Cómo fabricar tu propio método de organización personal

Creación métodos de organización

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¿Practicas algún método de organización personal? ¿Has creado tu propio sistema para organizarte?

«He de crear mi propio sistema o seré esclavizado por el de algún otro», dijo un tal William Blake. No creo que esta afirmación sea aplicable a todos los contextos. Si un sistema funciona, ¿por qué no usarlo? Ahora bien, cada persona es un mundo, así que, ¿por qué no fabricar tu propio método? ¿por qué no crear o adaptar sistemas a nuestras circunstancias?

En este artículo, me gustaría contarte mi experiencia sobre este tema. Además, voy a intentar exponerla desde dos ópticas distintas. Primero, te contaré cómo fabriqué mi propia metodología, y después, qué proceso sigo para crear métodos personalizados para otras personas.

Mi experiencia con GTD

Como muchos otros frikis de la organización personal, pasé por el «aro» de GTD. Cuando descubrí el libro de David Allen, recuerdo que pensé: «wow, hay más como yo». Aquel libro fue una bocanada de inspiración. Aunque el lenguaje era pésimo, y costaba entender algunos conceptos, la base era espectacular.

El autor había pensado muy bien cómo sacarle partido al tiempo. Su metodología no dejaba nada atrás. Absolutamente todo lo que entraba en tu vida, podía ser tratado como un input, y procesado como si fuera una cadena de montaje inteligente.

Practiqué GTD durante un tiempo. No sabría decirte cuánto, la verdad. Me fue bien, y no recuerdo tener demasiadas fricciones con el método. Entendí lo básico, y me funcionó.

Aún así, mi mente crítica se planteaba si aquello se podía simplificar. Así que me lié e intenté varias adaptaciones, al mismo tiempo que seguía estudiando todo lo que caía en mis manos sobre productividad, efectividad personal, organización…

Cómo creé mi propio método de organización personal

Al final decidí hacer una reestructuración total a mi método. Eliminé todo lo que creía que era prescindible. Por ejemplo, pensé que los contextos estaban algo desfasados y eran demasiado líquidos, y que las listas de tareas tenían mucha carga cognitiva por tener que elegir en el momento (entre otras objeciones personales más). Terminé por usar un sistema sin listas de tareas.

También simplifiqué las opciones al analizar un ítem de una bandeja de entrada. Añadí mecanismos de seguridad para tener control sobre el calendario, y en particular, conseguir que las metas personales encajaran en el sistema.

Después de varias pruebas, conseguí un método integral que funcionaba bien y era estable. En aquel momento no era muy consciente de lo que estaba logrando. Pero sí. Había creado un nuevo método de organización personal.

Al principio, no tenía intención de compartirlo con nadie, aunque sí que lo enseñaba a otros cuando surgía la oportunidad. Después vino el podcast, la web, y por fin decidí sacar un curso para enseñar la metodología. Claro, antes tuve que «paquetizar» el método para que cualquier persona pudiera entenderlo y aplicarlo.

La verdad es que aquello me permitió dar un salto de nivel en mi propia metodología. También es cierto que para aquel entonces, el método ya estaba más que probado y refinado. Lo llamé el método C.A.R. (Actualmente se puede adquirir por separado, o como parte de la Academia de Desarrollo Personal EfectiVida)

Validé el método consultando con otros autores, y finalmente, se publicó el curso. Muchas personas que siguieron el método me hicieron llegar comentarios positivos. Algunos lo adaptaron a su propio perfil. No problem. El método C.A.R. es bastante flexible, así que permite variaciones sin perder la esencia.

Mi historia demuestra que, con tiempo y paciencia, además de pruebas y validaciones, es posible crear un método de organización personal.

Cómo fabricar un método de organización personalizado

Ha pasado ya algún tiempo desde que creé el método C.A.R. Esto me ha permitido hacer crecer mis conocimientos sobre productividad y organización. De hecho, tengo un listado publicado con más de 40 métodos de organización.

Al aprender y compartir mediante artículos, videos y sobre todo, audios del podcast, voy consiguiendo dibujar un mapa bastante amplio de las diferentes opciones. También puedo percibir los principios que hay detrás de las metodologías, herramientas y sistemas. Es algo así como mirar un cuadro durante un tiempo. Al final, ves detalles que en un principio no estaban ahí.

Así que me lancé a ofrecer algo nuevo. Un servicio de creación de métodos personalizados. Este servicio es bastante manual; tiene pocos automatismos. Diría que es como un traje a medida. Vas a un sastre, eliges la tela, te miden a conciencia, y te fabrican un traje único.

Para fabricar el método, sigo varios pasos:

