¿Cuál es la duración máxima de una tarea?

¿Te ha pasado alguna vez que te enfrentas a una tarea pero te parece tan larga y pesada que terminas desistiendo sin siquiera haber empezado? A mí también. Y eso me llevó a plantearme algunas preguntas: ¿Cuán largas suelen ser las tareas? ¿Cuánto de cortas pueden llegar a ser?

En realidad, las tareas son tan largas como su mínima porción divisible.

Dicho de otra manera, mucho menos de lo que pensamos.

¿Más específico? Muy poco.

Cómo acortar tareas

La mayoría de las tareas se pueden dividir en acciones más pequeñas y concretas, con lo que en realidad no son una sola tarea, sino muchas tareas relacionadas de alguna manera. Tanto una operación a corazón abierto de varias horas como el lanzamiento de un cohete se pueden dividir en pequeñas acciones perfectamente definidas.

Es por eso que al manejar el calendario no es recomendable programar grandes bloques de tiempo.

Por supuesto, poner un bloque genérico y repetitivo de 8 a 15 que ponga «TRABAJO» nos dirá que ese horario está ocupado. Este tipo de bloques son necesarios en el método C.A.R., pues nos van a permitir tener un horario realista que nos diga qué huecos tenemos disponibles o qué actividades podemos modificar para dar cabida a otras nuevas.

Ahora bien, en paralelo a ese bloque pondremos otros más pequeños con acciones definidas. En un mismo horario se pueden poner 3 bloques de tiempo en paralelo sin que sea algo molesto. Para eso podemos usar la vista semanal, tanto en una tablet como en un ordenador de sobremesa; o la vista diaria en un smartphone.

La acción mínima e indivisible

Aún dentro de esos bloques que pueden ser de tan solo media hora, más por razones visuales que por razones técnicas, podemos añadir en las notas algunas acciones todavía más concretas que podrían durar solo unos minutos.

Estas tareas se pueden poner dentro de los bloques de tiempo, en las notas, como un checklist ordenado paso a paso o como una explicación sin orden.

Estas acciones mínimas e indivisibles son las verdaderas tareas, y al ser tan breves y manejables, nos permiten continuar sin esfuerzo, sin esa sensación de que tenemos delante un elefante que mover.

La idea es atomizar las tareas, dividirlas al máximo.

Es así como un proyecto de largo plazo sale adelante. No como un gran paso de la humanidad sino como un pequeño paso de un solo hombre o mujer.

Resumiendo

Siempre que veas una tarea de envergadura, piensa cómo puedes dividirla. Manéjala de tal modo que corresponda a un bloque de tiempo de media hora. Y cuando lo hayas conseguido, vuelve a dividirla en acciones todavía más concretas y pequeñas. Busca llegar a la tarea mínima indivisible. Esos serán los pasos que tendrás que anotar, y por supuesto, ejecutar. Divide y vencerás.