Cuando pensamos en ganar tiempo, nuestra mente llega demasiado rápido a una conclusión: hacer las cosas más deprisa. Sin embargo, ya lo dice el dicho: «Vísteme despacio, que tengo prisa». Las prisas son malas compañías. Solo te aseguran una cosa: cometerás más errores y obtendrás resultados de peor calidad. Ir con prisa es el último remedio.
Antes de que te eches a llorar, tranquilo, tranquila. Hay muchas maneras de ganar tiempo. Muchas son bastante curiosas, incluso contrarias a la lógica. Déjame darte 15 ideas a ver qué te parecen:
1. Agrupar tareas
Dependiendo de quién te lo diga, lo llamará timeblocking o timeboxing. Si vas a hacer una llamada de tlf. y la tienes programada para mañana a las 5 de la tarde, igual puedes aprovechar para hacer alguna llamada más.
Agrupar tareas del mismo tipo tiene muchas ventajas. Necesitarás las mismas herramientas, el mismo contexto, y tu cerebro trabajará en el mismo modo. Así que no perderás tiempo en cambios de tipos de actividad.
2. Hacer descansos
Sí, contrario a toda lógica, para ir más rápido tendrás que parar de vez en cuando. Imagina un corredor que corre y corre sin parar hasta reventar. ¿Total recorrido? Pongamos 100 kms en un solo día. Después, 2 semanas de recuperación con oxígeno. Ahora imagina otro corredor, mucho más listo, que corre 10 kms cada día, y descansa como un bendito. ¿Total recorrido? 150 kms en 15 días. Y sin despeinarse.
Hacer descansos es imprescindible para que el cuerpo pueda aguantar un buen ritmo. Puedes empezar por los famosos Pomodoro, o bien usar alguna de sus variaciones.
3. Visualizar
Visualizar consiste en pararte (sí, una vez más hacemos lo contrario a ir deprisa), e imaginar cómo vas a realizar una tarea que has planificado para un futuro.
*En el método C.A.R. usamos la visualización dentro de los análisis profundos, normalmente antes de acostarnos o al levantarnos (o bien en ambas ocasiones).
Al visualizar, te ves a ti mismo trabajando, usando herramientas y materiales, y necesitando servicios de terceros. La imaginación te ayudará a tomar nota de lo que necesites, a prepararte bien, y a que no se te olvide nada importante que te pueda hacer perder muuucho tiempo.
4. Ordenar y organizar
Organizar es poner cada cosa en su lugar. Ordenar es usar un patrón al colocar. Los calcetines están organizados si van en el cajón de los calcetines. Y están ordenados si, además, los has colocado por colores.
Organizar y ordenar te va a permitir ganar mucho tiempo que de otra manera perderías buscando dónde narices está ese calcetín.
*Si quieres saber más términos relacionados con la productividad, tenemos un glosario super chulo.
5. Checklist
Hay libros enteros sobre esto. Un checklist es un listado de acciones colocadas en el orden correcto. Cuando tienes un checklist para un procedimiento que repites muchas veces, ahorras un tiempo brutal. No tienes que estar pensando qué había que hacer ahora. No tienes que pararte a pensar. Simplemente, sigues el orden de tareas.
6. Aprender mecanografía
Claro, hay que gastar tiempo. Pero ahora mismo estoy mirando a la pantalla mientras mis dedos bailan en el teclado a una velocidad adaptable. No sería capaz de calcular cuánto tiempo me ha ahorrado aprender mecanografía cuando era un crío.
Si no lo has hecho ya, estás tardando. Además, es bastante sencillo. Y si combinas atajos de teclado, markdown y algún truco más, la velocidad de escritura puede hacer saltar a los radares (además de hacerte ganar mucho tiempo).
*En este artículo, te dejo un montón de ideas para aprender mecanografía de forma sencilla.
7. Usar plantillas
Uff! Me acabo de acordar de las plantillas que usé durante un tiempo en los zapatos. Pero no, esas no me ahorraron tiempo.
Piensa en un programa informático. El que sea. ¿Lo tienes? Seguro que tiene plantillas. Las plantillas evitan que repitas todo un proceso. Ya se usaban antes del mundo de los ceros y los unos, y para entonces, ya ahorraban tiempo.
*Si quieres aprender más formas de ganar tiempo al usar un ordenador, aquí tienes algunas ideas más.
8. Contratar especialistas
Si pretendes hacerlo todo tú, tardarás más.
