Quita que ya lo hago yo: cómo capacitar y delegar correctamente

Le has dado las indicaciones. Todo parece sencillo. Pero algo falla. La persona va con una lentitud exasperante. Mientras su mundo va a otra velocidad, tus nervios van aumentando. Observas con frustración como sus dedos bailan frente al teclado buscando el punto correcto donde aterrizar. ¡¿Acaso no sabe que se pueden usar las dos manos para teclear?!

Sientes que te va a dar un ataque al corazón. En unos segundos calculas las ventajas y desventajas de permitir que continúe la tragedia, o tomar la vía rápida. Pero al final, es cuestión de vida o muerte. Así que tu cerebro de supervivencia te obliga a decir la temida frase: “¡Quita, que ya lo hago yo!”

¿Te ha pasado algo así? Mientras escribía me estaba imaginando alguien que teclea algún dato en un ordenador, mientras yo le dicto. Pero en realidad, el “quita que ya lo hago yo”, se repite en muchas ocasiones.

Normalmente, el estándar es alguien que enseña, o que permite que le ayuden en algo, mientras observa. Se da por sentado que su capacitación es mayor, por lo menos en esa tarea en específico.

Qué es capacitar y qué es delegar

Capacitar es el paso previo y natural antes de delegar. Mientras que capacitar consiste en hacer que alguien sea capaz de algo, delegar es trasladar una tarea para que la haga otra persona.

Se puede delegar sin capacitar. Pero esto sería un error en la mayoría de los casos, porque lo más lógico es que la tarea quede mal hecha, inacabada o incluso sin hacer. ¿Por qué? Pues porque la persona no estaba capacitada; no sabía. Y además, la culpa habrá sido nuestra, porque hemos encargado una tarea a alguien que no iba a poder realizarla.

Una excepción a esto es cuando la persona ya está capacitada. Por ejemplo, cuando ha recibido formación especializada. En estos casos, hay que delegar lo antes posible.

Por otro lado, se puede capacitar sin delegar. Aunque lo ideal es ir haciendo pruebas y delegando tareas menores, en algunos casos, la capacitación puede ser teórica.

Un ejemplo de todo esto es cuando nos sacamos el carnet de conducir. Al principio, el aprendizaje es puramente teórico. Luego pasamos a ir llevando un vehículo, y finalmente, después de aprobar, se nos permite conducir por nuestra cuenta.

Como podrás ver, lo ideal es capacitar e ir delegando progresivamente.

Por qué algunas personas no quieren delegar

Desde el punto de vista de la efectividad, delegar una tarea en alguien que la va a hacer gastando más tiempo, y probablemente, resultando en una calidad inferior (en el mejor de los casos), no parece buena idea.

Esta es una de las muchas razones por las que personas con puestos de responsabilidad no dedican tiempo a capacitar ni a delegar.

Otras posibles razones para no delegar son:

• Miedo a perder el control.
• El ego. Creemos que nadie lo hará como nosotros, porque somos los mejores.
• A veces pensamos que las tareas son tan sencillas, que no ganamos mucho delegando en otros. Pero nunca hay que olvidar que el tiempo que gastemos sí vale muchísimo.
• Otro problema recurrente es no saber en quién delegar, qué delegar o no saber cuándo delegar. Sin embargo, un buen análisis elimina la mayoría de las dudas. Además, la experiencia es un grado. Cuanto más lo hagamos, más aprenderemos cómo se hace bien. Decía el genial Andrew Carneige: “Uno de los secretos del éxito empresarial consiste no en hacer uno mismo el trabajo, sino en reconocer al hombre apropiado para hacerlo».
• Sentimientos de inutilidad o de baja autoestima. No queremos quedar en evidencia.
• Mentalidad de rigidez excesiva. Al creer que las cosas solo se pueden hacer de una manera, no queremos que otro haga cambios.
• Egoísmo. Quieren recibir los beneficios de su conocimiento ellos solos.
• Falta de organización. Este quizá es uno de los problemas más frecuentes. La persona sabe que debe capacitar y delegar, y sabe cómo hacerlo, pero está tan mal organizada, que no encuentra el momento para hacerlo.
• Malas experiencias por no haber hecho las cosas bien. Algunas personas han intentado delegar de forma incorrecta. Al ver resultados mediocres, han decidido no repetir el experimento.
• Hay que reconocer, que, en algunos casos, es la otra persona la que no quiere recibir más carga de trabajo, ni tampoco quiere aprender. Sin embargo, creo sinceramente que este caso es el que se da con menor frecuencia.

