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5 super poderes del análisis de bandejas de entrada

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¿Te crees mejor que un ordenador? Espero sinceramente que sí. Porque de hecho, los seres humanos somos muy superiores. Que sí, que la inteligencia artificial, el big data y el machine learning han avanzado mucho, pero de momento, todavía hay diferencias.

Una notable es el poder de auto-reflexión. No verás a una máquina absorta en sus pensamientos, reflexionando en cómo le va la vida y en qué puede hacer para ser más feliz.

Por desgracia, que tengas una capacidad no te obliga a usarla. Actualmente, la mayoría de personas pasan sus días sin hacer ni un solo ejercicio de reflexión. Sencillamente, no paran. A veces, el entorno les obliga, como cuando hay que hacer la cola para comprar el pan. Pero ni con esas. Agarramos el móvil y nos conectamos en Matrix.

Ok. ¿Hay alguna solución o solo vas a soltar quejas? Sí, claro que sí. Te propongo un ejercicio para que pares y reflexiones. No solo eso. Esta rutina te dará varios poderes extra.

Se trata de capturar todo lo que creas que sea de interés. Una idea que se te ocurra, algo que te pide un cliente o tu cuñado, tareas pendientes que se te pasen por la cabeza. Anótalo todo. Por el momento, me da igual si usas una libretita de papel o una app, o una grabadora. Lo que sea. Anótalo todo.

Una vez al día, de lunes a viernes, para y analiza, una por una, todas las anotaciones. Decide cuándo vas a hacer esa parada. Por la mañana temprano, por la noche, a mediodía. Cuando quieras. Busca un momento que esté disponible la mayoría de días. Si no, no lo cumplirás. Te puedes poner una alarma para acordarte. (No recomiendo alarmas ni libretitas de papel, pero para este ejercicio, vale)

En el momento que hagas el análisis, procura buscar tranquilidad. Vale, no hace falta que te vayas al bosque, pero al menos pon el móvil en modo avión, y siéntate en paz.

Bien, ahora, cuando hagas ese análisis, piensa:

  • ¿Qué es esta anotación?
  • ¿Debería hacer algo con esto? ¿Qué debería hacer?
  • ¿Cómo me va a afectar?

Anota las tareas que hayas decidido hacer, y borra todas las capturas. Listo. Hemos terminado.

*En el método C.A.R. se explica una forma de realizar este proceso de tal manera que puedas organizar, no solo unas ideas, sino tu vida entera.

Más allá de lo práctico del ejercicio, quería señalar varios poderes:

1. Autoreflexión

El primero: autoreflexión. Al parar y pensar en cómo nos afectarán esas decisiones, tenemos que sumergirnos en nosotros mismos. Al contrario que la técnica del avestruz (esconder la cabeza y ver qué pasa) o la del kamikaze (ir a por todo sin saber qué ocurrirá), lo que hacemos es una previsión. Comparamos cómo nos ha ido anteriormente en situaciones similares, y apostamos a que lo que decidimos será lo mejor.

2. Mindfullness

Se habla mucho del mindfullness. La versión más simple consiste en parar y centrarse en la respiración, en silencio. Pero se puede aplicar a muchas cosas. Cuando tocas un objeto o cuando saboreas un alimento, por ejemplo. La idea es centrarse con atención plena en una sola cosa. Cuando analizas tus bandejas de entrada, sea una lista de anotaciones o tu correo electrónico, te centras en un único ítem. En ese momento, no te preocupa lo que pasó con tu vecino la noche antes. Estás concentrado, ordenando tu vida.

3. Control

Muchas personas sienten que no tienen control sobre sus vidas. Y lo expresan casi sin querer. “No puedo hacer esto”, “tengo que hacer esto”, “estoy obligado a”. Realmente, en la mayoría de los casos, no estamos obligados a hacer nada. No hay nadie apuntándonos con una Colt 45 amenazándonos si no hacemos los deberes. Por diferentes motivos, hemos decidido hacerlo, y ahora damos por sentada esa decisión y seguimos el juego. Pero cuando uno se sienta y hace un buen análisis de bandejas de entrada, lo que está haciendo realmente es tomar el control de su vida. Está decidiendo qué hará, qué no hará, cuándo, cómo y sobre todo, por qué hará lo que hará. Con – trol.

4. Mejora continua

Se habla mucho de ser mejor que ayer pero peor que mañana. Es una frase chula. Pero, piensa, ¿cómo vas a lograr eso si no sabes ni lo que hiciste ayer ni lo que harás mañana? Es absurdo. Más todavía. Hay quien cree que va a mejorar simplemente haciendo lo que siempre ha hecho. Esto es imposible. Para mejorar, hay que cambiar. No solo eso, hay que cambiar continuamente. Un buen análisis de bandejas de entrada sirve para tomar decisiones de mejora. Porque, eso está claro, cuando uno se sienta a tomar decisiones, no va a decantarse por algo que le perjudique, ¿no? Vale que después no se cumpla todo lo que se programa, pero al menos, lo estamos intentando.

5. Paz

Creo firmemente que la paz está relacionada con la limpieza. Es difícil que alguien se sienta en paz cuando todo alrededor es caos. Posible sí, pero muy complicado sostener en el tiempo. Piensa en un entorno limpio, que huele bien, donde todo está en su sitio. Ahí puedes descansar en paz. Pues bien, cuando uno termina un análisis de bandejas de entrada, la sensación es de paz. Todo está en su sitio. Las tareas, programadas. Los eventos, anotados. Las capturas, archivadas o eliminadas. Silencio. Paz.


Durante la autorreflexión, me di cuenta de que la revolución comienza en el interior. 

Amanda Mosher

Sin duda, en un mundo tan nervioso, parar un rato y desconectar, aunque sea para analizar nuestras bandejas de entrada, marca la diferencia.

*Si quieres saber cómo gestionar el correo electrónico de forma profesional, aquí te enseño cómo.

En mi caso, llevo haciéndolo años, y estoy enganchado. Me encanta analizar uno por uno cada elemento de mis bandejas de entrada. Me da control, paz. Me permite reflexionar, progresar día a día. Dudo mucho que deje de hacer estos análisis. Y por eso, te los recomiendo totalmente. Al menos, prueba el ejercicio que te propuse, una semana. Ya verás. Notarás sus super poderes.

Sobre el autor de esta entrada

Jaír Amores
Mi nombre es Jaír y soy de la cosecha del 78. Estoy felizmente casado; tenemos dos preciosas hijas, y vivimos en Las Palmas de Gran Canaria, España. ¡Sí! ¡El paraíso! Desde muy chico, ya me atraía la efectividad. Disfrutaba haciéndome un horario, automatizando tareas. Y… no sé si a ti te ha ocurrido también: me daba cuenta de muchas cosas que podrían hacerse mejor. Me sigue pasando, por cierto. Estoy convencido de que la efectividad y la productividad personal son fundamentales, pero… sin olvidar las cosas importantes de la vida. Porque, ¿de qué serviría mejorar si no nos hace más felices?