Cuesta sacar la cartera, pero en muchas ocasiones, es lo más rentable. Sobre todo, si el tiempo que ahorramos nos sirve para generar ingresos.
Contratar a alguien que sepa de verdad lo que hace también te ahorrará algún que otro disgusto.
9. Estar enfocado
Repite conmigo: la multitarea es mala; la multitarea es mala; la multitarea es mala…
Se sabe desde hace mucho, pero todavía escuchamos a gente orgullosa diciendo que son unos máquinas haciendo varias cosas a la vez.
Estar enfocado en algo, terminar, y pasar a lo siguiente, es la forma más efectiva de trabajar. El tiempo global siempre será menor a intentar hacer varias cosas a la vez.
NO A LA MULTITAREA.
*Si quieres ver un ejercicio que demuestra que la multitarea te hace perder el tiempo, pulsa aquí.
10. Cuidar tu salud
La salud es un área bastante maltratada. Igual pensábamos que éramos una especie de super héroes modernos o algo así. Después llegan los 40 y por muy buen metabolismo que tengas, te llevas una buena bofetada.
Las 3 patas de la salud son: descanso (dormir lo suficiente), ejercicio (30 minutos 3 veces a la semana como mínimo), y buena alimentación (comer -poca- comida real).
Son 3 áreas que nos ocupan tiempo. Por ejemplo, dormir lo suficiente puede parecer perder tiempo. Sin embargo, tu modo de trabajo ganará en velocidad gracias a cuidar tu salud. Gastar tiempo para ganar tiempo.
11. Dejar de ver las noticias en cualquier formato
Da igual si es online, si es con tarjetitas en el móvil, o si es la tv o el papel. Estás perdiendo tu tiempo. Bueno, hay excepciones, claro. Si eres el director de un periódico o algo así, sigue viendo las noticias.
Contrario a lo que mucha gente piensa, ver las noticias no te hace estar más informado. Además, estás perdiendo un montón de minutos al día que podrías aprovechar en cosas más útiles.
*Hablamos de varias razones para dejar de ver las noticias aquí.
12. Aprender a buscar en Google con operadores avanzados
¿Cuántas cosas buscas en Google al día? Según algunos cálculos, se hacen 2 billones de consultas al año. Son muchas.
Otra pregunta. ¿Cuántas veces te pasa que no encuentras lo que quieres? Google es listo, pero a veces parece tonto.
Sin embargo, si usas operadores avanzados, puedes afinar muchísimo las búsquedas y ahorrar un tiempo precioso.
*Si quieres saber cómo, también tengo un artículo dando todas las técnicas.
13. Predecidir
Este es un tema muy interesante. Se toman unas 35.000 decisiones diarias. Y cada decisión que tomamos genera un gasto de recursos, y de tiempo. Mirarse al espejo para decidir qué ropa te vas a poner es un gasto de tiempo recurrente, y a la larga, suma muchos minutos.
¿Qué tal si tomamos decisiones de antemano y las dejamos definidas?
*Mira cómo hacerlo aquí.
14. Tener un archivo inteligente
Tener cada cosa en un lugar es organización. Pero tener cada cosa en su lugar más conveniente es una pasada.
Todos tenemos archivos. Puede ser el archivador de metal de toda la vida, o un sistema de archivos en tu ordenador.
Pero esto se puede llevar a un nivel pro usando archivos para diferentes cosas:
- Lista de lugares favoritos en Google Maps
- Películas que quiero ver en Netflix
- Libros en mi ereader
- …
*Te dejo muchas más ideas aquí.
15. Usar un método de productividad personal
Un método de organización integral mezclará algunos de los conceptos anteriores y te dará un batido de hiperproductividad.
No conozco una mejor forma de ganar tiempo. Un método debe tener varios pasos definidos (capturar, analizar, planificar…). A medida que te vas acostumbrando al método, las cosas parecen ir más y más rápido.
El único limitante del método es usarlo correctamente, y evitar meter demasiadas tareas en los huecos que ganes. Por lo demás, un método de organización te hará ahorrar mucho mucho tiempo.
*Aquí tienes un listado de métodos de organización personal.
En resumen, se puede ganar tiempo, pero para eso, normalmente, tendrás que gastarlo primero. Es una inversión. Eso sí, ver cómo, poco a poco, vas consiguiendo llenar los días de actividades importantes, disfrutando de lo que haces, sin prisa y sin estrés, es una auténtica gozada.
Así que, adelante. Para, piensa, y actúa.
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