Aprende GTD aunque no lo uses

Hace ya algunos años, descubrí el método de organización llamado GTD (Getting Things Done). Este sistema de organización personal es, probablemente, lo mejor que se haya inventado hasta la fecha. Aprender y practicar GTD es una de esas cosas que te cambia la vida. Por eso la recomendación del título: “Aprende GTD…”. De hecho, en este mismo blog, dediqué 3 artículos a explicar lo que había aprendido sobre el método:

• Anotar todo (GTD parte 1)
• Qué es una cita y qué es una tarea (GTD parte 2)
• Las listas de tareas y los contextos (GTD parte 3)

No es el objetivo de este artículo explicar de nuevo el método, sino compartir mi visión sobre el mismo. Una forma de pensar, que, ya adelanto, igual no concuerda con la mayoría de los expertos. Sobre todo, con los defensores más acérrimos del método GTD.

En mi caso, estudié y apliqué GTD durante unos 5 años. En la actualidad, sigo leyendo y aprendiendo todo lo que puedo sobre GTD. Igual esto te parece contradictorio con lo que dije en el párrafo anterior, pero ya verás que tiene sentido.

Estoy convencido de que los conceptos que aprendí en GTD fueron el detonante principal para mejorar mi efectividad. Sin embargo, después de unos años, abandoné el método. Ahora, con una perspectiva más amplia, pienso que el GTD tiene algunos problemas de los que también es necesario hablar. Al contrario de parecer un ataque contra el GTD, pienso honestamente que tener en cuenta los pros y las contras puede hacer mucho más sencillo estudiar GTD.

Los problemas del GTD

¿Por qué abandoné el método? ¿Por qué GTD, aunque parezca perfecto, no siempre funciona? Te lo explico, según las conclusiones a las que he llegado.

No es fácil

El principal problema del GTD está, desde mi opinión, en que no es fácil. Me gustaría compartir varias frases y títulos que he visto en diferentes blogs que hablan principalmente, o de forma ocasional, sobre GTD:

• “Casi nadie sabe qué es ejecutar en GTD, y, a pesar de ello, todo el mundo cree saberlo” – Óptima infinito
• “Los contextos son, a la vez, uno de los elementos más potentes y uno de los peor entendidos y utilizados de toda la metodología GTD” – Óptima infinito
• “10 razones por las que GTD puede estar fallando” – Facilethings
• “Si quisiera hablaros de mis errores con el GTD en profundidad, quizá debería dedicarle un blog sólo a eso” – Berto Pena
• “Fallos comunes al iniciarse en GTD” – Aprendiendo GTD
• “Los 4 fallos más comunes en GTD” – El Canasto

…y así podría seguir (y si no me crees, busca en google “errores en gtd”).

Muchos de los blogs que hablan de GTD se suelen centrar mucho en aclarar conceptos y significados. En bastantes artículos, se insiste en que GTD no es difícil. Claro, de tanto insistir, al final uno sospecha de si realmente va a ser verdad que es difícil. Es como lo de “no pienses en un oso blanco”. ¿A que pensaste?

Otra idea que se repite en los referentes en GTD es que, para aprenderlo correctamente, debes leerte el libro original, «Organízate con eficacia«, de David Allen, releerlo un par de veces, después leerte el libro «Productividad personal: Aprende a liberarte del estrés con GTD«, de José Miguel Bolivar (mucho más ameno ya que está hecho directamente en español), hacer algún tipo de formación, y todavía deberás seguir estudiando GTD para entender bien los conceptos.

What’s!!!???

¿De verdad es necesario tanto para comprender el método?

Viendo esto, está claro que fácil no es, por mucho que sus defensores digan que sí. No, no lo es. No es sencillo, ni de aprender ni de practicar. Eso no quiere decir que no sea bueno. Insisto: es muy muy bueno, pero no es muy muy fácil. Así de sencillo.

GTD, más que tener una curva de aprendizaje, tiene una cuerda de escalada. El proceso de adaptación es largo y tedioso. Eso sí, una vez consigues adaptarte al método, es una auténtica pasada, y probablemente los resultados compensen los esfuerzos.

No es adaptable

Es un sistema muy rígido. La persona es quien se adapta al método y no al revés. No puedes cambiar casi nada. Si aplicas el método, pero te falta algo, ya no es GTD. Y para que funcione de forma óptima, debes cumplir con toda la metodología.