Ventajas de capacitar y delegar

Sin embargo, aunque parezca que es mucho mejor hacerlo uno mismo, hay que ver el cuadro completo, sobre todo en sentido temporal.

A largo plazo, deja de ser efectivo hacerlo todo tú mismo.

Cuando se capacita a alguien, es posible que, con tiempo y paciencia, esa persona asuma las tareas que antes hacíamos nosotros, de forma más eficaz y más eficiente. Pero además, podremos dedicarnos a hacer otras cosas, o a hacer más cosas.

Sí, requiere un gasto inicial. Sin embargo, capacitar y delegar son de esas cosas importantes y no urgentes, que son clave según la famosa matriz de Eisenhower.

Como dice cierta frase, “puedes lograr todo lo que quieras, cuando dejes de intentar hacerlo todo”.

Además, si la cultura de la organización, grupo, familia, o el grupo del que hablemos, es la de capacitación, el efecto será multiplicador, como una onda expansiva, o como el famoso efecto dominó. Yo capacito a alguien, y ese alguien capacita a otro, mientras yo hago lo mismo con otra persona más.

Una ventaja más es que se crea un espíritu colaborativo. Todos sienten que son parte de algo, y que se confía en ellos. Justo lo contrario de lo que sucede cuando queremos hacerlo todo nosotros.

Más ventajas: Hay diferentes puntos de vista que suman al conjunto. Tampoco habrá riesgos si alguien del grupo falta o ve mermadas sus capacidades de actuación. El esfuerzo que una sola persona tendría que hacer para lograr algo, se divide en todos los que participan.

Pasado un tiempo, el estrés se reduce, y los sentimientos positivos derivados de trabajar hombro a hombro con otros, añaden un punto de felicidad a nuestra posición.

Se podría hablar mucho del tema, pero creo que está claro que capacitar y delegar son mejores opciones que el “quita que ya lo hago yo”.

Campos en los que podemos delegar y capacitar

Hay muchos campos en los que se puede aplicar la capacitación:

• Padres a hijos
• Equipos de trabajo
• Jefes a empleados
• Todo lo relacionado con la docencia en general
• Cursos online

Hay quien dice que hay cosas que son tan artesanales, que solo lo puede hacer el maestro. Sin embargo, la cantidad de imitadores profesionales destierra esta teoría. Prácticamente todo se puede sistematizar.

Es posible que haya que esforzarse más, o compartir más información, pero hoy en día, se puede aprender de todo. La cuestión es si el maestro y el alumno quieren.

Qué delegar

Se puede delegar prácticamente todo. Aún así, hay tareas que, por su naturaleza, son más propensas y más fáciles de delegar. Por ejemplo:

• Tareas repetitivas.
• Tareas sistematizadas.
• Todo lo que no te guste hacer.
• Todo lo que no se te de bien.
• Procesos que requieren de más de una persona.
• Procesos que implican una revisión.
• Cuestiones de poca importancia o no necesarias. (Decía Barack Obama: “He aprendido que si un problema es fácil, nunca debe llegar a mi mesa”.)

Cómo capacitar y delegar tareas correctamente

Ahora bien, ¿cómo capacitar correctamente?