  1. FORMULARIO. Al adquirir el servicio, la persona es redirigida a un formulario. Tiene un montón de preguntas organizadas en varios apartados. Todos estos datos me permiten entender qué circunstancias tiene la persona, su relación con el uso del tiempo, la tecnología, conocimientos previos sobre organización personal… Por otro lado, es muy posible que la propia persona se plantee cuestiones en las que no había pensado antes, así como puntos en los que podría trabajar. Obviamente, toda la información personal es tratada desde la más absoluta confidencialidad, y también con un profundo respeto. No todas las personas tienen el mismo nivel de organización, y tampoco parten desde el mismo punto.
  2. REUNIÓN INICIAL: El segundo paso es una reunión por videoconferencia. Vernos las caras me permite entender aspectos que ningún formulario podría desvelar. En esta primera reunión, pongo «deberes» a la persona. Es necesario redactar los principios y las metas a corto, medio y largo plazo, así como definir y unificar las bandejas de entrada, tener al menos una primera versión del PLE, y concretar los objetivos que tendrá que cumplir el nuevo método.
  3. CREACIÓN DEL MÉTODO: Con toda la información acumulada (formulario, reunión inicial y deberes entregados), me pongo a trabajar. Esta es la parte clave del proceso. Tengo que encontrar piezas que encajen de tal manera que haya un método integral. Los pasos a seguir tienen que estar muy claros. Además, el método debe adaptarse a las circunstancias específicas de la persona, y además, cumplir los objetivos marcados. Es un trabajo brutal de pensamiento profundo. Cuando lo tengo más o menos claro, genero un boceto inicial que mando al cliente.
  4. REUNIÓN FINAL: El cuarto paso es una reunión donde explicaré el método y en qué me he basado. Se trata de que la persona comprenda, aunque sea aproximadamente, qué principios y sistemas se han descartado y por qué, y también qué creo que le puede funcionar. En esta reunión se afina todavía más el método y se retocan los cronogramas de actuación. Después de la reunión, mando a la persona el dossier final, con un método totalmente nuevo y adaptado a sus necesidades.
  5. SOPORTE: Como sé que adaptarse a un nuevo método lleva su tiempo, durante 3 meses doy soporte al cliente. En este punto se trata de lograr una continuidad y también de retocar lo necesario.

Por ponerte un ejemplo, en el último proyecto salió un método totalmente nuevo, al que hasta puse nombre: el método de las 3 revisiones.

En este caso, el objetivo era lograr un método que se adaptara a rachas de mucha actividad. Además, percibí claramente que la persona estaba muy orientada a servir a otros; disfrutaba ayudando a los demás. Por eso era imprescindible que el método tuviera una parte dedicada a las metas personales, sin descuidar el control de las actividades tipo «compromiso».

Por suerte, la persona facilitó mucho las cosas, y además tenía un nivel avanzado sobre metodologías. Digo por suerte porque era muy fácil explicar los conceptos, y había bastantes cosas que ya tenía en marcha. Por otro lado, montar un método consistente, diferente y adaptado a alguien que ha probado GTD, C.A.R. y otros… pues te obliga a ser riguroso, la verdad.

Para montar el método me basé en el método C.A.R. para las revisiones (que en este caso concreto no se llamaron análisis), alguna idea de Focus 360, sobre todo por la app elegida para capturar y archivar ciertos elementos, el anti-ToDo de Mark Forster y para las metas, el RPA de Tony Robbins. También mantuve un elemento de GTD.

Tuve que tomar decisiones sobre si usaríamos medios analógicos y a qué grado, cómo evitaría complicar excesivamente el método y qué mecanismos de seguridad habría para evitar que se colapsaran las listas o el calendario.

En total, varias horas de trabajo profundo, además de las reuniones en sí. Obviamente, no cuento la creación inicial de formularios, plantillas de documentos, guiones de las reuniones, etc.

Me quedé muy contento con este caso en concreto, porque creo que se fabricó un método totalmente nuevo, muy consistente, y que perfectamente podría servir para otras personas.

Conclusiones finales

¿A dónde quiero llegar con todo esto?

Pues que montar tu propio método no es sencillo, para nada. Me costó mucho tiempo y esfuerzo crear el método C.A.R. Y creo que un punto clave fue precisamente enseñarlo a otros. Ahora, para el servicio de creación de metodologías personalizadas, la inversión de tiempo es enorme. Y eso que llevo años dedicado a este mundo.

Sinceramente, dudo mucho que en una formación de un par de horas, o en un curso online, te enseñen a fabricarte tu propio método. Quizá te den herramientas con las que podrías trabajar y mejorar, por supuesto. Pero un método integral que de verdad esté adaptado y que tenga sentido, uff. Es que son palabras mayores.

¿Podrías crearte tu propio método? Sí, claro que sí. Pero vas a tener que dedicar mucho tiempo a estudiar, a probar y a mejorar. No es algo que salga de una tarde escribiendo en una servilleta mientras te tomas un cubata.

Por eso, como decía al principio, hay muchas ventajas en seguir un método que ya esté validado y comprobado. Esta es la opción más efectiva teniendo en cuenta el gasto de tiempo. Claro, la más eficaz, la que mejor resultados te dará, será tu propio método. Si estás capacitado y quieres invertir horas, adelante, no lo dudes. Y por supuesto, está la opción que estoy ofreciendo como servicio: que alguien te monte un método creado específicamente para ti.

¿Qué te parece? ¿Con qué opción te quedas? Me encantaría que me lo contaras. Puedes escribirme desde aquí. Y claro que sí, si lo necesitas, aquí estamos para echar una mano.


*Imagen de cabecera: free stock photos from www.picjumbo.com en Pixabay

Sobre el autor

Picture of Jaír Amores
Mi nombre es Jaír y soy de la cosecha del 78. Estoy felizmente casado; tenemos dos preciosas hijas, y vivimos en Las Palmas de Gran Canaria, España. ¡Sí! ¡El paraíso! Desde muy chico, ya me atraía la efectividad. Disfrutaba haciéndome un horario, automatizando tareas. Y… no sé si a ti te ha ocurrido también: me daba cuenta de muchas cosas que podrían hacerse mejor. Me sigue pasando, por cierto. Estoy convencido de que la efectividad y la productividad personal son fundamentales, pero… sin olvidar las cosas importantes de la vida. Porque, ¿de qué serviría mejorar si no nos hace más felices?