestaba la eficacia. Hay un punto en el que, si aprietas más, dejas de cumplir el objetivo.

En el fondo, un exceso de eficiencia es una forma de perfeccionismo. Y también es una enemiga de la eficacia.

Por eso, el objetivo no es ser eficaces, luego eficientes y más y más y más, sino controlar el equilibrio ideal, la mezcla ideal para lograr efectividad.

No es fácil… y por eso entender los conceptos es clave para poder tomar decisiones efectivas.

*Si quieres ver mi definición completa de efectividad personal, la tienes aquí.

¡Suscríbete al podcast!