Aquí van algunas ideas a tener en cuenta:

• Enseñemos con el ejemplo.
• Expliquemos lo que hacemos y por qué lo hacemos así.
• No seamos secretistas. Compartamos todo lo que se pueda compartir.
• Pasemos tiempo con la persona a la que queremos enseñar. Es mucho más fácil que aprenda si nos considera su amigo.
• Sistematiza todo lo que haces para que lo pueda hacer otro.
• Delega progresivamente.
• Sea claro al exponer lo que se espera que se haga, y los límites de autoridad que se permitirán.
• Sea flexible al permitir cambios e innovaciones en el aprendiz. No todo se tiene que hacer como se hacía.
• Cuando haya fallos, sea paciente y comprensivo. Deje claro que es normal equivocarse al principio.
• No delegue al principio tareas en las que no se pueda errar, o busque formas de minimizar los posibles fallos.
• Explique con claridad dónde ha estado el error, y cómo solucionarlo la próxima vez.
• Reconozcamos abiertamente nuestros errores. No pasa nada.
• Deje tiempo y oportunidades suficientes para el correcto aprendizaje.

Cosas a evitar al capacitar y delegar

Al mismo tiempo que hay factores a tener en cuenta, también hay errores comunes que debemos evitar a todo costa para no echar al traste todo el esfuerzo. Aquí van algunos puntos:

• Trasladar la responsabilidad. Decía Byron Dorgan: “Se puede trasladar autoridad, pero no se puede trasladar responsabilidad”. Los responsables finales somos nosotros, no la persona. Y debemos dejarlo claro, para evitar añadir presión innecesaria.
• Eliminar la comunicación después de delegar. Otra frase, de Roberto Goizueta, dice: “La comunicación es la única tarea que no puedes delegar”. Los canales de comunicación deben seguir abiertos. Debemos interesarnos por cómo va todo con frecuencia, como el capitán de barco que hace correcciones para mantener el rumbo.
• Falta de claridad. Debemos dar instrucciones fáciles de entender.
• Interferir constantemente. Sin un margen de maniobra, es imposible que nadie aprenda. Debemos permitir, incluso, que se cometan errores menores. ¿O no los cometiste tú también?
• Decir cómo hay que hacer las cosas con demasiado detalle. Otro genio de la productividad, George S. Patton, dijo: “No le digas a la gente cómo hacer las cosas, diles qué hacer y dejar de hacer y te sorprenderás por sus resultados”.
• Tener prisa. Si lo quieres para ayer, hazlo tú. El problema de organización lo tienes tú. Así que haz eso que tanta prisa tiene, y no cargues tu estrés en los demás. Para, reflexiona, y mejora tú tu organización personal. Después podrás delegar y capacitar.
• Robar los méritos. Si delegas en alguien que resulta ser brillante, ni se te ocurra llevarte el honor. Comparte, al menos. Si no, a la próxima, no querrá saber nada de ti.
• Eliminar los méritos. No se te ocurra decir eso de: “Es muy fácil. Cualquiera podría hacerlo”. Es muy fácil para ti, pero cada persona es distinta. Que sea el otro quien juzgue si era tan fácil o no.
• Frase lapidaria: “Yo no lo habría hecho así”. ¡Pues claro! Porque tú no lo has hecho. ¿Qué te parece preguntar en vez de afirmar? Ejemplo: “Oye, ¿y qué te parece si este punto se hubiera hecho así?”
• Esperar a ver resultados para decidir su utilidad. Si, de entrada, le dices a la persona en quien delegas, que no sabe si su trabajo valdrá, el esfuerzo probablemente será menor. Eso no es delegar, es pedir asesoramiento, o hacer un concurso, que es distinto. Si delegas, delegas.
• “Quita que ya lo hago yo”. No hay peor frase que esta. Los sentimientos de frustración harán que la otra persona se vea como un incompetente. Por más que te duela, permite que el proceso termine, y luego ya veremos. Y si no, no haber delegado.

Como se puede ver, delegar y capacitar son todo un arte. Aparentemente, ambos conceptos están en contra de la efectividad, pero, en realidad, a la larga, capacitar y delegar correctamente es lo más efectivo.

No queremos ser como aquel maestro al que un alumno preguntó: “Maestro, quiero ayudar. ¿Qué puedo hacer?”. El maestro, mirándolo fijamente, le dijo: “Pues de momento, quitáte del medio, que molestas”.

Al contrario, queremos ser de esos que otros recuerdan con cariño por haberles enseñado con paciencia. De esos que fueron tan generosos con su tiempo y con sus conocimientos, que no hay otra opción que quererles y respetarles.