El calendario es el único sistema de productividad en el que confía todo el mundo

Estaba leyendo un extracto del último libro de Cal Newport, titulado «Un mundo sin correo electrónico», cuando me topé con una frase que me hizo pensar muchísimo.

Él decía: «El único sistema de productividad en el que se confía universalmente es el calendario, por lo que si se programa una reunión relacionada con un nuevo problema, puede confiar en que no se olvidará y, por lo tanto, ya no tendrá que realizar un seguimiento en su cabeza. Esto le otorgará un alivio inmediato».

En ese momento la cabeza me hizo «pum», y obviamente, tuve que parar de leer, subir el mentón hacia arriba en plan meditativo y abstraerme durante unos minutos para digerir lo que acababa de descubrir.

Existen muchos sistemas de organización

No sé qué sistema de productividad usas tú, y si usas alguno. Hace poco publiqué un listado con 34 diferentes metodologías de productividad, sin incluir técnicas tipo Pomodoro o Time boxing. El caso es que existen muchas formas de hacer las cosas, todas perfectamente válidas.

Quizá tú tengas tu preferida, o hasta hayas creado un método en el que confías ciegamente, como es mi caso.

Pero lo que dice Cal va más allá. La idea no es si confías mucho o poco en tu sistema, o si es el mejor del mundo mundial, sino cómo vas a comunicarte con alguien que no sigue el mismo sistema.

Claro, puedes añadir una frase en tu nota de tareas delegadas, o un bloque de tiempo dentro de una semana para recordarte que fulanito te debe un libro. Y eso te servirá a ti. Pero… ¿cómo conseguir que otra persona haga algo que le has pedido?

Puedes mandar un correo o un whatsapp, claro. Pero, ¿te da eso confianza en que se hará lo que pediste? Probablemente no mucho. Cada persona gestiona el mail y los mensajes de maneras muy distintas (algunas muy malas).

El calendario es universal

Aquí está la respuesta que más confianza te dará: usar el calendario.

Piensa en lo siguiente.

  • Si tu jefe te dice que el día 12 a las 9 de la mañana tienes una reunión para tratar el nuevo protocolo de ventas, tú lo anotarás en tu calendario y sabrás que ese día tienes que asistir, y tu jefe sabrá que ese nuevo protocolo de ventas se va a analizar.
  • Si el electricista te dice que irá por tu casa a mirar esa dichosa avería el lunes a las 10, lo anotas en tu calendario.
  • Lo mismo pasa cuando la tutora de tu hijo te cita para una reunión porque no termina de avanzar al ritmo deseado.
  • O cuando la comunidad de vecinos convoca una reunión para una nueva derrama. Lo pones en tu calendario y listo.

En todos estos casos, el que convoca la reunión se queda tranquilo porque sabe que «eso» se va a mirar. Y los que son convocados saben que deben asistir. Es como una danza en pareja en la que cada uno sabe los pasos que tiene que dar.

Obviamente, puede haber alguien que se olvide de una reunión, pero es raro. Todos confiamos en el calendario.

Todos saben usar el calendario

Este es otro punto: el manejo del sistema. Quizá tú prefieras GTD, Bullet Journal, CAR o tu propio sistema. Pero el sitio en donde todos los caminos se cruzan es el calendario.

Si un usuario de ZTD le dice a otro que usa el método de las cajitas, que debe añadir un ítem a su revisión semanal, en el proyecto «Zarzamora», lo más probable es que no se entiendan.

Si un fanático de Trello le dice a alguien que usa un planificador Titán que debe marcar como concluido el paso nº 5 del tablero «función de teatro», estarán hablando idiomas distintos.

Piensa también en la cuestión de la edad. No le hablas igual a tu abuela que a tu compañero frikie, que a tu hijo de 14 años.

Pero fíjate el milagro: ¡Todos ellos saben poner una cita en el calendario!

Y además, da igual cómo lo hagan. Sirve una agenda, un almanaque, una aplicación super avanzada o un bloque de tiempo en Google Calendar. ¿Por qué? Porque todos conocemos el calendario desde que éramos pequeños. Por suerte, esto es una de las cosas prácticas que sí nos enseñan en la escuela. Además, hay un punto de referencia común: un día y una hora en el que sucederá algo.

Cómo usar el calendario como idioma universal

Claro, el contexto de la frase del título es empresarial. El autor está hablando de reuniones. Pero esto también se puede aplicar a muchas otras cosas. ¿Cómo?

  • Simple, cuando tengas que interactuar con otras personas, puedes generar un bloque de tiempo en tu calendario digital y compartirlo.
  • Puedes tener directamente un calendario compartido con una o varias personas.
  • También puedes pedir a la otra persona que lo ponga en su calendario, y asegurarte de que lo haga.

La ventaja de hacerlo así es que no obligamos a nadie a usar un sistema concreto, nuevo, o difícil de manejar. En realidad, van a usar algo que conocen perfectamente y en lo que confían.

Obviamente, pensar en esto me hace feliz, ya que el sistema que uso (el método C.A.R.) no necesita de adaptación para interactuar con otras personas. El método usa bloques de tiempo, así que cuando alguien nos pide algo, lo agendamos. El uso constante del calendario facilita mucho las cosas, y me reafirma en que las bases que sostienen el método son fuertes.

¡Gracias Cal! (a los dos Cal)