Una prueba de esto es que, si no lo haces bien, sueles abandonar el método, al no ver claramente su efectividad.

Por lo que he podido ver hasta ahora, el sistema parece ser más efectivo en personas de cierto perfil (ya eran productivos antes, tienen muchas tareas, cierto nivel de estudios, cierta capacidad adquisitiva).

Una frase que se suele decir, probablemente sin darse cuenta de su trascendencia, es que GTD es para los que no lo necesitan.

Quizá el hecho de que personas de cierto perfil sean los que más usan GTD, está potenciado porque los mejores cursos se enseñan principalmente en entornos empresariales de cierto nivel económico.

Dicho en otras palabras: Conozco a pocos niños, a pocos abuelos, a poca gente de campo que practique GTD. No quiero decir con esto que los niños, los abuelos o la gente de campo sean menos inteligentes. Al contrario. Pero no parece que GTD encaje mucho con ellos.

Derivado de la falta de adaptación del método, subyace otro problema: el método corre el riesgo de irse quedando desfasado. Ha pasado mucho tiempo desde que se publicó el libro de David Allen. Si no estoy equivocado, esto sucedió en el 2001. No son tantos años, pero es que la neurociencia ha ido avanzando, mientras que el GTD se ha quedado prácticamente como estaba.

Las capacidades de la gente han cambiado, así como las exigencias de los entornos en los que nos movemos. Las herramientas de productividad también han ido cambiando y su manejo permite otros sistemas más intuitivos, más ágiles. Por eso creo que un método de organización personal debería aprovechar las cualidades comunes de todo ser humano, mientras no deja de ser personal y adaptable, al menos en buena medida.

¿Es GTD realmente efectivo?

La pregunta que me surge después de todo es: ¿es realmente efectivo el GTD? Para mí, algo efectivo es que te de resultados consumiendo pocos recursos. Uno de los recursos más importantes es el tiempo. Y, aunque el GTD es tremendamente eficaz, no es lo más eficiente del mundo, sobre todo a corto plazo. Tienes que dedicar mucho tiempo a aprender el sistema, a implementarlo y a mantenerlo.

Igual algún defensor del GTD se me tira encima y dice algo así como: “¿Y tú quién te crees que eres para decir nada?” . No hay problema. La mía es una opinión sin más pretensiones; es mi forma de pensar, después de haber estudiado y aplicado GTD. Es simplemente, una opinión más.

También habrá quien diga: “es que no has estado el tiempo suficiente, o no has sabido hacerlo bien”. Pero eso se puede ver desde la óptica contraria. Si no lo he conseguido hacer bien o no he estado el tiempo suficiente, quizá es que el problema no es mío, sino del sistema.

Me ha costado muy poco tiempo poner en marcha otros sistemas, como el Time Blocking. Incluso tengo mi propio método de organización personal que me va muy bien. Lo cambio cuando quiero y lo sigo mejorando, y nadie me viene a «tocar las narices» diciendo que eso no es GTD.

Debilidades del GTD

Además, creo que, al igual que se habla de las virtudes del GTD, también hay que hablar de sus debilidades. No pasa nada. Y esto es otra cosa que me gustaría decir. Creo que los referentes en GTD en español podrían enfocar de otra manera la difusión del GTD. Y lo digo como un lector más de todos sus contenidos.

Pienso que se debería hablar del GTD de una forma mucho menos rígida, centrándose en sus virtudes, en ejemplos prácticos de cómo ha mejorado la vida de muchas personas, tirando de storytelling, haciéndolo más cercano, más atractivo.

Me parece que, sin salirse del sistema, se puede lograr adaptar a muchas personas más. No creo que se vaya a acabar el mundo por hacer pequeños cambios en el GTD. Se podría hablar, por ejemplo, de GTD para mayores, GTD para freelancers, GTD para niños (por cierto, de esto sí que hay un libro «oficial»), GTD para estudiantes, etc.

Creo también que se podría insistir más en los conceptos como técnicas independientes, en vez de cerrarse a un sistema completo. El simple hecho de “capturar”, de anotar todo lo que pase por tu cabeza, es un hábito espectacular. Hacer esto, aunque no uses GTD, es buenísimo. Se podría hablar sobre cómo usar herramientas gratuitas para hacerlo, de las ventajas e inconvenientes de una app en particular, etc.

