«Tengo tantas cosas en la cabeza que no sé por dónde empezar». ¿Has oído esta expresión o la has dicho en alguna ocasión? Seguro que sí. Es normal. A veces, por más organizados que seamos, explotan varias minas al mismo tiempo. Nuestro cerebro, abrumado por tener que decidir entre varias opciones, todas aparentemente igual de importantes y urgentes, se atasca. Al mismo tiempo, sabes que estás perdiendo el tiempo, y eso te estresa más todavía. Es la pescadilla que se muerde la cola. ¿Y cómo lo solucionamos? Te propongo una manera.
Saca las urgencias de tu cabeza
Si tienes «tantas cosas en la cabeza que no sabes por dónde empezar», la solución la acabas de expresar tú mismo. Primero, saca las cosas de la cabeza. Segundo, ordena para saber por cuál empezar.
Hay que decir que usar un método como C.A.R. impide, en muchos casos, que se junten muchas urgencias, pues siguiendo el método, capturamos con tiempo, analizamos, y finalmente ejecutamos por orden, evitando así urgencias de última hora.
Algo que también puede ayudar es el cuadrante importante-urgente. Cuando nos dedicamos a lo importante y no urgente, las urgencias empiezan a desaparecer. Es casi un milagro. Un ejemplo típico es cuando atendemos con tiempo el mantenimiento del coche. Lo normal es que se reduzcan las averías al mínimo.
Aún así, hay días en los que casi era mejor no salir de la cama. Surgen urgencias, una detrás de otra, y se origina el caos que mencionamos al principio. En estos casos, lo primero es sacar todo, cuanto antes, de nuestra cabeza.
Paso 1: vacía y filtra
Para vaciar nuestra mente, podemos escribir en un papel, sin orden, todo lo que hay que hacer. No suelo recomendar el uso de papel, pero quizá esta sea una excepción dada la facilidad.
Lo siguiente es filtrar la lista. Hay que detectar qué se puede hacer más adelante, qué se puede delegar, o incluso qué se puede descartar. Piensa si tienes que hacer alguna llamada para avisar de que tendrás que retrasar esa tarea o para pedir un favor. Captura (anota) en algún otro sitio todo lo que hayas hecho, y tacha esos elementos de la lista.
Es muy posible que el traspasar las urgencias de tu cabeza al papel, y haberlas filtrado un poco, te haya hecho bajar el nivel de ansiedad un montón. Además, con un par de llamadas o mensajes, habremos reducido la lista a lo esencial.
Paso 2: Ordena y enfócate
Con los elementos que hayan sobrevivido al cribado, haz una segunda lista, y busca la tarea esencial, la más importante. Pregúntate de qué te arrepentirías si no lo hicieras. Piensa en qué acción está en consonancia con tus valores. Rehuye la tentación de hacer algo por aparentar, o por compromisos con personas que no te lo agradecerán o a los que no debes nada. Recuerda que quien más merece tu productividad eres tú mismo, y los tuyos.
Fíjate en qué tarea tendrá más impacto, y si está dentro de tu área de confort y de tu área de influencia.
Quizá esta reflexión te lleve unos minutos, pero valdrá la pena.
Cuando tengas claro qué es lo más importante, ponte con ello. Guarda la lista en algún sitio donde no la veas, y enfócate. Si puedes, pon el móvil en modo avión.
Resumiendo
Por más organizados que seamos, a veces se nos juntan las urgencias. Esta situación provoca que nuestro cerebro se paralice, sin saber qué hacer. Por eso, la mejor forma de avanzar es sacar de la cabeza todas esas preocupaciones y transfórmalas en acciones concretas. Primero, filtra y quédate con lo esencial. Después, ordena y haz lo más importante para ti. Finalmente, trabaja con una mente enfocada. Si sigues estos pasos, tendrás la tranquilidad de estar haciendo lo que puedes, y además, lo esencial.