No digo que no se hable nunca de estos temas, pero por lo que he visto (y llevo años leyendo artículos de esta temática), se centran más en títulos bastante menos amigables para lectores de término medio.

Entonces, ¿por qué recomiendo aprender GTD?

Muchas veces se habla del GTD como el Ferrari de la productividad. Y es cierto. Ahora bien: un Ferrari es muy bueno, pero no está al alcance de todos, ni es lo más práctico ni es lo que menos consume. Por supuesto, todo lo que puedas implementar de un Ferrari en tu coche, mejor.

Con GTD pasa lo mismo. Todo lo que puedas aprender te va a beneficiar. Si puedes usarlo, mejor. Si puedes hacer parte de tu vida GTD y te va bien, mejor todavía.

Otra razón para aprender GTD es que, hasta la fecha, es el método de organización por excelencia. También es cierto que no hay demasiada competencia. No hay sistemas que sean tan concretos ni estén tan extendidos. Hay gente que ha desarrollado su propio método, pero no ha tenido demasiado alcance. Esto hace que GTD sea tan bueno.

Por otro lado, estoy convencido de que GTD es la puerta que lleva a una vida más efectiva. Es cierto que hay muchas personas que han abandonado el método, pero también estoy seguro de que están mucho mejor que antes. Muchos, y hablo también por mí, le debemos bastante al GTD y a todos aquellos que nos lo han enseñado, de una forma u otra.

Dónde aprender GTD

Hay una cosa importante que añadir sobre el GTD. El sistema es, a su vez, un negocio (una secta dicen algunos…). Existen cientos de webs hablando de GTD, decenas de formadores, charlas, mentorías, sesiones de trabajo, etc.

No estoy en contra de que alguien que sabe de algo, cobre por enseñarlo. Al contrario, me parece totalmente legítimo. Y, además… ¿qué mejor modo de ganarte la vida que ayudando a otros a mejorar la suya?

El problema es que, precisamente porque el sistema es muy bueno, siempre habrá quien se quiera aprovechar de otros ganando dinero de forma fácil, y sin tener las capacidades necesarias. Por eso hay que tener mucho cuidado, y elegir muy bien a qué referentes vas a hacer caso al aprender GTD.

El ranking Optima Lab

Sin dudarlo, si quieres saber de GTD, te recomiendo que acudas a los integrantes de Optima Lab, que son los formadores autorizados oficialmente en España.

Cada uno de los «nodos» tiene su propio blog y redes sociales. Pero además, todos los meses publican un ranking de los mejores blogs de efectividad en español. En este mismo listado encontrarás muchas páginas especializadas en GTD, como por ejemplo:

• Óptima infinito
• Control y perspectiva
• Redes productivas
• Efectivitat
• Aprendiendo GTD
• David Torné 2.0
• Daniel Grifol

*Hay otros blogs muy buenos, aunque no tan orientados a GTD como estos. De todas formas, si me he despistado con alguno que conozcas, dímelo en los comentarios, y con gusto lo añado.

Aprende GTD

En definitiva, te recomiendo que aprendas GTD, pero no solo con el objetivo de usarlo «a muerte», sino también para poner en práctica los conceptos. Dicho de otra manera: No te agobies, no te obsesiones.

Me gustó una frase que usó David Sánchez: «GTD es como un camino, aunque no llegues al final, te habrá llevado a algún sitio». Es un modo muy razonable de verlo. No te desanimes si alguien te dice: “Es que eso no es GTD”. No pasa nada, no estás obligado a nada.

Pruébalo, conócelo, y adáptalo a ti lo mejor que puedas. Conoce otras técnicas, como Time Blocking, prueba, compara… mejora con cada paso.

Recuerda que la clave no es el sistema, la clave eres tú.

Nota al pie:

*Dicho todo esto, vaya mi más sincero agradecimiento a todos aquellos que se esfuerzan día a día en enseñar GTD. Aunque no siga el método actualmente, y aunque no esté de acuerdo en todo, su trabajo es excepcional. A la mayoría no les conozco personalmente, así que mis opiniones solo hacen referencia a lo que leo de ellos. Aún así, he podido percibir un carácter humano muy bonito en todos los referentes en esta temática. Quizá porque una persona efectiva lo es en muchos ámbitos de la vida. Les debo mucho, y me gustaría que no se molestaran si leen este artículo. Que lo vean como una opinión en voz alta; una opinión sin importancia, de alguien sin importancia.